「2019年に医療従事者を対象とした働き方改革が施行され、さらに2024年からは医師にも労働時間の管理が厳格化されました。こうした課題に対応するために、当館ではICTを活用した業務の効率化を積極的に進めています」と同院で館長を務める田中 聡也氏は語ります。

その具体策の1つが診療録監査業務の効率化です。診療録は患者の診療結果や治療方針といった医療行為において重要な情報を記録しています。好生館様はこの診療録を地域の診療所に公開している全国でも先進的な医療機関です。診療録の公開は、患者のスムーズな情報共有を実現し、地域一体となった医療の連携を可能にします。これは佐賀県の高度先端医療を支える好生館様にとって重要なミッションです。ただし、前提として「適切な診療録を担保していること」が不可欠となり、その監査業務は管理職クラスの医師に大きな負担を課していました。

「多忙な医師が診療と同時に抜け漏れなく対応するのは難しく、また、必要な記録が診療録のどこに記載されているのかがわかりにくいことがありました。そこで当館では管理委員会の管理職クラスの医師4人で記録内容の監査を行っていますが、現実的に全件監査は難しく、4人で月十数件分の抜粋監査を行うのが限界でした。この業務をICTで効率化し、監査数を増やすことが大きなテーマとなっていました」（田中氏）。

そこで田中氏が着目したのがRPAでした。独自に調査を重ねるとともに同院の電子カルテ導入ベンダーであるNECに相談。かねてより広く効率化を推進し成果を出したいと考えていた館長と理事長の意向もあり、NECが電子カルテと連携する医療向けRPAの説明とデモを多数の職員を対象に実施。簡単で業務の効率化に役立つと多くの職員に好評であったため、「NEC Software Robot Solution」のテスト導入がスタートしました。

「RPAの選択では、電子カルテで利用できることが必須要件でした。NECは電子カルテのベンダーでもあるため業務理解や連携のノウハウに富み、支援やセキュリティ面も含めて安心して導入できると判断しました。また、NEC Software Robot Solutionはプログラミング未経験者でも簡単に自動化を実現できる点も広く活用する条件にも一致していました」と田中氏は語ります。

実際、同院の看護師長の藤原 友紀氏も、「対象範囲や操作内容を指定するだけで簡単に業務が自動化できることに驚きました。VDI（仮想デスクトップ）化された院内システムでもNEC Software Robot Solutionが稼働することが確認できたので、これなら幅広い業務を自動化できるのではないかと感じました」と振り返ります。

同院 DX推進室 副室長の大熊 義明氏は「運用コストを最適化できるフローティングライセンス（端末にひも付くライセンスではなく、同時利用数で管理され、複数の端末間で共有して使えるライセンス）も導入の決め手になりました。管理画面では、どの端末がどの業務を行っているのかを把握できるので、ライセンスを有効活用するための計画やITガバナンスもやりやすくなると考えました」と語ります。