京浜急行電鉄株式会社様: DocuSign

電子契約サービス導入により、契約作業を電子化
業務効率化および印紙代コストの大幅減を実現

業種:: 運輸・物流
業務:: 経営企画

人事・総務

経理・財務

ICT管理・運用

共通業務
製品:: ソフトウェア/その他

ソフトウェア/コラボレーション

その他
ソリューション・サービス:: 働き方改革

クラウド

サービス/コンサルティングサービス

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事例の概要

課題背景

新型コロナウイルス感染症拡大を機に、リモートワークなど“場所を選ばない働き方”が社内に浸透した
「ハンコ出社」を見直す社会全体の気運の高まりとともに、「電子契約の導入」を検討すべきという声が社内からあがっていた
電子化による契約締結スピードと業務時間の短縮、契約書の一元管理、場所を選ばない働き方などの業務効率化、印刷費・郵送費・収入印紙不要によるコスト削減などのメリットに期待が高まっていた

成果

電子契約サービス「DocuSign eSignature」を導入し、契約作業を電子化

契約作業を電子化することで、「ハンコ出社」減によるリモートワーク率向上や運用コスト削減を実現

独自機能を活用し、懸念していた“無権代理”を抑止

「テンプレート機能」を活用し、社印、部長印の2通りテンプレートを設定、必ず承認者が絡むフローに固定化し、無権代理を抑止

取締役会などの会議議事録作成における出席者の承認作業も電子化

出席者一人ひとりが押印していた会議議事録の承認作業を電子化し、業務効率を大幅に向上

導入ソリューション

京浜急行電鉄様が利用している電子稟議システムでワークフロー承認を得たのち、「DocuSign」で申請し、Boxに保存する運用体制を構築。契約作業や承認作業を電子化することで、契約プロセスの工数減やコスト減を実現。「ハンコ出社」を減らすことで、リモートワークの頻度向上にも貢献。

本事例に関するお問い合わせはこちらから

お問い合せ

事例の詳細

導入前の背景や課題

“場所を選ばない働き方”の実現を目指し
電子契約システムの導入を検討

「都市生活を支える事業を通して、新しい価値を創造し、社会の発展に貢献する」ことをグループ理念に掲げ、交通事業をはじめ、不動産事業、レジャー・サービス事業、流通事業など多様な事業を展開する京浜急行電鉄株式会社様（以下、京浜急行電鉄様）。近年は、気候変動への取り組みとして、長期環境目標「京急グループ 2050年カーボンニュートラル」を策定するなど、サステナブルな社会の実現を目指す取り組みも積極的に推進しています。

2020年の新型コロナウイルス感染症（COVID-19）拡大を機に、京浜急行電鉄様では、リモートワークやサテライトオフィスを活用する“場所を選ばない働き方”が社内に浸透し始めました。一方、社会全体でも、不要不急の外出を避けるため、押印のためだけに出社する「ハンコ出社」を見直そうという気運が高まっていました。

「こうした動きを受け、ハンコ出社を減らせる電子契約を導入しようという声が社内からあがるようになったのです」と、京浜急行電鉄総務部文書株式課主査の南篤史氏は、電子契約システムを導入するに至った経緯を振り返ります。

「加えて、時間がかかる承認・押印フローなど非効率な業務の改善、さらに契約書を印刷し、印紙を貼って郵送する手間やコストを削減できることや、契約書をデータ化することで改ざん・紛失のリスクを減らせるなどのメリットを鑑み、電子契約システムを導入することになったのです」（南氏）

選択のポイント

“無権代理”を抑制する独自機能が
サービス導入の最大の決め手に

さまざまな電子契約システムを検討した結果、京浜急行電鉄様が選んだのは、契約作業を電子化し、インターネット上で完結できるクラウド型の電子契約サービス「DocuSign eSignature」でした。

南氏は選定の理由を次のように説明します。「まず、世界180か国以上、100万社以上に利用されているグローバルスタンダードであるという安心感がありました。また運用面やセキュリティの機能が充足していたことも評価しました。とくに決め手となったのは、押印の権限がない者が勝手に契約を結んでしまう“無権代理”を避ける仕組みが備わっていたことです」

「DocuSign」は、契約を結ぶ際に、必ず指定した承認者が絡むようにフローを固定化し、無権代理を抑止できる「テンプレート機能」を搭載しています。

「当社には、『社印』を押印した文書と、『部長印』を押印した文書の2種類の社外文書があり、2通りの承認ルートを設定する必要がありました。『テンプレート機能』を活用することにより、この複数の承認ルートの固定化を、システムを作り込むことなく、容易に行えることが、『DocuSign』を選んだ最大の決め手になりました」と南氏は強調します。

また京浜急行電鉄総務部文書株式課課長補佐の田中慶佑氏は「承認者の不在・病欠などに備え、『承認者の並列設定』ができることも必須要件に掲げていました。これをクリアできる機能『署名グループ』が備わっていたことも「DocuSign」の導入を後押ししました」と言います。

株式会社京急システム
システム事業本部
交通事業ソリューション部
サブマネージャー
松若和彦氏

さらにサービスの導入に際しては、「自社利用や、外販における電子契約の豊富な実績とノウハウを持つNECの導入支援サービスが大変心強かったです」と、株式会社京急システム・システム事業本部交通事業ソリューション部サブマネージャーの松若和彦氏は振り返ります。

「NECから紹介された他社事例は、京浜急行電鉄様が理想とされる電子契約を実現するため、加えて従来システムとの連携において、非常に参考になりました。また本件では、従来の書面での契約手続きに慣れた方々にストレスを与えることなく導入することが目標の1つでしたが、NECから、電子契約の仕組みを事前に評価することができるサンドボックス環境を提供いただくことができ、一緒に課題や懸念点を1つ1つ潰しながらスムーズに本番移行できたことは、大変高く評価できる点だと感じています」（松若氏）

導入後の成果

契約プロセスは体感値3割減
リモートワークの推進、コスト削減効果も

こうして京浜急行電鉄様は、2021年11月から「DocuSign」を導入し、営業活動における契約作業の電子化や、取締役会などの会議議事録における承認作業の電子化などに活用しています。

「DocuSign」導入の成果について、南氏は「各部門担当者が契約書の申請や押印のためだけに出社することがなくなりました。リモートワークができる頻度が以前より増え、業務の効率化につながっています。また、契約書を電子化したことで収入印紙や郵送代、紙代が不要となり、運用コストの削減や工数削減を実現しています」と説明します。

さらに会議議事録作成についても、「出席者一人ひとりに承認・押印してもらう作業がなくなり、業務効率が大幅に向上しています」と評価します。

「私自身も、体感値ではありますが、契約や承認プロセスは、紙文書に比べ3割ほど削減できているのではないかと感じています」（南氏）

京浜急行電鉄様では現在、京急グループ内の企業と、京急グループ外の一部企業との契約業務において「DocuSign」を活用しています。
今後は、京急グループ全社への展開を目指しており、「グループ会社については、原則すべての文書を電子契約で取引する体制を構築していきたい」と南氏は述べます。さらに、「グループ各社から声があがれば、『DocuSign』導入を支援する体制も整っています」と、京急グループ内での幅広い展開に向け、前向きな姿勢を示してくれました。

NEC担当スタッフの声

NEC
スマートシティ事業推進部門
民間共創統括部
主任
（当時：神奈川支社産業第一営業グループ主任）
中山政和

「迅速な意思決定の上で導入される姿勢」に
感銘を受けました

京浜急行電鉄様のDXの取り組みの1つに、電子契約サービス「DocuSign eSignatur」を選んでいただき、非常に光栄に思っています。

いろいろご支援させていただく中で特に印象的だったのは、「短期間で大変スムーズに導入された」点です。京浜急行電鉄様においては、電子化が決定した後の様々なご対応が非常に速く、また、京急システム様においても、京急グループ様を支えるIT専門企業ならではの深い知見のもと、大変スムーズな導入を実現されていました。

ちなみに、NECでは「DocuSign」の自社利用や外販を行なっていますが、本プロジェクトでは、私どもが蓄積したノウハウを参考情報として提供させていただきました。この点も、スムーズな導入の一助になったのではないかと自負しております。

日本には紙文書を重んじる商習慣があるため、契約作業の電子化には、いろいろな障壁が立ち塞がることがあります。しかしNECには、一足早く電子化に取り組んでいるからこそ提供できる豊富なノウハウがございます。電子契約に興味を持つ企業様や団体様には、ぜひお気軽にご相談いただきたいと思います。

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