旧型オンプレファイルサーバのクラウドストレージ化が喫緊の課題に

「挑戦！をDNAに」を長期経営ビジョンに掲げ、人に優しい豊かな社会創りを目指すDXプラットフォーマーとして、常に新たな事業価値創造に挑戦し続けている東洋通信工業株式会社様。自らのオフィス改革実践をベースに、オフィスリニューアルをサポートする「L&Cオフィスソリューション」や、デジタルサイネージと顔認証・映像解析を組み合わせた「映像ソリューション」、働き方改革サポートサービス「CoCoシリーズ」など、幅広いソリューションを展開しています。

同社では、2021年7月に全社横断型の「DX推進プロジェクト」を発足。「クラウドファースト」「業務効率化促進」「費用最適化」を基本ポリシーに、社内のIT基盤全体のリニューアルに着手します。プロジェクトの対象は、ファイアウォールやアクティブ・ディレクトリ、電子メールなど多岐にわたるもので、導入時の経験をノウハウとして蓄積し、外販ビジネスの“ショーケース”として活用することも視野に入れたものでした。

同プロジェクトにおける重要なミッションのひとつが、「老朽化したオンプレ型ファイルサーバのクラウドストレージ化」でした。常務執行役員兼企画総務本部長の佐藤孝信氏は、当時の状況を以下のように説明します。

「当社のファイルサーバは、導入後7年が経過し、延長保守しながら使っていたもので、ストレージOSのサポート期間が迫っていたこともあり、早急にシステムを刷新する必要がありました。同様に、独自構築・運用していたバックアップサーバも老朽化が進んでおり、こちらも合わせて対応が必要でした」

さらに、同社のファイルサーバには「3TB」という容量制限があったため、常に空き容量を監視しながら、定期的に不要ファイルを削除しなければならず、「担当者の運用負担が増大していた」と言います。

「加えて、ファイルサーバのフォルダ体系や文書の格納ルールが決まっておらず、個々人が勝手にファイルやフォルダを設定する“無法地帯”になっていたことも課題になっていました。中身が整理されていないため、例えば、入社したての人だと、どこに何が格納されているのかわからず、格納した人をわざわざ探して聞くなど、文書探しに大変な手間と時間がかかっていました。こうした課題を一挙に解決するべく、ファイルサーバを刷新し、クラウドストレージ化することを決めたのです」（佐藤氏）

NEC・Dropbox社の共同サポートで、パイロット運用時の懸念点を払拭

複数のクラウドストレージサービスを検討した結果、東洋通信工業様が選んだのは、NECが提案した「Dropbox」でした。

クラウドストレージ化を図る上で、同社がこだわっていたのは、もともと利用していたファイルマネージャーに近いGUIや、スマートフォンなどで外出先からもアクセスが可能なこと、そして、フォルダの階層構造やファイル名設定などに制限が少ないといった「操作性と検索の容易性」です。加えて、容量制限を意識せずに済む「十分な容量と拡張性」や、「バックアップ運用が容易」なこと、「費用対効果に優れている」ことも要件に挙げていました。

Dropboxは、これら全ての要件をクリアしていたことに加え、同社が「販売取り扱い可能な製品」であったことも選択のポイントになったと佐藤氏は言います。「販売パートナー（NEC）との契約上においても、Dropboxは当社が取り扱い可能な製品でした。我々は自社の導入経験を生かして、クラウドストレージサービスを顧客に販売することも見すえていましたから、当社が外販できるかどうかは非常に重要な選択ポイントでした」

さらに、「NECとDropbox社が共同サポート体制を組んでいたこと」も、導入の大きな決め手になったと佐藤氏は説明を加えます。「NECからは、キャンペーン期間を活用し、パイロット導入として20ライセンスを特別価格でご提案いただき、実際に社内で運用・評価する機会をいただきました。これが非常に有用でした。加えて、パイロット運用の中で出てきた懸念点や問題点についても、NECとDropbox社が協力し、一つひとつ丁寧に解決策を提示いただきました。このことが不安の払拭につながり、全社導入へと進める後押しになったのです」

実際の導入に際し、東洋通信工業様では、半年以上もの準備期間を設け、ファイルデータ移行計画の立案や、社内向け説明会を複数回開催した他、フォルダ体系やネーミングルールを定めた「デジタル文書管理規定」を自社で練り上げ、スムーズな全社導入を実現しました。

こうした導入プロセスにおいても、「例えば、社内向け説明会に立ち会い、ご説明いただくなど、常に寄り添っていただき、非常に心強く感じました」と、企画部課長の鵜飼正俊氏は、NECとDropbox社による共同サポートを高く評価しました。

ファイル・アクセスビリティ大幅向上の他、運営負荷軽減の効果も

東洋通信工業様では2023年5月にDropboxを全社導入。ファイルサーバのクラウドストレージ化を実現しました。

その導入成果について、佐藤氏はまず「ファイル・アクセシビリティの大幅な向上」を挙げます。「デジタル文書管理規定の策定によってフォルダ構成やファイルを整理し、加えてクラウドストレージ化したことで、外出先や移動中にもスマートフォンなどを使って資料を確認できるようになりました。文書へのアクセシビリティと業務効率が大幅に向上したとの声が現場から多数寄せられています」

一方、企画部の青名畑勲氏は、「運用負荷の軽減」を成果に挙げます。Dropboxの導入前、同社では、容量チェックやバックアップ確認など、オンプレサーバの状態を確認する作業が頻発していました。しかしクラウドストレージ化により、これらの作業が一切不要となり、運用負荷が軽減。「他の業務に多くのリソースを割けるようになった」との喜びの声を聞かせていただきました。