多彩な機能を評価しOffice 365を採用。固有要件もアドオンツールでカバー

こうした業務面でのニーズに加えて、従来のIT環境も課題を抱えていました。

「以前はメールサーバやファイルサーバ、社内連絡システム、一部ユーザ向けのグループウェアなどのシステム群を別々に導入していたため、ID／パスワード管理の煩雑化や運用保守に手間がかかるなどの問題が生じていました。特にメールは通知機能のないWebメールでしたので、すぐに着信に気付くことができません。お客様からのご連絡に迅速に対応するためにも、抜本的な改善が急務でした」と同社の前田吉太氏は振り返ります。

これらの課題をトータルに解消できるソリューションとして新たに導入されたのが、「Microsoft Office 365」（以下、Office 365）です。同社の牧田桂介氏は、採用の決め手を次のように語ります。

「自前でサーバを建てるとまた管理の手間が発生しますし、大規模自然災害のリスクなども考慮する必要があります。そこで今回はクラウドサービスの採用を決断。様々な事業者のサービスを比較検討した結果、機能の充実度などを評価してOffice 365を選びました」

Office 365の採用に際しては、NECの提案も大きな役割を果たしました。「たとえば旧環境では、監査対応のためのメールアーカイブを行っていたため、新システムでも同様の機能が必要でした。また、Office 365はクラウドサービスなのでID/パスワードがあればどこからでもアクセスできますが、会社が認めていない環境や端末からの利用は防ぐ必要がありました。そこでNECが提案してくれたのが、HDE社のOffice 365用クラウドセキュリティツール『HDE One』です。これを採用することで、今述べた追加要件をすべてクリアすることができました」と前田氏は評価します。

さらにNECは、稟議・決裁業務のベースとなるワークフローについても、別のアドオンツールを提案。NECグループや他社での活用事例を参考にしながら、新しい業務プロセスの改善や今後の定着化、管理・運用に向けたトータル提案を行いました。

「我々の将来のあるべき業務を支える情報インフラ基盤の実現に向け、最適な提案をしてくれたと思います。その結果、Office 365の標準機能だけではカバーできない業務要件を満たすことができました」（前田氏）

稟議･決裁日程を大幅短縮。ライセンスコスト削減にも成功

現在同社ではExchange Online（メール、予定表）、SharePoint Online（社内ポータル）、OneDrive（ファイル共有ストレージ）、Office Online（Word、Excel、PowerPoint、OneNoteなどのドキュメント作成・編集、共有）などの機能を活用。本格的な業務展開はこれからが本番ですが、すでに様々なメリットが見えはじめています。

「たとえば旧メール環境は、添付ファイルの容量が1MB、メールボックスの容量が50MBと制限が厳しく、思うような活用ができませんでした。Exchange Onlineに移行したことで、こうした問題も解決しました。メールボックス容量が50GBと莫大になり、煩わしかったメール整理作業から解放されたと利用者からも好評です」と牧田氏は語ります。もちろん、従来のように各サービスで別々のID／パスワードを用いたりする必要もありません。

セキュアなコミュニケーション基盤の確保も成果の1つです。場所を問わず、どこからでもOffice 365を利用できるようにする一方、社外からアクセスする際のIPアドレスや端末をHDE Oneで制御。さらに「承認が必要なメールは上長の確認がないと送れない」「ファイルをメールで送る際には自動的に暗号化して送る」といった、メール環境のセキュリティ強化や誤送信に対する対策を行っています。

また、稟議・決裁プロセスが電子化されたことで、業務処理の大幅なスピードアップも実現しています。「以前は遠隔地の拠点から書類が届くまでに3～4日かかるケースもありましたが、現在では最短1日で処理を完了できます。加えて、年間約5,000枚以上の紙文書削減や保管場所・管理工数削減などの効果も見込んでいます」と谷口氏は語ります。

さらに牧田氏も、「ライセンスプランについても、利用形態により最適なプラン提案およびOffice Onlineの活用をNECが提案してくれたおかげで、営業社員300名分のOfficeコストを抑えることができました」と評価します。

今後はSkype for Business Online（Web会議やインスタントメッセージ）の活用も検討。プレゼンスの状況を把握しながら、電話、Web会議、メール、インスタントメッセージといった最適なコミュニケーションを選択することで、会議のための移動時間／コスト削減に役立てていく考えです。さらに将来的には、Teams（グループ内チャット、グループ会議）やYammer（社内SNS）などを活用し、社内情報共有の活性化促進も視野に入れています。

「オフィスもITも、働く人が楽しくなるような環境を目指したい。必要なのはコミュニケーション、コラボレーションが自然発生的に生まれる仕組み、つまりデザインだと思います。やっていて苦しいのは長続きしない。使っている人が楽しくて、新しいことにつながるということが重要です。今回の取り組みはその第一歩。支え手であるNECにも、さらなる提案を期待しています」と展望を語る平光氏。Office 365の導入をきっかけとして、働き方改革に向けた取り組みにも大きな弾みがつきそうです。