栗田工業株式会社様: 導入事例

コロナ禍、役員会議の“リモート率100％”を達成
迅速なテレワーク対応を実現し、事業継続に貢献

業種:: 製造・プロセス
業務:: 経営企画
製品:: ソフトウェア/コラボレーション

ネットワーク/ユニファイドコミュニケーション
ソリューション・サービス:: 働き方改革

ネットワーク/コミュニケーション

ネットワーク/遠隔会議

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事例の概要

課題背景

役員会議における紙資料の準備が、事務局側の大きな負担になっていた
資料閲覧の場所と時間が制約されていたため、関係者に対してタイムリーな情報提供ができない場合があった
ファイル数冊分の過去資料を会議のたびに用意、会議中の参照にも時間がかかっていた

成果

紙資料をペーパーレス化したことで、会議準備の手間を減らし、事務局負担を軽減

役員会議における資料を電子化し、準備にかかっていた手間と時間を大幅に軽減。急な資料の差し替えにも柔軟かつ迅速に対応できるようになった

全参加者が社外からセキュアに資料を閲覧できる環境を実現

過去分を含めた会議資料の電子化と端末にデータを残さないセキュアな共有環境で、場所と時間の制約を受けずに資料を参照、事前準備の時間が確保でき、会議の活発化にもつながった

コロナ禍によるテレワーク環境にも、スムーズに対応でき、事業継続にも貢献

コロナ禍でも、役員会議を迅速にリモート化でき安定した会議運営と安全の両立を図ることが可能に。事務局メンバーの出社日数減にもつながり、社員家族の安心感向上にも寄与

導入ソリューション

ペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」により、役員会議における紙資料を電子化。事務局メンバーの資料準備の負担を軽減した他、会議参加者が資料を閲覧する際の場所や時間の制約をなくし、資料理解を深めることに貢献。遠隔からの役員会議参加を可能にするシステムを構築していたことで、コロナ禍におけるテレワーク環境対応にも寄与した。

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お問い合せ

事例の詳細

導入前の背景や課題

役員会議の膨大な紙資料が
役員、事務局、双方の大きな負担に

1949年の創業以来、一貫して「水と環境」の分野で事業を展開してきた栗田工業様。水処理薬品、水処理装置、メンテナンス・サービスの3つの事業領域を併せ持つ水処理専業の企業として、社会課題の解決を通じ社会との共通価値を創造し、持続可能な社会の実現を目指しています。

同社では、業務効率化の取り組みや働き方改革を進めていますが、その中で、定期的に開催される役員会議の「膨大な紙の資料」が大きな“壁”となっていました。会議の事務局運営に携わっていた社長室経営企画部計画課の秋山健太郎氏は、当時の状況を次のように説明します。

「10名ほどの参加メンバーに対して、印刷した資料を数日前に配布するのですが、議事が重なると多い時には100ページを超え、辞書のような厚みになりました。持ち運びに不便なだけでなく、機密資料が掲載された資料は社外への持ち出しが禁止されていたため、出張などで受け取りが遅れた役員が、会議前日に役員室で夜遅くまで資料を読み込むといったことがしばしば起こっていました」

また事務局側にとっても、「配布資料の締め切り日が近づくと、印刷用に半日程度コピー機を占領していた」など、資料の準備が大きな負担になっていたと言います。

さらに役員会議の際には、事務局側で過去の会議資料を用意する必要がありましたが、その分量はファイル数冊分。過去の議題に話が及ぶと、その中から該当する箇所を探し出す必要がありました。
こうした状況を改善するため同社では2016年、役員会議の資料を電子化・ペーパーレス化する方法を模索し始めました。

選択のポイント

採用の決め手は、「会議資料を表示するスピードと高いセキュリティの両立」

複数のシステムを検討した結果、栗田工業様が選んだのは、NECのペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」でした。

「ConforMeeting/e」では、タブレット端末上で資料を閲覧でき、メモ書き、先読み、戻り読みしながら、資料内容を理解し、議論を活発化することができます。こうした会議参加者向けの機能に加え、秋山氏は、資料の差し替えが瞬時にできるなど事務局側の負担を減らせ、さらに「会議の進行を支える仕組み」が搭載されていることも採用の決め手になったと言います。

「例えば、発表者が操作に不慣れで、会議がストップしてしまっても、議事進行コンソールを使い、事務局側から進行を補助できるため、会議の質を落とさず、安心して会議に臨めると感じました」

さらに過去資料を参照できる「キャビネット機能」があることも、大きなポイントになったと秋山氏。

「この機能により、過去の会議資料も参照できます。過去の議論に話が及んだときにも、その資料を端末上で確認できるため、膨大な過去の資料を持ち込む作業が不要となります」

当時情報システム部門に所属し、複数の製品を試した坂本匡平氏（現在：社長室経営企画部企画課）は、会議資料を表示するスピードと高いセキュリティ環境が担保された仕組みが印象に残ったと説明します。

「いろいろ製品を調べていくと、複数メンバーで資料を共有する方法として、主に画面の画像データを転送する方式と、データ自体を端末側に送る方式に分かれていました。画像を転送するだけだと、遅延が発生します。しかしデータを転送してしまうと、端末にデータが残るのでセキュリティ的に問題です。『ConforMeeting/e』は、その2つを巧く組み合わせていました。遅延はないが、データも端末に残らない。この仕組みが強く印象に残り、『ConforMeeting/e』を推薦させていただきました」

導入後の成果

コロナ禍、リモート率100％を達成
社員の家族の安心度向上にも貢献

同社では「ConforMeeting/e」を2017年4月から導入。月に3度程開催される役員会議で活用してきました。そんな中、2020年に新型コロナウイルスの感染拡大が発生し、対面で会議を行うことが難しい状況に。しかし「ConforMeeting/e」を導入していたため、「スムーズにリモート開催に切り替えられた」と、坂本氏は導入効果を説明します。

「当社では、新型コロナウイルス感染拡大の第一波が襲ってきたタイミングで、すぐに役員会議をリモート開催に切り替えることができました。音声・映像はマイクロソフト社のオンライン会議システムで共有し、会議資料の配付・共有に関してはセキュリティが担保される『ConforMeeting/e』を併用することで、滞りなくリモート対応できたのです。昨年2月以降は対面での役員会議は実施しておらず、株主総会後の会議を除きリモート率は100％を達成しています。『ConforMeeting/e』を導入していなければ、ここまでスムーズにリモートによる役員会議への移行は実施できなかったと思います。当社の機密情報保持のルールでは、役員会議の資料を端末に配付することは基本的には禁止されています。そのため、ルール変更とセキュアな資料配布手段を確立するまでは、従来通り、機密情報の資料は紙でやり取りせざるを得ず、役員は月に数回出社して資料を閲覧し、議論する形になっただろうと想像しています」

一方、秋山氏は、「ConforMeeting/e」の導入により、事務局メンバーもリモート環境での業務対応が可能となり、安全・安心に仕事が続けられていると言います。

「事務局には若い社員が多く、新婚や小さな子どもがいる人も多い。そうしたメンバーもテレワークを継続できています。メンバーの出社が減り安全が確保されることで、家族の満足度、安心感の向上にも大きく寄与していると思います」

「従来は役員会議が月に3度程あり、一回の会議の準備で2、3日は出社していたので、Conformeeting/eが導入されていなければ、会議対応で月に5、6日は出社する必要があったと考えます。それがゼロになったのですから、非常に大きな効果を感じています」（坂本氏）

現在同社では、定例の役員会議だけでなく、他の会議でも「ConforMeeting/e」を活用しています。「ただし、まだ海外事業会社との会議では活用できていない」とし、坂本氏は今後の展望を次のように話してくれました。

「海外事業会社との会議では、このシステムを導入しておらず、PDFなどで資料を配布する状況が続いています。ここにもセキュリティリスクがあります。『ConforMeeting/e』を使えば、このような課題も解決できるのではと期待しています」

NEC担当者の声

メモ書き、先読み、後読み機能で
オンライン会議の資料理解を促進

栗田工業様とのプロジェクトで強く印象に残ったのは「スピード感」です。まず私たちが提案した「ConforMeeting/e」のシステムについてのご理解が早い。そして、それを動かすために必要なインフラをご準備いただくスピードも早い。とにかく、いろいろな場面で「スピード感がある会社様だな」と感じられ、私自身の業務への取り組み方の参考にもなるプロジェクトでした。

役員会議のような会議においては、膨大な資料が必要となることが多いです。それを、zoomやTeamsなどのオンライン会議システムで共有・閲覧するとなると、資料の理解が追いつかず、議論が深まっていかないことも多々あります。やはり手元で資料にメモ書きし、先読み、後読みしながら、深く理解した上で、意見を出し合うことが重要です。こうした機能を備えていることが、「ConforMeeting/e」の強みです。

また、リモート環境で役員会議を行う際には、例えば発表者が操作に迷い会議が止まってしまうことも起こり得ます。そうしたときにも、議事進行コンソールを使い、事務局様側から議事の進行をご支援いただけます。

リモートによる役員会議を、より効率良く、安心して実施したいとお考えの会社様は、ぜひ「ConforMeeting/e」の導入をご検討ください。

お客様プロフィール

栗田工業株式会社

設立	1949年7月13日
資本金	13,450,751,434円
代表者	代表取締役社長　門田道也
従業員数	7,465名（連結） 1,561名（単体）（2021年3月31日現在）
本社	東京都中野区中野4丁目10番1号中野セントラルパークイースト
事業内容	水処理薬品、水処理装置およびメンテナンスサービスの商品・技術、ソリューションの提供など。
URL	https://www.kurita.co.jp/index.html