個人情報の手動管理を自動化し、業務の負荷＆コストを削減することが最大の課題

アイペット損害保険株式会社様(以下 アイペット損保様)では、お客様の個人情報や社内の重要ファイルを収納したオンプレミスのファイルサーバで、NEC information Assessment System(以下NIAS)を運用しています。
NIASの導入前は、セキュリティの担当者が月次で個人情報の管理を行い、各部署に連絡してファイル内容の精査を行っていました。しかし、手動管理だったため作業ミスの懸念がある上、ファイルの増加とともに担当者の負荷が高まり、管理の自動化が急務となっていました。
また、各フォルダへ役職ごとのアクセス権を設定する作業の負荷も高まっていました。「各部署のユーザからのリクエストを受け、サービスデスクが毎回カスタマイズを手動で行っており、そこに膨大な管理コストが発生していました」と近藤 昭彦氏。別の担当者へ業務を引き継ぐのにも多大な労力を要し、アクセス権の設定を各部署のユーザへ委任できればと考えていました。

「OSのバージョンアップで新しいファイルサーバへ移行しなければならない際にも、やはりアクセス権の継承が大変でした」と太田 真澄氏。通常、Windowsフォルダのアクセス権はサーバを移行しても継承されますが、個別設定のアクセス権は上位継承が切れてしまい、もう一度設定し直さなければならず二度手間になっていました。

さらに、ファイルの急増による容量の逼迫も大きな課題でした。「弊社はかなり自由な社風で、社員が好きなデータをファイルサーバへ登録するため、容量が逼迫する傾向がありました。重複ファイルや容量の大きい動画ファイルなどを、うまく見える化して管理できればと考えました」と玉山 仁一氏。従来は、担当者が重複ファイルの多い部署へ連絡して調査を依頼したり、大容量ファイルを登録した社員を調べて整理するよう勧告したりしていました。これらの業務はすべて手動で行われており、情報システム部の業務を大きく圧迫していました。

操作性に優れ、自社内でスピーディかつ円滑に導入可能

これらの課題を解決するために、アイペット損保様では複数のファイルサーバ管理製品を検討しました。「当初は数社の製品を調べましたが、中でも普段から信頼しているSCSKさんが提案してくれたNIASのデモを見て、弊社の課題にピッタリだと感じました。個人情報の自動精査が主要目的でしたので、それに合致したのがNIASでした」と北川 光太郎氏。
デモでは、NIASのグラフィカルな操作画面が非常に使いやすいという印象を受けました。直感的に操作でき、すぐに理解できる点も優れていると感じました。説明不足でわかりにくいクラウド製品が多い中、NIASの無償トライアルを通じてUIのわかりやすさと同時に、実際の管理業務に短期間で導入できるという感触も大きかったといいます。
NIASの導入・構築作業は、アイペット損保様がインストール作業を実施し、SCSK様は各機能の設定や使い方のレクチャーおよび操作手順書を作成して提供しました。「導入の過程で、障害やトラブルが大変少なかったのも印象的です。問い合わせにもすぐに回答してくれたSCSKさんの手厚いサポートもありますが、スムーズに運用まで進められました。導入時の難易度は低く、自社内で迅速かつ円滑に導入できたという点でも、NIASは優れていると感じました」(北川氏)。
また、導入に際し稼働中のファイルサーバに異常が発生すれば深刻な事態になりかねませんが、NIASの導入中もその影響はほとんど見られませんでした。
こうして、2020年の早い時期にNIASの無償トライアルからスタートし、同年7月にはカットオーバーを迎え実際の管理業務に活用されています。導入後も、不具合やトラブルはいまだ一度も起きていません。