アクションプランに基づき、部門横断のプロジェクトチーム発足

富山県様は、2021年に「DX・働き方改革推進基本方針及びアクションプラン2021」を策定、DXを推進して庁内業務を効率化して県民サービスを充実させる「スマート県庁推進プロジェクト」を推進すると公表しました。同プランには、電子契約の推進も明記されており、これを受けて各所管で電子契約導入に向けた検討がはじまりました。

「紙の契約書は、郵送でやり取りしなければならず時間がかかることに加え、コロナ禍でテレワークが推奨されていたにもかかわらず押印だけのために出勤しなければならないなど、多くの課題がありました」。このように当時を振り返るのは、知事政策局デジタル化推進室の五十嵐佳美氏です。

シェアナンバーワンの実績を評価しクラウドサイン導入を決定

「勉強会の成果を受け、次のステップとして実際に電子契約を用いた実証実験を行いたいと考え、電子契約に知見のあるNECに相談しました」と五十嵐氏。

NECはクラウドサインのデジタルガバメント支援パートナーとして自治体向け提案を多く実施していることから、サービス提供元である弁護士ドットコムと連携し「クラウドサイン for Government」を活用した実証実験環境を富山県様に提供しました。

実証実験は庁内、事業者様での2段階で実施。第1段階は、デジタル化推進室でアップロードした契約書を総務課で承認するフローを庁内でテストしました。第2段階では、事業者様の協力を得て、通常の契約書と同様のフローで擬似的に電子契約の締結を行いました。

「初めて電子契約を利用しましたが、アップロードだけで簡単に登録でき、操作は簡単だと感じました。実証実験では、もう一社の電子契約サービスも検証しましたが、『自社で使っていないサービスは利用できない』と取引先から言われることもあると先行自治体からアドバイスをいただき、検討を重ねた結果、より多くの取引先に安心感をもって利用してもらえるよう、シェアナンバーワンのクラウドサインを選びました」（五十嵐氏）

クラウドサインの導入を決めた後、県内の事業者様に電子契約に関する説明会を開催、知事政策局デジタル化推進室の小森秀一氏は次のように語ります。

「多くの事業者様にご参加いただきましたが、『紙でなければ困る』『操作が難しそう』といった声はなく、参加者アンケートの結果も『わかりやすかった』『概ね理解できた』との回答が8割を占め、安心して導入できると感じました」

2022年10月からクラウドサインの利用を開始、一斉切り替えではなく、移行が容易な業務から徐々に拡大する方針を採用しました。

「特殊な知事印が必要な出先機関や長期契約が必要な業務など、すぐ電子契約へ切り替えられないものもあるので、混乱が起きないよう順次移行するよう庁内に周知しました」（五十嵐氏）

「とても操作性が良く直感的に使えるため、全庁的な導入研修やトレーニングなどは行いませんでした。操作画面上にはチャットボットや電話窓口の案内も用意され、そこに質問すれば回答を得られるので、庁内の運用担当の負担も軽減されています。また、弁護士ドットコムのサポート体制も手厚く、運用面でもシステム面でも困った際にすぐに相談できるので、安心して運用できます」と電子契約の運用を担当する小森氏は話します。

富山県様は高い決断力で短期間に実証実験から導入まで進められたことが、大変印象的でした。NECの強みは、電子契約の実践企業として多様なノウハウを保有している点です。今後はこれを生かしてさらなる県内の電子契約普及をお手伝いしたいと考えております。また、他自治体、民間企業においてもNECとして電子契約普及を進め日本全体のDXに貢献していきます。