ふるさと納税の返礼品発注業務に、RPAを適用。
月間13万件もの発注処理を円滑に遂行

事例の概要

課題背景

成果

導入ソリューション

Webサイトからのデータダウンロードやデータ入力など、同じパターンを繰り返す業務を、RPAによって自動化。

事例の詳細

導入前の背景や課題

選択のポイント

シナリオのつくりやすさなどを評価して、
導入を決定

返礼品を送付する事業者への発注業務には、定型的なプロセスが多く含まれます。「RPA製品の導入によって定型業務を自動化し、職員の負荷を軽減しながら繁忙期に備えようという方針を、2018年の春ごろから固めていました」と、太田氏は語ります。その後、NECソリューションイノベータから「NEC Software Robot Solution」を紹介された焼津市様は、他社製品と比較検討した結果、同年10月に導入を決定しました。

「パソコン操作が得意ではない職員も含めて、市役所内の誰もが扱えることなどを要件に掲げ、製品を選定しました。NEC Software Robot Solutionは、デモを見せていただいた際、シナリオのつくりやすさも含めて、最もわかりやすい製品だという印象を受けました」と早川氏は評価します。また、佐藤氏は「われわれが求める機能がほぼ備わっており、しかも導入しやすい価格体系でした」と補足します。

導入後の成果

月間13万件もの発注処理を、RPAによって
円滑に遂行。寄附者からの苦情件数も激減

返礼品の発注業務には、各ふるさと納税ポータルサイトからダウンロードした寄附申込データを、Excelの定型フォーマットに沿って貼り付ける工程など、コピー&ペーストを繰り返すような作業が多数あり、人的ミスを誘発する原因となる可能性がありました。NEC Software Robot Solutionの導入によって、こうした定型作業はすべて自動化されています。現在、職員が自ら行っている作業は、寄附者が「備考欄」に記載した内容の確認と、発注票のFAX送信のみとなっています。（図1）

最繁忙期である12月を対象に、発注業務に充てていたすべての時間を測定したところ、RPA導入後は、およそ9割もの作業時間の削減効果が得られています。（図2）

こうした定量的な成果に加えて、早川氏は「人的ミスの防止効果も絶大であり、とくに発注ミスはほとんど起きていません」と強調します。また、今回新たに創出できた時間を電話対応など、他の業務に充てたことで、寄附者からの苦情件数が大幅に減少しています。

ふるさと納税による、寄附の件数は、制度改正や返礼品の入れ替えなどの影響で、毎年かなりの変動が生じます。

つまり前年度と比べて、業務量がどれくらい増減するのかが見通しにくい面があります。「しかも焼津市の返礼品は、正月に食べたくなる水産物を数多く取り揃えているため、12月に申込件数が集中する傾向が他の自治体よりも顕著なのです。2018年度の申込件数は、12月だけで13万件に達しました。RPAの活用によって、このピーク時期を乗り切れたという事実は大きいですね」と佐藤氏は語ります。

「RPA導入は業務時間とコストの削減効果だけでなく、業務を棚卸しする良い機会にもなっています」と、太田氏は付け加えます。「今後、自動化対象業務を追加する際にも、自分たちの仕事のやり方を再度見直す効果が得られると予想しています」（太田氏）

焼津市様は、他にもRPAに置き換えられる業務がかなり存在するという認識を持っています。そして現在、NEC Software Robot Solutionの、より幅広い活用を構想しています。

NEC担当者の声

お客様プロフィール

焼津市

この事例の製品・ソリューション

(2019年3月25日)

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