調達先とのセキュアな文書通知ソリューション事例

製造業Ｂ社様

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お客様概要

会社概要／部署	電気機器メーカー調達部門　利用者数／500ユーザ自動車部品をはじめ電線やガス、空調機器等の生産･販売･研究開発を世界規模で展開している。
担当業務内容	原材料から部材等を国内外から入手する際の仕入先との窓口を担当。仕入先に対して業務連絡や通達文を発行している。
導入背景	世界情勢や為替状況による価格変動などの激しい環境下で、コストを見据えながら安定した調達を継続するためには、国内外の調達先への迅速で効率的な情報伝達が重要な課題になっていた。

導入前の背景や課題

導入前の情報共有方法

対象情報
業務連絡書・通達文・取引先向け通知書類
方法
紙文書をスキャンしサーバへ保管・文書ファイルをメールに添付・授受は取引先の返信メールで確認

様々な課題が発生

人手を介した文書管理のため、登録から発信までに時間がかかる…
文書の承認行為が本人しか分からない…
人手による台帳管理で文書を保管しているので、探すのに時間がかかる…
発信者が発信した文書を、誰が見たか分からない…
複数事業所から保管文書を閲覧できない…

解決課題

手間のかかっていた文書の登録･検索･閲覧を、とにかく簡単にスピードアップを図りたい。
発信文書の授受確認からアクセス権･履歴管理まで、確実かつセキュアな環境をつくりたい。

導入効果

調達先に情報を確実に配付でき、業務のロス･ミスを削減
特定のフォルダでファイルの登録・更新がされた場合、指定ユーザに自動でメール通知
配付後の受領状態を確実に確認
操作ログも保管され｢送った、見ていない｣などのコミュニケーションロスを解消
メール添付を廃止し、調達先へのセキュアな情報伝達を実現
公開するのはセキュリティ付PDFのみ。社外への持出制御を行い、情報漏えいのリスクを低減