「シフト表を作る時間がかかり過ぎて大変」「人の割り当てが上手くいかない」「もっと見やすいシフト表を作りたい」など、シフト表作成についての悩みはありませんか？

シフト表は、日々の出勤情報である「誰が」「いつ」「何をするか」がひと目でわかるようにまとめた表です。表の作成には手書きのほか、エクセルなどの表計算ソフトを使う方法があります。

今回は、エクセルを使った見やすいシフト表の作成方法についてポイントを押さえながら解説します。

最後まで読み進めていただくことで、効率よく見やすいシフト表を作成することができるようになります。

シフト表とは

シフト表とは、複数の従業員を抱えてお店を運営するとき、「誰が」「いつ」働くのかをわかりやすく表にまとめた勤怠管理のツールです。

シフト表を作っておけば、店長は「お客様に迷惑が掛からないよう人員は足りているか」「労働基準法に沿った勤務体系になっているか」などの判断がすぐにできますし、従業員は自分の勤務予定を簡単に確認できます。

また、勤怠管理がしっかりされていれば、業務の効率化や人件費の削減だけでなく、従業員の不満解消など、結果として従業員の離職を防ぐことにもつながります。

シフト表に最低限必要な項目を次にあげてみました。

これ以外にも、独自に儲けている項目として「TODOリスト」や「健康・衛生管理表」「業務ポジション」などを追加する場合もあります。

シフト表の種類

シフト表には、適切な用途に合わせていくつかの種類があります。

代表的なものとして「タイムシフト」「週間シフト」「月間シフト」があり、それに加えて従業員の休みを管理する「休暇管理シフト」などもあります。

それぞれに特徴があり、どのシフト表が最も使いやすいかは目的により異なります。自分のお店や確認したい情報にあったシフト表のタイプを選ぶことで、より効率的なシフト体制を整えることが可能です。

タイムシフト

タイムシフトは時間シフトとも呼ばれ、1日の営業時間において「誰が」「何時から何時の間」「何をしているのか」がひと目でわかるようになっています。

従業員の名前を縦軸とし、それぞれの勤務時間を横軸で表すのが一般的で、時間ごとの勤務人数や出勤時間、退勤時間がわかりやすい表です。

難点としては、タイムシフトは1日ごとに作成しなければならず、そのぶん手間がかかるという点です。

週間シフト

週間シフトとは、1週間ごとに従業員のシフトを管理する表で、「誰が」「何曜日」に働いているかを管理するのに適しています。

曜日ごとに何人がシフトに入っているのかを把握しやすく、従業員全員の名前が縦軸に一覧で並んでいるため、変更が出たときには臨機応変に対処できます。また、一人ひとりの一週間の勤務日数や、総勤務時間数の合計が把握しやすいので、労働基準法に違反していないかを簡単に管理できることがメリットです。

週間シフトでは出勤日だけでなく、勤務時間の記載も可能ですが、タイムシフトのように視覚的に時間別に何人の従業員が出勤しているのかを把握することはスペース的に難しくなります。

月間シフト

月間シフトは、1か月単位で従業員のシフトを管理する表で、就業時間のパターンが決まっている場合に使用します。

柔軟に勤務時間の管理はできませんが、勤務時間帯のパターンが決まっているでは、「A」「B」「C」や「早」「遅」など、記号や漢字を用いてシフトのパターンを記すことができます。

1ヶ月分のシフトをまとめて作成することができるため、月全体のシフト管理に適しています。また、シフト作成の業務に使う時間も減ることがメリットです。

休暇管理シフト

シフト管理において、従業員の出勤を管理することは重要ですが、同じくらい大切なのが休暇の管理です。

働き方改革の流れは世の中に浸透しており、従業員の休暇管理は法令順守の面で必要不可欠と言えるでしょう。

たとえば、1週間の労働時間などの他にも、アルバイトやパートであっても勤務条件が一定の基準を満たしていれば、会社は有給休暇を与えなければならないと定められています。

また、従業員の休暇を管理しておけば、シフトの急な欠員の場合にも対処がしやすいので、休暇の管理はしっかりとしておきましょう。

シフト表を作る前に必要な準備

シフト表の作成は、「従業員それぞれの希望に沿ったシフトを組みたい」「業務を円滑にまわせるようなシフトにしたい」など、それぞれの思いを汲んだ調整が必要なため、店舗運営を管理する側にとって毎回頭を悩ませる作業のひとつです。

時間をかけずに、日々の店舗運営を円滑に回すためのシフト表を作成するためには、しっかりとした下準備をしておきましょう。

従業員の雇用条件の把握

最初に必要な準備として、従業員の雇用条件の把握から始めます。

正社員や契約社員などフルタイム勤務、一週間の出勤日数が決まっている従業員と、パートアルバイトのように働く時間数や日数は決まっていない雇用条件の従業員に分かれています。

さらに、雇用条件として記載されていない可能性もありますが、採用時や正式な面談を通して、土日の勤務が不可であったり、事情があり出勤不可能な曜日や時間帯があったりする方もいらっしゃるかと思います。

また、学生アルバイトのテスト期間などシーズンによって全く出勤ができなくなる方や、小さな子どもがいる方への配慮など、各従業員の具体的な条件や特性を整理しておくことも大切です。

シフト希望だけをみて人員を配置すると、まだ業務に慣れていない新人スタッフだけでお店を回さなければならない事態が起き、売上の機会損失やお客様からのクレームなどにつながりかねません。

各従業員の雇用条件や勤務希望等を知ることは、従業員が働きやすい環境を作るうえでも必要な作業です。

各曜日や時間帯、役割の必要人員数の把握

次に、シフトを組む前に、予想される売上から曜日や時間帯による必要人員数を割り出す作業を進めておきます。

飲食店などのサービス業では、曜日や時間帯により、お客様の来店数は大きく変動し、それに伴い必要な従業員の数も変わってきます。

月や季節、今までの実績などから割り出したモデルシフトを準備しておくと安心ですが、その際は熟練したスタッフや中堅スタッフ・新人などの配置バランスに気を付けます。

特にイベントやキャンペーンなどを開催する場合は、多めに従業員を配置するなど臨機応変に対応ことも忘れないようにしましょう。

シフト表を作る手段とそれぞれのメリット・デメリット

シフト表は、飲食店のようにパートやアルバイトの従業員を含めて複数人で店舗運営をする場合には欠かせないものです。

ここからは、シフト表を作成するための各方法について具体的に説明していきます。シフト表は「手書き」「表計算ソフト」「シフト管理システム」などで作成可能です。

それぞれにメリット・デメリットがありますので、自分にあった方法を選びましょう。

手書きで作成

手書きのシフト表は、紙と筆記用具があれば誰でも下記の手順で簡単に作成できます。

手書きで作成する場合は、作業内容が煩雑にならないよう気を付けることが大切です。

紙と筆記用具さえあれば誰でも簡単に作れますから、従業員数が1～3名といった少人数のお店なら手軽にシフト表が作成できます。一度枠組みを作成したら、その状態でコピーを印刷しておくことで、2回目以降は手順1.2を省略することができます。

パソコンに不慣れな人でも簡単に作成できるといったメリットがある一方、手書きのシフト表作成には手間がかかる、ミスをチェックするシステムがないなどといったデメリットも存在します。

たとえば、月間シフトを作成する場合、30日分のシフト枠をすべて手書きで記入するのは結構な時間がかかる作業です。

また、シフト作成は途中で変更や修正が必要になることも多く、その都度消しゴムや修正液をつかって書き直したり、項目枠の追加などにも対応したりと、なかなか効率よく作業が進められません。

ほかにも手書きの場合はミスをチェックする機能がないため、単純なミスや無理な人員配置などを見落としやすい傾向があります。

エクセルなどの表計算ソフトを活用する

手書きよりも効率的にシフト表を作る手段として、エクセルなどの表計算ソフトを使う方法があります。下記の手順でシフト表を作成すると効率的に作業を進めることができます。

エクセルなどの表計算ソフトは、自動で計算してくれる機能がついており、勤務時間の集計や出勤率などのデータ管理がスムーズに行えます。

また、エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは、ほとんどのPCに初めからインストールされていたり、インターネット上から無料でダウンロードして使うことができたりするので、初期費用をかけずに表の作成が可能です。

しかし、エクセルで使いやすいシフト表を作成するには、表計算に必要な操作方法や関数を理解していなければならず、慣れない人にとっては表の作成時間に相当な時間と労力をかけなければならない上に、見やすい表にすることが難しく感じる方もいらっしゃるでしょう。

ほかにも、エクセルで作成したシフト表は、作った本人しか関数を理解していない、いわゆる属人化を招きやすいというデメリットがあります。

シフト表の無料テンプレートを活用する

エクセルなどの表計算ソフトには、関数の知識がなくてもシフト表を作成できるテンプレートが多数そろっています。シフト表のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトも複数あります。

「タイムシフト」「週間シフト」「月間シフト」「休暇管理シフト」など、自分のお店の形態にあったテンプレートを選ぶことができ、豊富なテンプレートから自身の店舗に合ったテンプレートを見つけられるでしょう。

テンプレートには必要な枠や項目、そして関数が入力されているので、氏名や時間を入力するだけで簡単に作成できるのは大きなメリットです。

ただし、より使いやすくレイアウトや項目を変更するためには、ツールの操作や関数を使いこなす必要があるため、カスタマイズするにはある程度知識のある人がカスタマイズするようにしましょう。

シフト管理システムを活用する

誰でも簡単にシフト表を作るためには、シフト管理システムを活用する方法があります。

シフト管理システムとは、従業員の希望シフト提出から一元管理、集計データをもとにしたシフト表作成まで、自動で行ってくれるシステムです。シフト表作成に必要な機能がそろっており、パソコンに慣れていない人や今までシフト管理に時間がかかっていた人でも素早く適切なシフトが組めます。

いままでシフト表作成にかかっていた時間を短縮することで、業務の効率化や従業員の労働環境改善に役立つツールとなっています。

デメリットとしては、導入費用や月額費用などコストがかかる点、システムによっては自由にカスタマイズできない点などが考えられます。

シフト表の作成手順

シフト表は、お店を滞りなく運営していくうえで大切なツールです。お店によって必要な項目は異なりますが、基本を押さえておくと作業がやりやすくなります。

ここではシフト表の作り方について説明していきましょう。

シフト表のひな形の作成

まず、シフト表のフォーマットを作成しなければなりませんが、その前にモデルシフトを立てておくことをおすすめします。

モデルシフトとは、シフトを作成するうえで基本となるシフトパターンのことです。曜日や時間帯に応じてどのくらいの人員が必要なのかを、あらかじめ把握しておくことで、実際のシフトを組む時の目安となります。

実際に作成するフォーマットは、お店にあったものを選ぶことが大切です。すでに紹介しました「タイムシフト」「週間シフト」「月間シフト」「休暇管理シフト」など、シフト表には種類があるので、目的にあったフォーマットを準備しましょう。

使いやすいシフト表とは、従業員の目線と店長など管理者の目線の両方を兼ね備えた表です。ひとつのフォーマットでさまざまなデータを表示できるようにすると、より使いやすいものになるでしょう。

シフト作成ルールと作業スケジュールを決める

シフト表を作成するためには、作業スケジュールを立てて実行に移す必要があります。

ここでいう作業スケジュールとは、従業員に配布したシフト希望の提出締め切り日や、できあがったシフト表の提示日・配布日を踏まえた計画のことで、この作業スケジュールを従業員と共有し守ってもらうことが大切です。

最低限必要なシフト作成ルールとして、下記のようなものが考えられます。

大切なことは、従業員にシフト作成ルールを守ってもらうことで、その理由についても丁寧に説明する必要性があります。

従業員全員がルールを守ることで公平性が保たれ、気持ちよく働ける環境づくりにつながるからです。

従業員からシフト希望を収集しシフトを作成する

次に、従業員から集めたシフト希望に基づいて、シフト表の作成に入ります。

あらかじめ伝えてあった提出日までにシフト希望を回収しますが、締め切り日にまだ提出していない従業員がいた場合は提出を促すようにします。

次に集めたシフト希望をシフト表に当てはめていきますが、その際のポイントをいくつか述べておきます。

シフトの割り当ては、店舗運営が円滑に回ることと、各従業員の公平性を可能な限り保って行わなければなりません。同じ従業員の遅番出勤が続いたり、土日出勤が偏ったりしていないかをシフト作成後に確認することも必要です。

シフトを公開し最終調整をする

シフト表の公開は、なるべく早めにすることが大切です。

シフトの公開が遅れてしまうと、従業員のプライベートの予定が立てられずに従業員から不満が出やすくなり、結果としてモチベーションの低下を招いてしまいます。

提出してもらったシフト希望で、全ての日程に人員の不足がなく調整できれば良いのですが、どうしても欠員が出てしまう日にちもでてくることでしょう。

早くシフトを公開することで、欠員を埋める時間ができるため、結果的に責任者の負担も軽くなります。

エクセルで見やすいシフト表を作るポイント

表計算ソフトのエクセルは多くのPCに初めから入っており、導入コストをかけることなく作成できるメリットがあります。

また、無料で利用できるテンプレートも数多くあり、関数の知識がなくても一通りのシフト表を作ることが可能です。

ここでは、テンプレートを使わずにエクセルでシフト表を作る際に押さえておきたいポイントを3つあげておきます。

これらの点を抑えておくことで、業務効率のよいシフト表を作成することができます。

関数を活用して様々な項目をまとめる

エクセル関数を理解してれば、より多くの関数を活用して便利なシフト表を作成できます。

たとえば、従業員別の月間出勤日数や総実労働時間、1日ごとの出勤人数などの集計を簡単におこなうことができます。

これらの関数を活用することができると、計算する時間を省くことができ、必要な情報が見やすくなり、作業の効率化に繋がります。

枠の大きさや色分けで視認性を高める

シフト表は、ひと目見てわかりやすいことが求められます。そのためには枠の大きさや文字色を変えたり、セルに色をつけたりして、視認性を高めることが重要です。

名前と日付の枠を大きくすると、「いつ」「誰が」シフトに入っているのかがわかりやすくなりますし、「休みは赤」「夜番は黒」など、文字や背景の色を変えてメリハリをつけるとより視認性が高まります。

プリントアウトすることを考えて作成する（文字の大きさ、色分けなど）

シフト表をデータで周知する店舗も増えていますが、各従業員に紙で渡したり、作成したシフト表をプリントアウトして、スタッフルームなどに貼り出したりしているお店も数多くあります。

プリントアウトしたときに文字が小さく見えづらかったり、文字が多すぎたりすると、従業員が出勤日や出勤時間を間違えてしまうことが発生しやすくなります。

シフト表作成の際は、プリントアウトすることを考えた、文字の大きさや枠に対しての文字数、色使い（意味を持った色使い、色の濃さ）などを工夫することも大切です。

エクセルでシフト表を自動作成する手順

ここからは、エクセル関数を使ってシフト表を自動作成する手順について説明します。

エクセルは多くの機能を使えるソフトのため、うまく活用すれば自動化できる部分が多くあります。基本的なシフト表の作成に役立つ方法をいくつか紹介します。

日付と曜日の作成に関数を使う

シフト表には日付の入力が不可欠ですが、エクセルではDATE関数を使うと日付の入力を自動化することができます。

＜日付入力のDATE関数（2024年6月のシフト表作成の場合）＞

次に曜日の入力を自動化できるWEEKDAY関数の解説をします。

＜曜日入力のWEEKDAY関数＞

日付や曜日が自動的に入力されれば、手入力による操作を省略でき、効率が大きく上がります。

人別の出勤日数や日別の出勤人数の計算に関数を使う

続いて、COUNTA関数を使い、従業員ごとの出勤日数の集計を自動化させます。

COUNTA関数は、「範囲に含まれる空白ではないセルの個数を数える」関数で、出勤日のセルに「出勤」や「〇」などと記入している場合に有効です。

＜COUNTA関数＞

シフトが「早番」「昼番」「遅番」などの1日の中でも複数の出勤パターンがある場合の集計は、COUNTIF関数を使います。

COUNTIF関数は、「選択範囲の中から検索条件に一致するセルの個数を数える」関数です。COUNTIF関数を使えば、1日の時間帯ごとの従業員数が何人ずついるかを集計したり、各従業員における1か月の休暇日数を計算したりすることが簡単に自動化できます。

＜COUNTIF関数＞

これらの自動集計の関数を用いることで、ミスを防ぎながら効率を上げることができます。

出勤区分を選択式にする

「早番」「遅番」「公休」など出勤区分がいくつかある場合、プルダウンリストを作成しておくと、選択するだけでセルへ自動入力することができます。

プルダウンリストとは、入力したいセルを選択した際に、あらかじめ設定した候補が表示され、そこから任意の項目を選ぶことができる機能です。

＜プルダウンの設定＞

プルダウンリストを作成することにより、表記揺れによる集計ミスや確認ミスを防ぐことができます。

入力した内容に連動して色が変わるように設定する

シフト表の視認性を高めるには、文字色やセルの色を変えるということを紹介しましたが、エクセルには入力した文字に連動して色が変わるようにできる設定があります。

具体的には、土日と入力された列の背景色を変えたり、シフトが休みの日には「休」の文字を赤色に変更したりするなどの使い方をすると、自動でシフト表が見やすくなります。

＜条件付き書式を使った色分け＞

セルの背景色を自動的に変更できるよう設定しておけば、入力ミスにも気づきやすくなります。

シフト表は効率的に作成できるように工夫をしましょう（まとめ）

シフト表の作成を効率化することにより、適切な人員配置が可能になります。

本記事を参考にしていただき、自店の現状やシフト表作成者のスキルに合わせて最適な方法を選んでください。

また、適切な人員配置を行うことで店舗運営を効率化させることもできますが、さらに業務効率を大きく上げるためには、設備を充実させることも大切です。

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