オリンパス株式会社様: 導入事例

「SaaS版」移行で、海外からの接続環境を改善
資料の“英語版同期”により、役員会議の一体感も増幅

業種:: 製造・プロセス
業務:: 経営企画
製品:: ソフトウェア/コラボレーション

ネットワーク/ユニファイドコミュニケーション
ソリューション・サービス:: 働き方改革

ネットワーク/コミュニケーション

ネットワーク/遠隔会議

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事例の概要

課題背景

2017年にNECの「ConforMeeting/e」（オンプレミス版）を導入し、役員会議の完全ペーパーレス化や事務局負担の大幅軽減を実現した
しかしグローバル化を背景に外国人役員が急増。日本語と英語の2種類の資料が存在し、「どのページを説明しているのか分からない」と会議参加者がストレスを感じることが増えた
加えて、海外から役員会議に参加する際にはVPN経由で接続していたため、回線状況が悪く、接続に手間と時間がかかり、会議の開始時間が遅れることも多かった

成果

「日英同期機能」を導入し、日本語・英語資料の同期を実現

外国人役員の英語資料と日本語資料が同期するため、説明場所が明確になり、ストレスを感じずに役員会議に参加できるようにした

「ConforMeeting SaaS」へと移行し、接続環境を改善

インターネットに直接接続できる「SaaS版」へと移行し、接続環境を大幅に改善。
海外からの接続手間やトラブルを解消し、役員会議の開始や進行が遅延するという看過できない問題を解消した

Azure ADとの連携により、セキュアかつ簡便なログイン操作を実現

Azure ADとの連携によって、セキュリティ環境を維持しつつ、シングルサインオンによるログイン操作の簡素化を実現した

導入ソリューション

ペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting SaaS」に移行し、海外にいる役員が、接続に手間や時間をかけず、スムーズに役員会議にリモート参加できる環境を構築。日本語資料と英語資料を同じ資料として同期できる「日英同期機能」も導入し、「どのページについて説明しているのか分からない」と会議参加者がストレスを感じる状況も改善した。

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お問い合せ

事例の詳細

導入前の背景や課題

オリンパス株式会社
内部統制コーポレートガバナンス
アドミニストレイティブサポート
大野氏

役員会議を完全ペーパーレス化
しかしグローバル化で「新たな課題」が

1919年に顕微鏡事業で創業したオリンパス株式会社様（以下、オリンパス様）。100年以上の歴史を経た現在は、内視鏡をはじめとするさまざまな医療機器を開発・提供することで、世界の人々の健康と安心、心の豊かさの実現に寄与しています。

かつてオリンパス様では、重要な経営方針や経営戦略を決定する役員会議の資料を“紙”で配付していました。しかし紙である以上、意図せぬところで人目に触れる可能性や、資料を紛失するリスクが生じます。また膨大な紙資料を準備する運営事務局の負担も増大していました。

こうした状況を改善するため、オリンパス様は役員会議ペーパーレスシステムの導入検討を開始。複数システムを検討した結果、NECのペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」（オンプレミス版）の導入を決定しました。内部統制コーポレートガバナンスアドミニストレイティブサポートの大野氏は、その理由を次のように説明します。

「最も重視していたのはセキュリティの強化です。さらに、資料にメモ書きできるなど、紙と変わらぬ操作感のものにしたいと考えていました。こうした点をすべてクリアしていたことに加え、他社での導入実績が豊富にあったことが、『ConforMeeting/e』を選んだ理由です」

オリンパス様では2017年より「ConforMeeting/e」を導入し、役員会議の完全ペーパーレス化や、事務局負担の削減（体感値4割減）を実現しました。しかしその後、グローバル化やメドテックカンパニーへの転換を背景に、2019年頃から外国人役員の起用が急増。これに伴い、「新たな課題が生じた」と取締役会室の杉本氏は振り返ります。

「アメリカやヨーロッパ、アジアに拠点を持つ取締役や役員が増えるなかで、役員会議で日本語版と英語版の資料を使うようになりました。その際、資料が同期されていなかったため、会議参加者が、『どのページについて説明しているのかが分かりづらい』と感じる場面が頻発しました。
加えて、海外からはVPN経由で接続していたため、回線状況が悪く、接続に手間と時間がかかっていました。このため役員会議の開始や進行が遅れるなど、看過できない問題が生じるようになっていました」

こうした課題を解決するため、オリンパス様では、2020年に「ConforMeeting/e」の「日英同期機能」を導入。さらに2022年6月に、VPNを経由せず、直接インターネット上で利用できる「SaaS版」へと移行し、接続環境の大幅改善を図りました。

選択のポイント

「SaaS版」移行のポイントは
ログイン操作が“簡単”になること

オリンパス様が「ConforMeeting/e」の「日英同期機能」の導入や、「SaaS版」への移行を決めたポイントはどういったところにあったのでしょう。

「日英同期機能」とは、あらかじめ紐付けておいた日本語版と英語版の資料を、会議中に同期して表示する機能で、会議中の手書きメモなども反映されます。杉本氏は、「会議参加者のストレスが軽減され、議論の活性化につながると確信できたことが（「日英同期機能」の）導入の決め手になった」と言います。

「SaaS版」移行については、オリンパス様が求めるセキュリティ基準（ISO27017クラウドセキュリティ認証取得など）をクリアしていたことに加え、「ログイン操作が簡単なこと」、NECでも役員会議をSaaS版に移行したことがポイントになったと大野氏は説明します。

「ConforMeeting SaaS」は、クラウド上でアカウントを一括管理できるAzure ADと連携しているため、セキュアな環境を確保しつつ、シングルサインオンによりログイン操作を簡素化できます。

ちょうどその頃、NECでも、社内の役員会議に活用していた「ConforMeeting/e」を「SaaS版」へと移行し、Azure AD連携によるシングルサインオンを実現しました。NECは、そうした社内の事例情報と合わせ、トライアル環境をクラウド上に構築し、オリンパス様に提供。セキュリティ環境やAzure AD連携によるシングルサインオンなどを実際にお試しいただきながら、「SaaS版」移行をご検討いただきました。

「NEC社内の事例情報の提供に加え、トライアルで実際の使用感を試し、安心感を得られたことも移行を決めるポイントになりました。ちなみに『SaaS版』のインタフェースは、『オンプレミス版』とほぼ同じ。操作の学び直しが不要で、移行に必要なエネルギーが少なくて済むと感じられたことも、大きな後押しとなりました」（杉本氏）

導入後の成果

役員会議に一体感が生まれ活性化
接続不良の声は「ほぼ皆無」に

「日英同期機能」の導入効果について、「日本語と英語の資料を同じ資料として同期できるようになったことで、会議参加者のストレスが大幅に軽減された」と大野氏は説明します。

「さらに役員会議が、『同じもの（資料）を見て、同じもの（議題）に集中できる』という“あるべき姿”に整えられたことで、場の一体感が以前よりも増し、会議が活性化するなど、さまざまな導入効果を感じています」（杉本氏）

「SaaS版」移行についても、「海外からの接続トラブルはほとんどなくなった」と杉本氏は評価します。

「接続に手間と時間がかかるという不満はもちろん、遅延や接続不良の声があがることはほぼなくなりました。以前は、なかなか接続できず、会議の開始時間が遅れることが頻繁に起こっていましたが、『SaaS版』移行後はそういったことは一切なくなりました。
また、以前は何か接続不良が起こると、その原因を特定するため、関係部署1つひとつに確認を取っていく必要がありましたが、こうした対応もなくなりました。事務局の負担が減ったという点でも、大きな効果があったと感じています」（杉本氏）

現在オリンパス様では、これまで活用していた「取締役会」や「経営執行会議」に加え、取締役会メンバーが参加する「指名委員会」「報酬委員会」「監査委員会」にも「ConforMeeting SaaS」を活用するなど、利用範囲を広げています。

「グローバルな形で役員会議を開催していくうえで、『ConforMeeting SaaS』や『日英同期機能』は “標準システム”として欠かせないものになっている」と語る杉本氏。さらに、「当社における役員会議が、集合開催ではなく、リモート開催で安定してきていることもあり、これからもぜひ長く活用していきたい」と、今後の継続利用に積極的な姿勢を示していただきました。

NEC担当スタッフの声

「新機能導入」に対する
積極的な姿勢に感銘を受けました

導入当初から本プロジェクトに参加させていただき、毎回のバージョンアップも担当してきました。このプロジェクトを通して強く印象に残っているのが、新機能を取り入れることに対するオリンパス様の前向きな姿勢です。一般的に、役員会議システムのインタフェースや機能の変更は、たとえ小さなものであっても、敬遠されるケースがほとんどです。しかし、オリンパス様においては、そういった部分にも踏み込まれ、会議運用の改善を積極的に進めていらっしゃいます。その姿勢に大きな感銘を受けました。

また今回の役員会議のグローバル化に対するオリンパス様のご対応は、他の企業様にとっても参考になる要素が多分に含まれていると感じており、今後私たちが他の企業様にご提案する際にも、ぜひ参考にさせていただきたく考えております。

今回オリンパス様にご導入いただいた「ConforMeeting SaaS」は、ISO27017クラウドセキュリティ認証を取得するなどセキュリティ面も強化されており、セキュアかつ利便性高く運用していただけるシステムとなっております。役員会議システムの導入を検討されている企業様においては、ぜひ一度ご利用をご検討いただけますと幸いです。

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