既存データの移行、アカウント作成なども含め
NECの支援のもとで情報管理基盤をBoxに統合する

事例の概要

課題背景

成果

導入ソリューション

将来的には組織の統合文書管理基盤としての活用を目指す。NECは既存データの移行、アカウント自動作成／削除などを担うツールの提供も含めて支援した。

事例の詳細

導入前の背景や課題

選択のポイント

自らもBoxユーザであるNECならではの知見を活かす

情報管理の新たな基盤としてJAMSTEC様が着目したのは、インフラ運用の不要なクラウドストレージサービスです。高度なセキュリティ性能やガバナンス機能を備え、さらに業務効率化にもつなげられるサービスを探すなかで、出合ったのが「Box」でした。

「競争入札での採用ですが、最も重視した要件がISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）に登録されていることでした。暗号化や機構外ユーザに対する2要素認証の強制適用、詳細な権限設定によるアクセス制限など、セキュリティに関する要件を高レベルで満たしていることを確認し、採用を決めました」と堀内氏は話します。

加えて高く評価したのが、競争入札の結果でパートナーとなったNECの存在です。NEC自身がBoxの大規模ユーザであり、活用に関する知見を豊富に備えている点、官公庁や学術機関で多くの導入実績を持っている点などを評価しました。

「今回の狙いは、大規模ファイルサーバやNASに分散していた事務用ファイルなどを、クラウドストレージ上に集約することでした。そのための取り組みに、NECが持つ知見や経験、高速データ移行ツールなどが貢献してくれると考えました」と堀内氏は言います。

またNECは、アカウントプロビジョニング製品「NEC Cloud Connect（NCC）」やユーザ教育サービスなどもトータルに提供しています。これらも、運用開始後のスムーズな利活用を支えてくれるものと判断しました。

「実際、NECはプロジェクト開始後すぐに、キックオフから段階的なデータ移行のステップ、その後の運用までを示したスケジュール表を提示してくれました。その内容は非常に詳細で、『これならいける』という手応えをつかむことができました」と岩村氏は述べます。

導入後の成果

データ／ファイル管理の基盤をBoxに一本化

JAMSTEC様は、まず一部事務系職員のトライアル利用を通じてBoxの使い勝手を確認。その後、研究者を含む全職員で利用を開始しています。並行して既存データのBox移行も進行中。研究活動や業務を止めずに済むよう、数度に分けて差分更新を行いながら、2024年初旬の完了を目指して取り組んでいます。この段階的な移行方式も、NECの提案に基づき策定しました。

「研究データの中には高負荷なシミュレーションに用いるものがあります。これらは引き続きオンプレミスで保管しますが、それ以外のデータ／ファイルはほぼBoxに集約する予定です」と堀内氏。Boxの高度なセキュリティ機能が、安全な情報の保管・活用を支えます。

また、Boxの導入によって新たに見えてきたこともあります。その1つが、外部とのコラボレーションニーズの高さです。

法務・コンプライアンス課は当初、外部との情報共有が必要になるのは主に研究者のみだと想定していました。ところが、いざBoxの利用がスタートすると、事務系職員からも外部共有に使いたいという声が出てきているそうです。

「以前はメール添付で資料などを送信・共有していましたが、URLを発行してBox上で共有する方式に変更したいという声が多数ありました。情報セキュリティの面でもこれは望ましいことなので、対応を進めています」と岩村氏は話します。これにより、厳密なアクセスコントロールの実施、送付先間違いなどのミスの撲滅につなげる狙いです。

データ移行の完了後は、いよいよBoxを中心とした新たな基盤の本格活用がスタートします。NCCによるアカウント管理の仕組みは既に完成しており、職員の入退職、部署異動などの人事情報が即日かつ自動的にBoxに反映できるようになっています。

また、NECのユーザトレーニングおよびBox操作説明会の実施に加え、資料などを機構内に展開することで職員のリテラシー向上にもつなげています。NECとの一連の取り組みによって、JAMSTEC様の新たな情報管理基盤は上々のスタートを切ったといえるでしょう。

「将来的には、蓄積したログを分析することで活用方法の改善にも取り組みたいですね。引き続きNECの支援に期待しています」と最後に岩村氏は語りました。

導入当時のNEC担当スタッフの声

お客様プロフィール

国立研究開発法人海洋研究開発機構（JAMSTEC）

この事例の製品・ソリューション

(2024年1月29日)

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