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セキュリティを考慮したグループウェア機能
今なお、「携帯するノートＰＣを紛失したが、お客様の個人情報が記録されていた」とか、「社員がシステムから個人情報をダウンロードして外部に持ち出した」などの情報漏えい事故や事件がニュースで取り上げられているのを耳にします。個人情報の流出事件の例では、個人への賠償を含めて直接・間接に莫大な経費がかかるだけでなく、企業の信用失墜など企業価値の低下を招き、企業経営全体にも影響を与えます。
そこで、重要な情報を保管・共有するグループウェアにも、情報の流出を防止するセキュリティが求められます。
StarOffice Xシリーズなら、グループウェアアプリケーションのそれぞれの機能の中で、セキュリティに考慮した機能を取り入れています。もちろん、それでセキュリティ対策として十分と言うわけではありませんが、日常業務に使うアプリケーションの中にセキュリティの基本的なルールを習慣として定着させる仕組みを取り込むことにより、全社員のセキュリティに対する意識を高め、全社的にセキュリティ対策のレベルを高め、最適化していくことで費用や工数を削減することが出来ます。
セキュリティを考慮したStarOffice Xシリーズのグループウェア機能の特長
- 「IDとパスワード管理」がきちんと行われる様に、パスワード管理機能により個々の利用者をサポートします。
- ポータル、メール、文書管理、電話帳などグループウェアとしてご提供している各機能は、ID管理（ディレクトリ）で一元管理されていますので、それぞれの機能を使うごとにログインし直す必要はありません。一人の人が持つIDの数を減らし、そのIDを利用者にしっかり管理してもらうことがIDの適正な運用の第一歩です。
- ID管理(ディレクトリ)は、会社組織を「組織」、「個人」、「グループ」、「サービス」の単位で表現し、「組織定義」、「役職定義」、「兼務定義」に対する権限を付与することで、日本固有の組織構造に容易に対応し、人事システムと高い親和性を確保します。アクセス権を「組織」や「役職」で設定することにより、人事異動の際にも自動的に異動した部署の権限が適用されますので、古いアクセス権がいつまでも残ることはありません。
- 「ついうっかりから生じる事故」を防ぐ機能を標準で取り入れています。
- メールの送信者が、属性に「機密」を選択することにより、誤って送付先を社外宛てに指定してしまった場合でも、発信が拒否され情報漏えいを防ぎます。
- 重要な情報は文書管理にアクセス権をつけて登録し、「文書ごとに付与されるURL」をメールに添付して送ることで、間違った人にメールを送付した場合でも、文書を見られることはありません。
- StarOffice Xシリーズでは、社内メールで相手が開封前の場合には、送付したメールの配信を取消すことができます。
- 文書管理では、「承認機能」や「版管理機能」を備えています。これにより、承認後に文書を公開することや、公開文書に誤りがあった場合に速やかに旧版に戻すなどの対応ができます。
文書ごとのURL活用による情報漏えい対策
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