公文書の電子的管理や
電子決裁導入が喫緊の課題に

九州北部に位置する中核市である久留米市様は、「将来にわたって、より長く人口30万人が維持できる都市づくり」を目標に掲げ、人口減少や超高齢化など時代の変化を見据えたさまざまな施策を展開されています。

かねて久留米市様では、文書管理に関する課題を抱えていたと総務部総務課・事務主査の中島大氏は説明します。

「まず問題となっていたのが電子データです。公文書を作るときには、ワードやエクセルなどで電子データを作り、それを印刷し、上司の承認を得ていました。すると、例えばデータを修正したときに別のファイル名を付けて保存したり、別のフォルダにバックアップを取ったりすることが頻繁に起こります。これを数年後に後任者が見ると、データが散在していたり、最新版のデータがどれなのかわからなくなったりします。こうしたデータの重複や散在といった課題がありました」

これに関連し、電子データがサーバ容量を圧迫することも問題となっていました。「いつか使うかもしれないと各課が過去データを捨てずにいたため、溜まった電子データが、サーバ容量を圧迫していたのです」（中島氏）

また久留米市様では、公文書の作成や適切な期間保存する「文書主義」を遵守しています。このため紙の書類が書庫に溜まり続け、「近いうちに容量が限界に達してしまう」ことも大きな課題となっていました。

さらに文書の開示請求があった場合、「過去文書をダンボールから出すなど手間がかかっていたため、電子データで保存し、検索スピードを上げたい」という要望もあったと言います。

「これらを解決するために、公文書を電子的に管理できるシステムの導入を検討するようになりました」と中島氏は当時の状況を振り返ります。

加えて久留米市様では、以前から進めていたテレワーク型の働き方を効率化するため、「電子決裁の仕組み」も必要としていました。

「働き方改革の一環としてテレワークを導入していたのですが、これをさらに効率化するため、出張先など外出先でも上司が承認できるよう、電子決裁の仕組みも導入することになったのです」（中島氏）

「どの世代にも使いやすいこと」が
選択した一番の理由

公文書の電子的管理（ペーパーレス化）、およびテレワークにおける電子決裁を実現するために久留米市様が選んだのは、NECの「文書管理／電子決裁システム」でした。

その理由を「画面遷移などがわかりやすく、非常に使いやすかったから」だと中島氏は説明します。決定する際には、各部署から選出した担当者の意見も取り入れ、最も評価の高かったものを選定しました。

「必要とする機能や操作性を備えていたことも高評価につながった」と、総務部情報政策課・事務主査の中村貴史氏は次のように説明を加えます。

「例えば上司の承認をもらうときに必ず行うのが、電子ファイルを起案文書に添付する作業ですが、これもドラッグ＆ドロップでメールに電子ファイルを添付するといった従来行っていた作業と同じようにできました。こうした普段使う機能の使い勝手がよく、視覚的にわかりやすかったことも高評価につながりました」

久留米市様は、メンテナンスの手間やコストを抑えるため、できるだけシステムをカスタマイズしない形で導入。構築期間約6カ月と異例の短期導入が可能となりました。

「我々のやり方をシステムに合わせてもらうのではなく、我々のやり方をシステムに合わせていこうと説明していきました。多くの職員がそれに協力してくれたこと、そしてNEC担当者によるきめ細やかな事前講習などが、短期導入を実現できた大きな要因だと思います」（中島氏）

緊急事態宣言下のテレワークで
電子決裁の利便性を強く実感

2020年4月から「文書管理／電子決裁システム」を本格導入した久留米市様。まずペーパーレス化によって感じた効果を中島氏は次のように説明します。

「まず紙文書の量が減っています。私たちは紙文書を一時キャビネットに入れ、年度替わりの時期に一部を書庫に持っていきます。そのキャビネットに入れる紙の量が明らかに減っていますから、書庫に持っていく紙は減っていくと考えられます。それに伴い、紙を運び処分する時間も省けます」

また、運用開始後間もないため、明確に把握はできていませんが、導入後にコピーカウンターを調べたところ、コピーの量が昨年の同時期と比べると1割以上減少。用紙代削減にもつながったと言います。

さらに久留米市様では、新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言が発令されていた時期に、職員が"密"になるのを防ぐため、本庁舎以外の庁舎でも業務を行う「分散勤務」を実施しました。いわば"庁内テレワーク"の状態が発生したのです。

「このときも電子決裁ができたため、別庁舎にいる上司に対面で決裁や承認をもらいに行く必要がなく、作業効率が落ちませんでした。普段通りに仕事をすることができたのです」と、中島氏は電子決裁導入の効果を強く感じたことを話してくれました。

ちなみに久留米市様ではルール上、庁外に文書を持ち出すことは基本的に禁じられています。「このため今回のシステムを導入していなければ、紙文書を持ち出す可能性がある分散勤務はできなかったかもしれない」と、総務部総務課・課長補佐の吉本真祐氏は、セキュリティ面からも電子決裁の有用性を強調しました。

このほかにも、「承認待ち文書が届いたことなどを知らせてくれるポップアップ機能があるため、上司の承認忘れを防げるようになりました」（中村氏）など承認スピードの向上を喜ぶ声もあがりました。

久留米市様ではペーパーレス化をさらに推進。加えて、「電子決裁の仕組みを活用し、外出中の上司が決裁できる、起案書を見られるといった部分をより発展させ、テレワークの効率をさらに向上したいと考えています」と、中島氏は今後の取り組みへの意欲を示してくれました。