メールシステムの慢性的な容量不足の解消に着手

創業120年以上の歴史と実績に裏付けされた確かな技術力で、高品質な建設サービスを提供する大林組様。高さ634mを誇る「東京スカイツリー®」など時代のランドマークとなる建設事業を数多く手がけてきた日本を代表する大手総合建設会社です。

国内事業に軸足を置きつつ、海外事業の強化にも積極的に取り組む同社は、2010年、情報部門の組織改革を断行。複数の部署を統合して「グローバルICT推進室」を設置し、海外拠点を含むグローバル規模でのICTの最適活用を推進しています。

その足がかりとして取り組んだのが、大林組およびグループ会社向けメールシステムの刷新です。「従来のメールシステムは約6年前に構築したもの。当時に比べ現在はメールの利用頻度も格段に増え、図面データなど添付するファイルの大容量化も進んでいます。

慢性的なメールボックスの容量不足に陥っていました」と同社 グローバルICT推進室 部長の丸本 幸宏氏は述べます。

苦肉の策として、サーバのメール保存期間を短くしたり、容量を多く使っている社員には個別にメール削除を依頼したりしていましたが、こうした対症療法的な解決ではなく抜本的な解決が求められていました。

将来的なワークスタイル変革までを見据えた提案を高く評価

メールシステムの刷新に向け、同社は複数のベンダーに提案を依頼。最終的にNECの提案を採用しました。

NECが提案の核に据えたのが、マイクロソフトのビジネス向けクラウドサービス「Microsoft Office 365」の活用です。「提示したRFPでは『メールボックス容量は2GB以上』としていたのですが、Office 365のメールサービス『Exchange Online』のメールボックス容量は一人当たり25GB。想定の10倍以上の容量を利用できます。また、容量無制限のアーカイブ領域も用意されるなど、これまで悩まされてきた容量の問題を解消できると感じました」と同社グローバルICT推進室 共通基盤整備課長の奥田 由起憲氏は話します。

さらに評価したのが、NECがメール問題の解決だけでなく、将来的なワークスタイルの変革までを見据えた提案を行った点です。

Office 365は、メールシステムである「Exchange Online」だけでなく、情報共有を促進する「SharePoint Online」、効率的かつリアルタイムなコミュニケーションを実現する「Lync Online」などのクラウドサービスも同時に利用可能。これらを活用することで、メール以外のコミュニケーションも活性化し、いつでも、どこでも必要な情報にアクセスしたり、必要な時に、最適な手段でコミュニケーションを行えるなどワークスタイルが大きく変わります。

「RFP通りにメールシステムをリプレースしてくれる提案はほかにもありました。しかし、RFPの範囲を超えてコミュニケーション環境全体の改善まで踏み込んだNECの提案は、メール依存の現状を脱却できる可能性がある上、次のステップで考えていたワークスタイルの変革に向けた基盤環境が、この予算で実現できるという大きな魅力がありました」と奥田氏は話します。

また、NEC自身がマイクロソフトテクノロジーを活用したワークスタイル変革に取り組んでいることも採用を後押ししました。「NEC自身の経験を活かし、具体的な活用法など、アドバイスが期待できると考えたのです」（丸本氏）。

災害時のスムーズなコミュニケーションの基盤としても期待

プロジェクトはNECがリードする形で、大林組様のグループ会社であるオーク情報システムと共同で推進。国内グループ会社の従業員約1万5000名が利用する新コミュニケーション基盤を構築しました。

今回、同社はOffice 365の導入と併せて、Active Directoryによる認証基盤も新たに構築。これを人事マスターと連携させ、ユーザ管理の効率化などを実現していますが、「NECは、Office 365をはじめマイクロソフト製品に関する経験が豊富。非常にスムーズに移行をサポートしてくれました」とオーク情報システムの不二 健太郎氏は、NECのプロジェクトマネジメント力とSI力を高く評価します。

新たにOffice 365をコミュニケーション基盤に据えたことで、同社は慢性的なメールボックスの容量不足を一気に解消しました。「ユーザは容量を気にすることなくメールを利用できる上、私たちは管理の手間から解放されました」と奥田氏は話します。

また、建設会社である同社には、地震などの災害発生時は自社が建設した建造物の顧客や関係者を支援したり、被害の拡大防止や早期復旧のための工事を担うといった社会的使命があります。「メールはそのための重要な連絡手段です。Office 365は距離的に離れた異なるデータセンターレベルで二重化され運用されており信頼性が高い。どんな時でもメールを継続して利用できる点は大きなメリットです」と丸本氏は続けます。