ペーパーレス化の課題を背景に、会議システム導入を望む声が増加

和歌山県内JA（農業協同組合）グループの共同施設として、JA様や組合員様に役立つ情報を提供する情報センターの役割を担う株式会社和歌山県農協電算センター様（以下、JA和歌山電算センター様）。JA様や中央会・連合会様など県内JAグループで活用するシステムの設計や開発、コンサルティングをはじめ、各種業態のシステム構築にも取り組んでいます。

JAグループ和歌山では、これまで紙資料を用いた会議を実施していました。しかし、膨大な紙が必要なことに加え、「資料が差し替えになった際に発生する煩雑な印刷作業などが、会議運営スタッフの大きな負担となっていた」と、運用部の後藤保成氏は、当時の状況を振り返ります。

「こうした課題意識を背景に、県内に8つあるJAのうち、一部のJA様から、JAグループ和歌山として、ペーパーレス化を念頭に置いた、会議システムを新たに導入できないかとの要望が上がってきました。これが本プロジェクトの発端です」（後藤氏）

印刷負担が一気に解消、ペーパーレス化拡大の気運も高まる

JA和歌山電算センター様では、2022年8月に「ConforMeeting SaaS」を導入。その成果について、JA和歌山中央会・連合会 役員室次長の石井孝司氏は、「紙資料を印刷しなくて済むようになることが大きい」と言います。

「県内JAグループでは、各組織の役員が集まる役員会議を毎月開催していますが、各組織が持ち寄る紙資料は、100枚以上になることもあります。さらに紙資料の差し替えがあった場合の運営スタッフの作業量は大変なものでした。これらの負担がペーパーレス化により一気に解消されたのです」

また会議にタブレット端末を利用することで、「思わぬ効果も出ている」と石井氏は説明を続けます。

「もともと県内の役員会議では、ワードに細かい文字を詰め込んだA4縦型の資料を使っていました。しかしタブレット端末で表示すると、文字が小さく見づらいため、パワーポイントを使って要点をまとめるA4横表示の資料が主流となりました。これにより要点が簡略化され、会議時間も短縮しました。当初ペーパーレス化に積極的でなかった役員からも、『話がわかりやすくなり、会議に集中できるようになった』と大変喜ばれています」

さらに後藤氏は、役員会議で評価されたこともあり、「『ConforMeeting SaaS』の利用が急速に広まりつつある」と言います。

「役員会議は、各JAや県組織の役員様が参加する会議です。ここでペーパーレス会議を体験いただいたことで、各役員様が元の組織に戻り、推薦いただく流れができています。我々の想定よりも速いペースで利用が広がっており、この先ペーパーレス化が一気に広がるだろうと大いに期待が高まっています」（後藤氏）

今後の展望をたずねると石井氏は、「役員会議のみならず、一般的な会議や打ち合わせにも『ConforMeeting SaaS』を活用したい」と、利用の裾野を広げる意向を示してくださいました。

さらにJA和歌山電算センター様には、導入成果を“見える化”する手段として、2023年10月より標準搭載となった「SDGs Contribution（SDGsへの貢献度として、印刷費や紙削減量などを数値化して示す）」機能に関心を寄せていただくなど、今後のさらなる活用拡大に前向きな姿勢を示していただきました。