SharePoint内のアクセス権管理が最大の課題

ビップシステムズ株式会社様では、コロナ禍によるテレワーク移行が加速した際に社員間のコミュニケーションが課題となり、コミュニケーションツールとしてMicrosoft社のSharePointとTeamsを導入しました。

円滑なコミュニケーションが行えるようになった一方、これらのツールを利用したファイル共有に関する新たな課題が発生してしまいます。SharePoint内におけるアクセス権管理をどのように行うか、というものです。

オンプレミスのファイルサーバについてはNEC Information Assessment System(以下NIAS)を導入し、アクセス権の一括管理を行っています。ですが、SharePointに保管されたファイルのアクセス権は以前のファイルサーバと同様、ファイルを一つ一つ確認しないとどのようなアクセス権が付与されているかが分かりません。

さらに、Teamsで共有したファイルは自動的にSharePointにアップロードされますが、ユーザにはその意識が無いため不適切なアクセス権が付与されたファイルがSharePointに散在する事態となりました。

シンプルな機能と分かりやすいUI、導入コストが最も安価な点を評価

「重大なインシデントが発生する前に、何らかの管理ソフトウェアを導入する必要がありました」とDX推進室の橋本氏。
そこで、SharePointを管理出来るソフトウェアの比較検討を行います。

「比較ポイントは価格、機能性、そして導入ハードルの低さと導入の早さです。例えば、専用サーバを用意する必要があるとその分の費用も発生し、導入までに時間がかかってしまうのでサーバレスが望ましい。機能としては、アクセス権の可視化と変更を容易に行える点を重視しました」（橋本氏）

多数の製品と比較した結果、同社はSharePoint管理アシスタントの導入を決定します。導入の決め手になったポイントは何だったのか、橋本氏はこのように答えています。

「他製品は多機能ですが、その機能を使いこなせるかという不安もありました。SharePoint管理アシスタントはアクセス権の可視化と変更のみ、と出来ることがシンプルで分かりやすく使いやすそうな印象でしたし、専用サーバやソフトウェアのインストールが不要でクライアントPCでツールを操作するだけ、と導入ハードルが低い点も魅力的でした。比較した中で最も安価だったというのも決め手の一つです」（橋本氏）