人財採用で想定外の活用、ペーパーレス化システム導入

サンライズは、「機動戦士ガンダム」（以下ガンダム）シリーズをはじめ、数多くのヒット作品で知られる日本を代表するアニメーション製作会社だ。歴史あるプロデュース集団である同社の業務でもデジタル化は進行しているが、依然として紙を中心とする文化が根強い。膨大な数にのぼる紙資料をどうにかできないかということで、同社の情報システム課がまず取り組んだのが、役員会議のペーパーレス化だった。すると、人事課から想定外の提案があり、当初の目的に加え、新たな用途でも活用されることとなった。

情報システム課が最初に取り組んだ役員会議のペーパーレス化

ConforMeeting/e導入に合わせ、役職者全員にiPadを配布

実際に、役員会議で使用される紙の量は膨大だった。たとえば、月1回行われる役員会議では、14名の各役員に約120ページの資料が配布されていた。事務局をつとめる経営企画室の担当者は、各部署から上がってくるフォーマットの異なる資料を会議直前まで整理する作業に追われ、会議前の半日はコピー機を回し続ける必要があったという。しかも、こうした会議は合計6つあり、そのうち4つは月に1回、2つは月に2回開催されていたのである。

そこで情報システム課では、いくつかのペーパーレス会議システムの検討を開始。そこで選ばれたのが、NECのConforMeeting/eだった。ConforMeeting/eを選択した理由について、柴田氏は次のように説明する。

「3社の製品を比較・検討したのですが、特にConforMeeting/eのマルチ画面を高く評価しました。個人作業しながら子画面で報告者の画面を確認でき、ワンクリックですぐに議題に戻ることもできます。これは、他社製品にはない特長でした。さらに、メモの保存機能、マーカー、迅速なレスポンスなど、機能面で優れていたのがConforMeeting/eでした」（柴田氏）

また、端末には無駄なオペレーションが少なく、シンプルに活用できる点を評価してiPadを選択した。ConforMeeting/eの導入と同時に、係長以上の役職者にiPadが配布された。

人事課から提案されたConforMeeting/eの想定外の活用方法

月3000枚の用紙がゼロになり、採用・面接業務も大幅に効率化

ConforMeeting/eが稼働を開始したのは、2014年3月からだ。当初の目的であった役員会議のペーパーレス化では、使用する紙がゼロになり、事前の準備作業が圧倒的に軽減された。柴田氏は、その効果を次のように語る。

「ConforMeeting/e導入後、事務局の業務は各部署から送られてくるファイルをサーバにアップロードするだけになりました。以前は、月に約3000枚の紙を使っていましたが、それがゼロになったので、その紙代と印刷代、さらに会議終了後の廃棄代が不要になりました。また、以前はカラーの資料でも、節約のためモノクロでコピーしていましたが、現在はそれもなくなり、カラーの資料をそのまま活用できるようになりました」（柴田氏）

iPadを利用する役員の評価も上々だ。長年、紙の資料に慣れていた役員も多かったが、事前に丁寧な説明会を開催したことも功を奏し、「前の方が良かった」という声は聞こえてこないという。iPadはメールやスケジュール確認にも活用されているため、いまでは業務に不可欠なツールとして定着しつつある。

人事課にとっても、ConforMeeting/eの効果は大きかった。川原氏は、その効果を次のように語る。

「中途採用の場合、従来は応募者の書類をワンセットにし、選考官に順番に回覧していましたが、ConforMeeting/e導入後は、その必要はなくなりました。時間・場所を問わず、複数の選考官が同時に資料を確認できるので、書類選考の時間が短縮され、選考官の負担も軽減されました。実際に、ある選考官は、フランス出張中に書類を確認して選考しました。安全性が確保されているので、外出先でも安心して利用できます」（川原氏）

新卒採用の書類も電子化された。書類はすべてPDF化され、選考官は全書類をConforMeeting/eを通じて確認できるようになった。さらに、面接前に事前に資料を確認できるようになったのも、大きなメリットだ。

「以前は、個人情報保護の観点から、書類選考を通過した応募者の書類は、面接の当日、面接官に渡していました。しかし、いまは、事前に資料をアップロードしますので、面接官はiPadでじっくり資料を確認できるようになり、より質の高い選考が可能になったと思います」（篠﨑氏）

広がるConforMeeting/eのインパクト～人事考課もペーパーレス化へ

ConforMeeting/eによって役員会議および採用・面接業務のペーパーレス化、業務効率化に大きな成果を上げた。柴田氏は「他業務にも改善を広げていきたい」と次のように語る。

「ペーパーレス化を進めて業務を効率化できる余地は、まだまだあると思っています。次は、承認フローの電子化を目指しています。当社の場合、いまだに書類に承認印を押して回覧するフローが多く残っていますので、いつでもどこでも承認ができる仕組みを作りたいと考えています」（柴田氏）

採用・面接業務の効率を実現した人事課でも、ConforMeeting/eへの期待は高い。

 「次は、ぜひ人事考課のペーパーレス化を実現したいですね。現在は、紙による手書きで運用しており、上司からのフィードバック面談にのみConforMeeting/eを活用しています。一連のプロセス全体を電子化できれば効果は大きいと思いますし、役員会議が電子化されたことをきっかけに、ITで業務を効率化することを受け入れる土壌ができたことも大きな成果だったと感じています」（篠﨑氏）

情報システム課が取り組んだConforMeeting/eによる役員会議のペーパーレス化は、人事課へと波及し、さらなる広がりを見せようとしている。同社のIT化を推進する起爆剤として、ConforMeeting/eは、予想以上のインパクトを与えたといえそうだ。

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