「リモートワーク中の勤務状況の可視化」が大きな課題に

1900年の創業以来、「印刷テクノロジー」をベースとした社会的価値創造企業として、多様な事業を展開してきた凸版印刷株式会社様。2023年の社名変更を機に、持ち株会社であるTOPPANホールディングス株式会社様のもとにTOPPAN株式会社様、TOPPANデジタル株式会社様、TOPPANエッジ株式会社様の3社を配するホールディングス体制へと移行しました。

旧凸版印刷様では創業当初より、多様な事業の源泉は「人財」であるとの認識のもと、「人間尊重」の考えを受け継いできました。旧凸版印刷様の主要事業を継承したTOPPAN様においても「（旧凸版印刷時代から）多様な働き方を支えるための環境整備をいち早く進めてきた」と、TOPPAN 人事労政本部 ダイバーシティ推進室長の馬渕聖子氏は振り返ります。

「2018年からは、2020年東京オリンピックに向けたリモートワークの普及促進や、多様な人財の活躍、より生産性の高い働き方の追求といった世の中の動きを背景に、当社においてもリモートワークを中心とした新たな働き方の検討と実現に注力してきました。政府主導の『テレワーク・デイズ』に参加した他、2019年度には『在宅勤務制度』の拡充に向けたリモートワークのトライアルを2度実施し、課題の洗い出しやその対応策の検討に努めました」（馬渕氏）

2020年、新型コロナウイルスの感染拡大が発生します。これを受け、同社ではリモートワークの緊急トライアルを実施。同年10月には、多様な人財が能力を発揮し、従業員同士が連携しながら自律的・効率的に働くための制度として「リモートワーク制度」を導入しました。

「リモートワーク制度」の導入にあたり強く懸念されたのが「働き過ぎてしまう従業員の増加」です。

「リモートワークでは公私の区別がつきにくくなる傾向があると言われており、メリハリなく働き続けてしまう従業員が増える可能性があると考えました。加えて、コミュニケーションに関する懸念もありました。例えば、従業員同士の顔が見えていないと、話しかけてよいタイミングがわからず、やりとりを控えてしまいがちです。その結果、業務効率や生産性が落ちてしまう可能性があると考えたのです」（馬渕氏）

こうした懸念を払拭するため、同社ではリモートワーク中の勤務状況を可視化できるITツールの導入検討を開始。複数のツールを試しましたが「動作が重い」「監視されているように感じる」などの声が従業員から寄せられたため、軽快に稼働する「NEC 働き方見える化サービス Plus」に着目。トライアルの結果、同サービスを全社導入することに決めました。

最大の決め手は「勤怠管理システムとの連携が可能」だったこと

「NEC 働き方見える化サービス Plus」を選んだ理由として、TOPPAN　人事労政本部の嘉瀬尚弥氏は、同社の「勤怠管理システムと連携できたこと」を挙げます。

「リモートワーク中に勤怠管理システムに入力する出社・退社時刻はあくまでも自己申告です。出社時においてはタイムカードリーダーによる打刻情報がありますが、リモートワークにおいてはそのような客観的データがなく、実態を把握しづらい状況となっていました。『NEC 働き方見える化サービス Plus』はPCの起動・終了時刻をデータとして収集でき、これを客観的データとして利用できます。例えば、このデータを勤怠管理システムの画面上に表示することで従業員に正確な勤怠入力を促せる他、労務管理側も勤務実態とのズレがないか確認できます。このように勤怠管理システムと連携することで、より正確に勤務実態を把握できる点が導入の決め手になりました」

馬渕氏は「監視されている感を与えにくい点も評価した」と言います。「NEC 働き方見える化サービス Plus」は勤怠連携や操作ログ取得、PC制御が可能な一方で、コミュニケーション活性化や業務効率化を目指す製品のコンセプトや働き方の可視化イメージなどから、監視されているような印象を利用者に与えにくくなっています。「（従業員がPC操作する裏でログを取得するなど）稼働していることを感じさせないことに加え、チームメンバーとダッシュボード上で働き方を共有できることで、監視されているような印象を与えない点にも期待しました」

「さらに組織の深い階層構造に対応できたことも評価した」と嘉瀬氏は説明を加えます。

「当社は組織や拠点ごとに標準の就業時間が異なるケースがあります。これに対し『NEC 働き方見える化サービス Plus』は、標準となる業務時間や、終業時のPCロック時間を組織ごとにカスタマイズできるなど、柔軟に対応できます。こうした当社の複雑な組織構造にマッチした点も高く評価しました」

同社では「リモートワーク制度」の導入と合わせて、「NEC 働き方見える化サービス Plus」の導入作業を推進。NECは製品を導入するとともに、全国の勤怠管理者向け説明会に参加するなどし、機能や運用方法について解説しました。

「NEC担当者には非常に丁寧に説明いただきました。当日の内容について後から問合せを受けることも少なく、参加者にきちんと伝わったと感じています。導入時・導入後のサポートを鑑みても、NEC製品を選んだ意義は大きかったと感じています」（嘉瀬氏）

勤怠管理の負担が減少、コミュニケーション活性化の効果も

2022年8月、TOPPAN様における「NEC 働き方見える化サービス Plus」の全社導入が実現。現在、約11,500名（ID）の従業員が利用しています。

TOPPAN人事労政本部の皆川結衣氏は、同サービスの導入効果として「勤怠管理の負荷が減った」ことを挙げます。

「従来、リモートワークでは多くの場合、所属長と従業員がチャットや電話などで始業・終業時間の確認をしていました。しかし『NEC 働き方見える化サービス Plus』が導入されたことで、勤怠管理システム上で確認できるようになり、双方の負担が大幅に減っています。また、私たち労務管理者も、PC起動・終了時の客観的データを得たことで、業務時間の過少・過剰申告の有無をチェックできるようになるなど、大きな導入効果を感じています」（皆川氏）

馬渕氏は「従業員が互いの働き方に関心を寄せるようになったこと」も導入効果に挙げます。

「ダッシュボード上で互いの勤怠状況が可視化されたことが、非常に大きいと思います。所属長が部下の働き方をチェックできるようになりましたし、従業員も働き過ぎている同僚に声をかけるようになりました。リモートワーク導入時の懸念点の1つが『互いの業務に無関心になること』でしたが、そうした事態は避けられていると言えます」（馬渕氏）

また、嘉瀬氏は、ダッシュボード上で各業務アプリケーションに費やした時間が可視化される機能について、「従業員が働き方を見直す一助になっている」と言及。さらに、コロナ後もリモートワークが維持されていることに触れ、同サービスが「多様な働き方を実現するための下支えになっている」と評価しました。

「当社が『リモートワーク制度』を導入した目的は、コロナ禍対応ではなく、多様な人財が力を発揮し、業務の生産性や効率を高めることです。現在アフターコロナとなりましたが、当初の導入目的を堅持し、在宅、サテライトオフィス、移動の隙間時間を活用する柔軟な働き方を継続しています。今回の『NEC 働き方見える化サービス Plus』の導入がこの状況の下支えになっていると考えられますし、当社が目指す多様な働き方の土台をより強固なものにしたと感じています」（嘉瀬氏）

今後同社では、同サービスの多様な機能を活用し、「より効率的な働き方を模索する」（嘉瀬氏）他、グループ会社のTOPPANエッジ様への導入も進め「グループ同士のシナジー効果をさらに高めていく」（馬渕氏）とのことです。

「TOPPANグループ内のさまざまな会社が協力し、シナジーを出しながら成果を挙げていくためには、従業員がどの会社に行っても等しく安心して働ける環境が整っていることが重要です。そうした環境を支えるインフラとして『NEC 働き方見える化サービス Plus』が広く根付いていけばと、大きな期待を寄せています」（馬渕氏）