大手製造業のソニーグループ様では、中華人民共和国内にある生産事業所7社の間接業務効率化を目指し、ワークフローシステムの「FlowLites」を導入。それまで各生産事業所ごとに異なっていた決裁、費用処理、勤怠管理など業務プロセスの標準化、システム化を推進して大幅な時間短縮、経費削減の効果を得ただけでなく、内部統制の強化にもつなげることができました。

事例のポイント

導入背景・課題

導入成果

導入前の課題

取り残されていた「ワークフロー」管理のシステム共有という課題

導入の経緯

決裁、費用処理、勤怠管理のワークフロー管理に向くパッケージを選定

プロジェクトチームによる検討の結果、間接業務の中でも最も業務量の多い、決裁、費用処理、勤怠管理の３業務を対象にシステム化を進めることになりまし た。設備投資などの決裁については、各生産事業所が決裁規定に照らし合わせてチェックをかけなければなりません。これらをシステム化することで、工数削減 しつつ確実に決裁規定を順守できますし、履歴も残すことができます。出張費など日常的な費用処理についても、事前申請しないと事後の精算ができないという 仕組みを徹底する必要がありました。そして最も各生産事業所での規定・慣行や運用が異なっていたのが勤怠管理の部分です。たとえば残業時間の計算などは1 時間単位のところもあれば30分、5分単位のところもありました。これを人事委員会と協議して基本的には各生産事業所で統一する方向に意見をまとめ、どう しても影響が出る場合は個別マスター等で対応することにしました。

次に、どのようにシステムとして実現するかの検討に入りました。小林氏がその経緯を次のように説明します。
「ま ず費用面では、経費を抑えるために自社開発ではなくパッケージを選定。次に性能面では、われわれの要求案件に沿ってカスタマイズしやすいこと、会計や人事 など既存の基幹システムとの連携も図りやすいことがパッケージ選定の目安でした。そして各社のワークフローシステムから選んだのが、NECの 『FlowLites』でした」

導入後の成果

システム共有で間接業務の効率化が進み、内部統制も強化できた

導入にあたり、NECの現地子会社であるNECソリューションズ（中国）が、SI及び導入のための支援を行いました。そして、2012年1月から稼働した「FlowLites」によるワークフローシステムは、グループの7生産事業所、従業員25,000名が利用しています。導入による成果について、鈴木氏は次のように評価しています。
「ペーパーレス化による費用削減効果は当然ですが、それ以上に効果を実感していることが二つあります。一つはスピードアップです。申請した案件がどこで停滞しているか、添付書類を閲覧したか否かも、イントラネットでどこの現場にいてもすぐわかります。もう一つは標準化の効果です。EMCSチャイナでは、将来的な生産事業所を越えた人材の流動化・ローテーションなども視野に入れ、各生産事業所で違っていた業務名や職制の統一なども進めてきました。業務やシステムが標準化されれば、違う生産事業所でも同じような業務処理ができるので、非常に有効だと思っています。また、こうして同じ手順で業務を処理し、記録も残すことでコンプライアンスの徹底、内部統制の強化にもつながったと思います」

先進のシステムを人事評価業務や調達分野の業務にも適用したい

今後について小林氏は、「広大な間接業務の分野はシステム化したい領域がたくさん残っています。たとえば、人事の評価管理やデータベース化の仕組みです。私の生産事業所では同じ『FlowLites』で行っていますが、これを横展開できる可能性があると思っています」と語ります。
最後に鈴木氏が次のように期待を述べます。「調達分野で、資材購入の情報、単価の決定プロセスなどを透明化して共有することにも応用できるだろうと思います。かつては自社でSCMやBPRなどのシステムを作っていましたが、今回の『FlowLites』のように、外部にはもっと優れたパッケージが流通し、賢い活用をしている企業もたくさん出てきていると思います。NECには、システムのサポートとともに、そうした有益な情報も教えてくれるパートナーとして期待しています」

お客様プロフィール

ソニーグループ / ソニーチャイナ

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(2014年05月13日)

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