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きめ細かいアクセス権設定などの特長を持つ文書管理
会社の仕事では、「地域や部署が違っても同じような業務を行っていることがよくあります。この様な繰り返しの部分の手間を削減して、知的生産性に係わる業務に取り組む時間を多くしていくことが、コストを削減して成果を生み出す近道です。
日常業務に不可欠な文書を共有し、活用することで業務の効率を向上させるには、次の点をクリアする文書管理が求められます。
- 他部門に蓄積されている文書を活用できる。
- 文書は見つけやすい状態で管理できる。
- 過去情報、最新情報と誰でもがわかるようにきちんと管理できる。
- 複数の人が共同で文書作成する場合、共有する文書やフォルダをスピーディに伝えられる。
- 蓄積されている文書を簡単に探し出せる。
StarOffice Xシリーズは、グループウェアをベースとして、Web2.0技術を取り入れたコラボレーティブウェアです。「文書管理によるファイル共有」や「メールによるコミュニケーション」が一体となって、「既にある文書の活用により、繰り返しの部分の手間を削減して、知的生産性に係わる業務に取り組む時間を多くしていく」ための利用環境をご提供します。また、内部統制、ISO9000,14000認証における文書管理の基盤としても活用いただけます。
StarOffice Xシリーズの文書管理の特長
- StarOffice Xシリーズの文書管理はWeb型のアプリケーションですので、イントラネットを経由してWebブラウザだけで必要な情報にアクセスすることができます。
- Windowsのフォルダ構造に似たイメージで、キャビネット・フォルダ・文書を分かり易く分類して保管します。
- 普段使い慣れているWindowsライクな操作性を提供し、ドラッグ＆ドロップによる簡単な操作で文書の登録が出来ます。また、「コピー」「切り取り」「貼り付け」で、登録した文書の移動や複写が簡単に出来ます。
- 文書／フォルダ単位の細かなアクセス権設定で文書を安全に管理します。
- 版管理機能を提供しますので、改版時に「承認記録を残す」「改定に問題があった場合速やかに一つ前の版に戻す」などができます。
- 文書管理に登録されている全てのフォルダや文書は、個別のURLで管理しています。このURLをメールに記載して連絡すれば、ワンクリックで目的の文書に到達することが出来ます。
- 文書管理内の文書を高速に全文検索する機能を標準組込機能として提供していて、タイトルや作成者等の文書属性での検索に加えて、文書の内容まで検索することができます。
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