DXによるペーパーレス化推進で、ファイルサーバの容量不足が深刻に

マックス株式会社様(以下、マックス様)は、オフィス用品や工具類を製造販売する大手機械メーカーです。さまざまな製品で国内トップシェアを誇り、国産初のホッチキスは同社を代表する製品となっています。

マックス様では以前から生産現場の改善活動を通じて、目に見える部分の効率化を進めてきました。加えて目に見えない部分の改善、すなわちシステム内のムダを削減する必要性も感じていました。

同社では3年前から間接業務を改善し生産性を向上させる勉強会を行っており、DXへの取り組みの一環として既存業務の見直しが大きなテーマとなっていました。例えばExcelで集計し紙の書類をやり取りするような作業です。それを改善するため、社内のペーパーレス化が急速に進みましたが、一方で書類の電子化によりファイルサーバの容量不足が新たな問題となっていました。

さらに同社では社員満足度向上のためオフィスのリフォームを実施し1人あたりのスペースを広げようとしたところ、書類を収容したキャビネットにより、スペースの確保が難しいことも判明。そこで部門ごとに70％の紙削減を目標とし、ペーパーレス化へ拍車をかけたことでファイルサーバの容量はさらに圧迫。このような状況を背景に、不要なファイルの整理・削減が喫緊の課題として浮上したのです。

「ファイル容量が急増したサーバの整理を進める中で、明らかに誰も使っていない不要なファイルが数多く見つかりました。これらを削除し改善していかなければならないと感じていました」とシステム統括部 部長の白井啓一氏は話します。

さらにマックス様では各部門の判断に任されていたフォルダの定期的な整理についてもNIASにより不要なファイルを効率的に見つけられるのではないかという期待もありました。

「当社では各部門のシステム管理者や担当者が割り当てられたフォルダを整理していますが、部門によってはうまくいかず、ファイル容量が増える一方のところもありました」とシステム統括部課長の箱田透氏は振り返ります。

また、部門によってはファイルサーバの容量が不足すると、あふれたファイルを外付けHDDへ逃がす事例も見られました。しかしHDDには盗難の危険性もあり、18年前に取得したISMS*を維持・継続していく観点からも、セキュリティリスクが指摘されていました。

このような状況を踏まえ、情報資産は持てば持つほどリスクが高く、不要なものは積極的に破棄するのが望ましいとの判断から、同社はNIASの導入を決断したのです。

ＳＣＳＫ エンタープライズ第三部の筒井眞哉氏は「NIASは、個人情報の管理機能やリソース管理に加え、データ移行機能もサポートしていますので、将来的にはファイルサーバのデータ移行の際にも活用していただけると思います」と述べます。また同社ミドルウェア営業部鈴木文菜氏も「マックス様とはいろいろな領域で長くお付き合いさせていただいており、NIASをはじめ、運用業務やDXも含めて課題を解決する様々な製品をご紹介できればと思っています」と補足します。

最後に白井氏は次のように期待を述べます。

「NIASに限らず、NEC製品は使い勝手がよく、ユーザに寄り添う設計になっていると感じています。それはNECが生産工場を持ち、実地に学んだ成果が製品に反映されているからでしょう。また、ＳＣＳＫは10年以上のお付き合いでもあり、当社の課題をよく理解してくれています。今後もぜひ新しい提案、サポートをお願いしたいと思います」