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重要機密情報管理ソリューション事例(2)

行政機関G様

お客様概要

会社概要/部署 行政機関 施設計画部門 利用者数/800ユーザ
担当業務内容 全国の地域において管轄事務所の設計、建設を行っている。
導入背景 事務所建築の際に必要な関連文書を本部で管理するため、各地域管轄事務所から収集しているが、その方法は主としてメール添付で送付したりDVDにコピーして郵送していたため、セキュリティ面で問題があった。

導入前の背景や課題

導入前の情報共有方法

対象情報
施設建設工事資料(図面・設計図等)

方法
メールに添付して送付・DVDにコピーして郵送

様々な課題が発生

事業の特性上、重要機密情報にあたるため メール添付やDVDでの送付はセキュリティ面でつねに不安があった…
重要機密情報の管理は各地域の事務所任せになっていたので、管理状況を本部が把握しきれていない…
各情報を体系化して管理していなかったため、必要情報の検索が難しく、業務の正確性と効率性において問題が…

PROCENTER/C 導入前

解決課題

  • 各地域から情報を収集するための、セキュアな環境を構築したい。
  • 膨大な資料の検索性を向上するため、情報の一元管理を行いたい。
課題を解決し「メール添付を廃止し、高セキュアな環境で確実・効率的な情報共有を実現」

導入効果

情報漏えい、改ざんのリスクを解消
メール送付を廃止することにより、誤送信による情報漏えいのリスクを低減。また、操作ログを記録することにより改ざんを防止。
セキュアな環境で重要機密情報を一元管理
アクセス権の設定などにより、ハイレベルのセキュリティを確保しながら取り扱い文書を一元管理。業務への安心感と効率化を両立
属性検索・全文検索を可能にし、業務の大幅な効率化を実現
1プロジェクトあたり数百点の資料が発生するが、その膨大な資料から必要情報を容易かつ正確に入手でき、従来に比べ業務効率が飛躍的に向上

PROCENTER/C導入後の情報共有方法

業務のフロー

今までとは、ココが変わった!

  • 関連文書の紐づけができ、検索性が断然向上した!
  • 送付方法を統一することにより、地域事務所も本部も楽になった!