役員会議のペーパーレス化でセキュリティ強化と事務局の負荷軽減を実現。さらに海外との会議にも活用でき、グローバル展開を加速

省資源とリスク低減を実現し、併せて会議活性化と事務局負荷の軽減を図りたい

紙資料と同じように使用でき、どこからでも安全に利用できることが決め手に

海外からも会議に参加でき、システム導入に合わせ会議室をリニューアル

アサヒグループホールディングス様は、21インチタッチパネルディスプレイ20台を導入、ホールディングス社役員、国内外子会社の役員が参加し、ディスプレイを見ながら資料を共有して会議を進めています。そのうち、海外のオセアニア地区地域統括会社であるアサヒホールディングス オーストラリア様は、既存のネットワーク環境を変えることなく『ConforMeeting/e』を利用して会議に参加しています。

特に重要なセキュリティ面では、端末での対策はもちろんのこと、サーバで資料を暗号化して一元管理し、それぞれの会議への参加資格や職位に応じて事務局が閲覧権限の設定を行っているため、関係者のみ閲覧可能となっています。

またアサヒグループホールディングス様は、導入に合わせて役員会議室のリニューアルも行いました。その際に重視したのは会議室全体の雰囲気を壊さないようにすることでした。会議机は簡単にディスプレイの取り出しと格納ができるようにし、PCやNW機器も格納するスペースを設けることで、システム利用時以外は通常の机として使用できるようにしました。さらに、隅田川花火大会などのイベント時には、机を5分割してレイアウト変更できるような工夫を施しました。このようにNECは、システムのみならず特別な什器も併せてご提供するなど、グループの総力を挙げ、きめ細かくお客様のご要望に応えました。

会議が活性化し、紙や旅費の削減、会議運用負荷も軽減

『ConforMeeting/e』導入後の会議のあり方について、前田氏は次のように述べます。
「会議の活性化という点では、より議論に集中で きるようになったと高く評価しています。例えば、報告者がスタイラスペンでマーキングすれば、全員がモニタでその部分を注視でき、報告者の発言内容に耳を傾けられます。しかも、これまで資料はモノクロ印刷でしたが、作成したカラーの資料をそのまま見られるので、より資料も見やすくなりました。ですから、会議への集中度は確実に高まっています」 「役員にとっては、事前にどこでもセキュリティを確保しながら資料を確認できるのが大きなメリットになっています。

実際、移動中や外出先だけでなく、自宅でもiPadを見て数字を確認しているようです。多忙な業務の合間に、紙資料を取り出さず資料確認ができるので、非常に便利になっていると思います」（古野氏）
「ペーパーレス化のもともとの目的である紙の削減では、年間でおよそ40,000枚の用紙削減になり、参加メンバーの出張旅費も削減されました。 また、前週末と当日の事務局の準備と後片付けの負荷も約50％軽減されるなど、導入前に意図した目的は概ね達成できました」（前田氏）

海外展開の加速に伴い、グローバルな活用を視野に入れる

現在オーストラリアからは、声と画像はテレビ会議で、資料は『ConforMeeting/e』で共有しながら会議に参加しています。

「海外からアクセスするので、遅延の発生を懸念していましたが、国内の拠点から参加するのとまったく変わりなく、まるで隣の会議室にいるようなレスポンスで会議を開催できます。そのため、会議に参加しているという感覚が今まで以上にアップしていると思います」（古野氏）

「『ConforMeeting/e』はグローバルで十分に使えることが分かりました。今後は、中国や急ピッチで展開を進めている東南アジア地区グ ループ子会社からの会議への参加も検討しています。検討開始時は役員会議でのペーパーレス化が主な目的でしたが、自席や外出先、海外からと利用シーンも大きく広がり、会議そのものを活性化できたことは大きな収穫です」と前田氏は 締めくくりました。

お客様プロフィール

アサヒグループホールディングス株式会社