飲食店を運営するにあたって、在庫管理は非常に重要です。在庫管理がルーズになっていると、食材ロスが発生し無駄なコストがかさみます。

また、傷んだ食材を使用した商品を提供すれば、食中毒などお客様の健康を損ねる事態になりかねません。さらに、社会的な批判にさらされ、お店の存続に関わる事態にも発展する場合もあります。

食材はそれぞれ保管方法や消費期限が違ったり、減り方がバラバラだったりするので、すべての食材を適切に管理するのは難しいとお悩みの飲食店経営者の方は多いはずです。

本記事では、飲食店の在庫管理の流れや在庫管理を実施するポイントなどを詳しく解説していきます。

最後まで読めば「在庫管理は何から始めればいい？」「在庫管理を徹底してコスト削減をするにはどうすれば？」といったお悩みが解消できるでしょう。

飲食店の在庫管理とは

飲食店の在庫管理とは、「商品や食材の在庫を把握し、仕入れ数が販売数に対し適切か確認する業務」です。

飲食店の在庫管理は「適正な食材の発注」や「食品事故の防止」のために行います。在庫を充分に確保しておけばニーズに合わせて商品を提供でき、在庫切れを防ぐことができます。

しかし、食材を多く発注しすぎると、消費期限までに使い切れずに廃棄が発生するでしょう。

また、ずさんな管理状況では、誤って傷んだ食材を使った料理を提供してしまうかもしれません。品質の悪い食材の使用は、食中毒などの食品事故に繋がります。

精密な在庫管理の実施は、お店のコストカットや売上確保、お客様の食の安全のために重要な業務です。

飲食店における在庫管理の重要性

飲食店の在庫管理は、以下の2つの点から非常に重要な業務といえます。

正しく在庫管理を行うことにより、確保すべき食材の適切な量と発注のタイミングを把握できます。

また、食材の消費期限や賞味期限を把握することで、食材の品質維持や食中毒防止といった衛生面での安全を守れるでしょう。

機会損失や食材ロス防止

適切な在庫管理により、最適な食材の発注量と発注のタイミングを把握でき、機会損失や食材ロスを防げます。

正しく在庫管理ができておらず食材の発注が少なすぎると、在庫切れが起こり商品を提供できなくなります。商品の売り逃しは本来得られたはずの売上を逃すだけでなく、お客様満足度を下げる結果になるでしょう。

反対に食材の発注しすぎも、店の利益に悪影響を与えます。使えなくなった食材はロスとして廃棄するため、無駄な仕入れ代や廃棄代などのコストがかかります。

また、食材を使い切るために、安い価格で商品を提供する場合もあるでしょう。食材の使い切りはロスを防げますが、安価での販売はときに原価割れを起こし、売れれば売れるほど赤字になるかもしれません。

このように適切な在庫管理は、コストを最小化して利益を最大化する役割があります。

品質低下や食中毒の防止

在庫管理は、確保している食材の増減の管理だけでなく、傷んだ食材や消費期限などの管理の役目もあります。

正しい在庫管理ができていないと、消費期限切れや劣化した食材を使った商品をお客様に提供することになるかもしれません。劣化した食材を使用して味の落ちた商品を提供すると、店の評判を悪くする原因になるでしょう。

また、消費期限切れや劣化した食材の提供は、食中毒などの健康被害問題に発展する場合もあります。健康被害問題は、食品を提供する飲食店において致命的です。お客様への保証に費用がかかるだけでなく、お店の信用を落とすため運営の存続が難しくなる恐れもあります。

適正な在庫管理は、お店の信用とお客様の健康の安全を守っているといえるでしょう。

在庫管理の流れ

具体的な在庫管理の流れは、大きく次の3ステップです。

いい在庫管理をするには、適正在庫を維持することが大切です。適正在庫とは、「在庫切れを起こさない程度に最小限に抑えた在庫量」をいいます。

3つの流れを定期的かつ確実に実施し、適正在庫をキープできるようにしましょう。

在庫状況を把握する

まず大切なのは、お店の在庫状況を把握することです。入荷した食材の量や使用した量、残っている量など、在庫の増減を記録して在庫量を把握できるようにしましょう。

また、飲食店の在庫管理では、「シェルライフ」と「ホールディングタイム」への意識も重要です。

シェルライフを過ぎた食材使った商品を提供すると、食中毒などの健康被害を引き起こす恐れがあります。

一方、ホールディングタイムを過ぎた製品は、人体への悪影響こそ少ないものの品質や風味が劣化しており、やはり商品として提供できません。

シェルライフを過ぎた食材やホールディングタイムを過ぎた製品は、在庫の価値を失うため残存量から除外する必要があります。

仕入れ量を決定する

在庫状況が把握できたら、適正な仕入れ量を決めます。飲食店で扱う食材や製品には期限があるため、仕入れのタイミングが重要です。

サラダに使う野菜や刺身など生で提供する物は、できるだけその日のうちに使い切れる量だけ確保するようにしましょう。

また、定期的に仕入れをする食材の仕入れ量は、1日あたりの利用量や在庫状況、商品が届くまでのリードタイムから予測します。

ただし、来店客は以下のような条件で変化するので、注意が必要です。

たとえば、同じ木曜日でも真夏と真冬では、売れる商品は異なります。またクリスマスなどのイベントが重なっているときは、来店者数が多くなる可能性もあるでしょう。前年の売上数や仕入れ量を参考にすると、適正な仕入れ量を予測しやすいです。

開店したばかりで過去の実績がない場合は、経営状況を考慮した上でロスを極力出さずに機会損失になる可能性があることを覚悟するか、ロスが生まれるリスクを取り、売り上げを最大限伸ばす方針にするのかを考えましょう。

一般的には、多少の食材ロスを覚悟したうえで予測量から2割程度多めに発注することが安全策としておすすめです。

棚卸を実施する

棚卸とは、定期的に正確な在庫量や品質をチェックする業務です。棚卸しの方法は以下の通りです。

帳簿上で在庫チェックをしているとはいえ、廃棄の記載漏れなどで実在庫とデータが一致しない場合があります。

在庫数が正確でないと、正確な原価率やロス率が把握できません。原価率やロス率は、お店の利益に影響するので、帳簿と実在庫数にズレがある場合は正しい数に修正します。

また、棚卸では食材の品質や保管状況を確認しましょう。

たとえば、ホールディングタイムが1ヶ月後の製品になかに、数日で廃棄すべき製品がまぎれているなど、同じ製品で期限に大きな差がある場合は適正な在庫管理ができていません。

冷蔵保存の食材が常温で保管されている状態は、保管方法や衛生状態に問題があります。

棚卸は、店の在庫量や保管方法、衛生面を総確認の機会です。できるだけ多くのスタッフとともに取り組み、在庫管理の重要性を理解してもらいましょう。

スタッフ一人ひとりの在庫への意識が高まれば、食材ロスの軽減や在庫管理の適正化が図れます。

飲食店での在庫管理のポイント

ここでは、飲食店で効果の精度の高い在庫管理を行うために、5つのポイントをご紹介します。

飲食店では、多くのスタッフが在庫管理に関わります。

どんなに食材の鮮度や保管方法に気を配っていても、一人ひとりのスタッフの基準ややり方が異なっていると、在庫管理はうまくいきません。

また、売上数や売上高などを分析して、在庫管理を最適化することも重要です。最適な在庫管理は、利益の最大化に繋がります。

管理方法をマニュアル化する

在庫管理は、多くのスタッフが関わる業務です。マニュアルで手順を明確化してスタッフに共通認識を持たせるようにすると、在庫管理を正確で効率的に実施できます。

マニュアルに示しておきたい内容には以下のようなものがあります。

マニュアルには、各スタッフの役割や責任の所在も明記するのも重要です。

たとえば、食材の在庫確認を「遅番出勤のキッチンスタッフがラストオーダー後に在庫チェック表に記入する」と明確にしておけば、スタッフに責任感がうまれ、在庫切れや廃棄漏れといったミスが生じにくくなります。

日付を必ず記入する

正確な在庫管理をするためには、食材が納品されてきたら保管する袋や容器などに日付を記入して誰が見てもわかるようにしておきましょう。

たとえば、どの食材にも賞味期限や消費期限といった「廃棄する日付」を記入しておき、日付が早いものから使用すれば、廃棄ロスを削減できます。

また、日付が過ぎた食材はすぐに廃棄できるので、食中毒などの健康被害問題を回避できます。

食材の管理に気をつける

食材の管理方法の工夫は、在庫確認を効率化や食材の衛生環境の維持、お客様の健康被害防止に不可欠です。

これらに気をつけることで最適な在庫管理を行うことができるでしょう。

賞味期限を管理する

在庫管理では、シェルライフとホールディングタイムの確認が大切です。

日々の在庫確認では、シェルライフやホールディングタイムを確認し、期限を超えたものは速やかに廃棄します。しかし、毎日保管されているすべての食材に目を通し、廃棄するのは難しいでしょう。

確実なシェルライフやホールディングタイムをチェックするために、商品や食材により1週間から1ヶ月ごとなど決まったスパンで棚卸を実施することが大切です。

棚卸を実施すれば、廃棄漏れしている食材の処理はもちろん、食材の劣化や保管の衛生状況が目視で確認できます。

先入れ先出しを意識する

先入れ先出しとは、「仕入れた日付が古い食材から先に使用する」という意味です。

仕入れた日の古い順番に食材を使用していけば、食材の鮮度を維持するのと同時に食材ロスを回避できます。

先入れ先出しを効率的に行うには、食材の保管方法にも工夫が必要です。先入れ先出しの手順は以下の通りです。

たとえば、8月1日に納品された食材Aが保管場所にあるとしましょう。8月15日に新しく食材Aが納品された場合、8月1日納品分の後ろに8月15日納品分を入れるようにすれば、先に使用するべき食材が一目でわかります。

また、食材が入荷したら速やかに入庫できるように、保管している食材には日付を記入しておきましょう。

食材は分けて保管する

在庫は、常温や冷凍、冷蔵など食材それぞれに適した方法で保管する必要があります。

そのほか、肉や野菜、果物など食材の種類ごとに保管場所を固定して、管理するようにしましょう。食材の保管場所を決めておくと、在庫量や賞味期限などがわかりやすくなり、過剰な発注や廃棄漏れといったヒューマンエラーを防げます。

また、肉や魚のドリップや野菜に付いている土、生卵の殻などは、ほかの食材を汚染してしまう可能性があるため注意が必要です。シェルライフやホールディングタイムは、適切な状態で保管した場合の期日なので、食材が汚れていると期日内でも品質に悪影響が出る場合があります。

食材が汚染によって傷んだり腐敗したりすると、調理に使えません。さらに細菌やウィルスが繁殖した状態の食材は、食中毒などの健康被害を引き起こします。専用の容器やタッパーなどを用意して保管し、ほかの食材と直接触れないようにしましょう。

在庫管理表を作成する

在庫は担当者が目視で確認しているだけでは、意味がありません。在庫状況をお店全体で共通認識するため、商品ごとに在庫管理表を作成しましょう。

在庫管理表があれば、現在の在庫数や入荷日がわかるため、無駄な発注を防げます。また、在庫管理表では、在庫食材のシェルライフとホールディングタイムが確認可能です。期日をきちんと書いておけば保管場所をわざわざ見なくても、早めに使い切らなくてはいけない食材や廃棄すべき食材がわかります。

つまり在庫管理表を使用した正しい在庫状況を把握は、食材ロスや余計な手間による無駄なコストが削減されお店の利益を上げることに繋がるのです。

在庫管理から売上分析に活用する

在庫管理は、現在の在庫を把握するだけでなく今後の在庫の動きを分析・予測するときにも役立ちます。

分析をする方法は、ABC分析や在庫回転率、交差比率といった方法です。

たとえば、在庫管理でABC分析をする場合、食材の使用数や売上などのデータをもとに、発注や在庫確認の優先度を明らかにできます。

在庫確認の優先度がわかれば、在庫管理が効率化できるでしょう。また、無駄な在庫を抱えなくて済むため、食材ロスでかかるコストを削減可能です。

在庫管理をするための方法

適切な在庫管理をするための方法は、3つあります。

ここでは、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

手書き

日付や品名、入荷数、使用数、在庫数などを手書きで在庫管理表に書き入れるスタイルが、「一番慣れていて使いやすい」という人もいらっしゃいます。

手書きの在庫管理表は、安く作ることができるうえに、ルールを決めさえすれば、難しい機械の操作もなく、誰でも記入可能です。

一方で手書きの在庫管理は、計算間違いや書き間違いがあってもミスを見つけられない恐れがあります。

また、紙をファイルやノートにまとめて保管しているので、紛失のリスクもあるでしょう。在庫管理表は紛失してしまうと、在庫数の把握や正確な分析が難しくなります。

さらに手書きの場合、誰かが記入しなければ、情報が更新されません。情報が最新に更新されていなければ、発注のタイミングや発注数にズレが生じてしまいます。

エクセルなどの表計算ソフト

エクセルなどの表計算ソフトを使って、在庫管理をしているお店は多いでしょう。

在庫管理表を自作するには関数などの知識が必要です。しかし、Web上には、あらかじめ計算式や項目などが入っている無料のテンプレートがあるので、これらをダウンロードすれば気軽に運用できます。

また、紙とは異なりパソコンでデータ管理をするので、紛失のリスクが低いのもメリットです。クラウド上に保管しておけば、複数のパソコンから確認もできます。

しかし、エクセルの場合も基本的なデータの入力は手入力での更新なので、リアルタイムでの在庫確認は難しいです。

操作ミスによりデータが消えてしまったり、せっかく更新したにも関わらず最新版のファイルでなく二度手間になったりすることもあります。また、間違った情報に気づかずに情報が更新され、棚卸のときに在庫管理表と実在庫に大きな差ができてしまうなどのリスクもああります。

さらに、管理できるデータ量に限界があります。データ量が多くなると、計算に時間がかかったりフリーズしたりするため、かえって在庫確認に手間がかかるでしょう。

在庫管理システム

在庫管理システムを活用するメリットは、在庫管理全体を効率化できることです。

紙やエクセルでの在庫管理には「リアルタイムの情報更新ができない」という問題がありました。しかし、在庫管理システムは、食材のバーコードを読み取るだけで在庫の入出庫数をリアルタイムで把握できるので、在庫管理の時間を設ける必要がありません。つまり、いつでも最新の在庫状況が確認可能になります。

また、在庫管理システムには、過去の入出庫データが組み込まれており、簡単にデータを呼び出せます。過去の販売実績や仕入れ、来客数、客層などから予測を立てた仕入れをすれば、無駄な在庫を抱えたり、欠品で機会損失をしたりすることは格段に減るでしょう。

ただし、在庫管理システムは、導入に費用がかかるのがデメリットです。導入工事が必要なシステムもあり、運用できるまでに数ヶ月かかってしまうケースもあります。

契約前に各社のシステムを比較検討し、お店に合ったシステムを見つけましょう。

飲食店では在庫管理を徹底し無駄をなくしましょう（まとめ）

飲食店では精度の高い在庫管理を実施することで、食材ロスや機会損失、食中毒などの防止ができます。

精度の高い在庫管理をするためには、管理方法をマニュアル化してスタッフに浸透させたり、在庫管理のデータから発注の優先度を分析したりすることが重要です。

しかし、どんなに在庫管理の精度を上げる努力をしても、紙やエクセルなどの在庫管理表を用いて在庫管理をしていては、記入ミスや在庫の誤発注といったヒューマンエラーを回避するのは難しいでしょう。

無駄なコストや手間を省いて精度の高い在庫管理を実施するなら、在庫管理システムの導入をおすすめします。

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