150件以上のプロジェクトに携わったエキスパートが語るOffice 365導入のポイント

国内外での競争力を高める施策として「ワークスタイル変革」に取り組む企業が増えている。時と場所を選ばないコミュニケーションを実現し、社員の働き方を変えることで、生産性の向上やワークライフバランスの適正化を図ることができるほか、多様な雇用・就労形態に対応でき、人材の有効活用も可能になる。しかし、プロジェクトが徒労に終わることも少なくないようだ。

油断禁物！　多くの企業がはまった落とし穴の数々

典型的な失敗例の一つが、せっかく導入した仕組みが使われないというケースだ。これは、IT部門が現場の意見に耳を傾けなかったことが主な原因と考えられる。反対に、全員の意見を聞いたところ、職種や立場ごとに意見が異なり、収拾がつかなくなったという声も聞く。また、メリットを定量的に示しづらいため、稟議が通らず、最初の一歩目でつまずいてしまう場合もあるようだ。

では、どうしてこうした事態に陥るのか。原因の一端はワークスタイル変革プロジェクトの特異性にある。

例えば、業務システムの導入プロジェクトは、すでに長年にわたって構築してきた業務プロセスや既存のシステムがあり、必要な機能要件が明確になっていることがほとんどだ。したがって、システムの完成形もイメージしやすく、合意を形成しやすいし、費用対効果も把握しやすい。

一方、ワークスタイル変革は、これまで社内になかった仕組みを導入し、まったく新しい働き方を模索し、実現していかなくてはならない。単にツールを増やせばよいと勘違いし、電話やメールに加え、IM（インスタントメッセージ）やWeb会議などを導入するだけでは、ユーザー部門は、それで「自分の仕事がどう変わるのか」をいまいち理解しづらい。場合によっては、現状を変えたくない“反対勢力”の強力な反発に直面することになる。

このように、ワークスタイル変革には、特有の課題が多く、それをクリアするには経験に基づく高度なノウハウが求められる。そこで今回は、3年間で約150件ものワークスタイル変革に携わってきた2人のエキスパートの経験を基に、陥りやすい落とし穴と、それを避け、プロジェクトを成功に導くための秘訣を考察していく。

「鬼に金棒」となる変革のキーパーソンは誰？

ユーザーへの課金が新スタイルの定着を阻むことも

「システムの構築・展開」フェーズでは、ネットワークに注意したい。

例えば、ワークスタイル変革の中核ソリューションと位置付けられることが多いマイクロソフトの「Microsoft Office 365」は、インターネット経由で使うことが前提のクラウドサービス。多数の社員が一度にアクセスした場合、現状のままで安定稼働を担保できるのか、事前の検証が必要となる。

現場の意見を吸い上げることも大切だ。内勤の社員ならオフィスの利用環境を整備するだけでよいが、外出の多い営業部門の場合はリモートアクセス環境の整備が不可欠。機密性の高い情報を扱う企画・設計部門は、誤送信防止や暗号化など、データの種別に応じた対策も必要になる（図3）。国外のユーザーとデータを共有する場合、サーバに図面や文書を置いているだけでも外為法上の輸出管理規制に抵触する可能性があるため、普段、どんなデータを扱っているのかを正確に把握しておきたい。当然、自らオンプレミスでシステム構築する場合には、サーバをどこの国に設置するかが重要な検討事項になる。

「とはいえ、ワークスタイル変革プロジェクトにおいては、システム変更を避けて通るのは困難。ユーザーのツール環境や関連する周辺のシステム環境にも少なからず影響を与える。それを前提に、移行／展開方法に柔軟性を持たせておくことが重要です」（小菅）。例えば、顧客への影響が懸念される営業部門は展開を最後に行うなど、リスクを踏まえた導入展開を考える必要がある。

最後に、二人が最も重要だと口を揃えるのが「定着化」のフェーズである。どんなに優れた仕組みができても、使われなければ“宝の持ち腐れ”となる。「全員で利用しなければ、まったく意味のないシステムもあります。その典型がスケジューラやWeb会議ツール、情報共有ポータルなど。使わない人が一定数いたら、『共有』という考え方そのものが崩れてしまいます」(横山)。

そのため、利用を定着させるには、ルール作りとその徹底が肝要となる。会議室予約や日報など、身近な業務からOffice 365使用をルール化してしまい、まずは新しい環境に慣れてもらうという方法も定着のコツの一つだ。

ここでものをいうのが、冒頭で触れたプロジェクトメンバーの構成だ。経営層をプロジェクトオーナーにすれば、全体に“睨み”が利き、トップダウンでルールの徹底を図ることができる。アーリーアダプターの一員として経営層に名を連ねてもらうのも有効だ。経営層がすでに使いこなしているシステムであれば、社員も従わざるを得ない。

また、ソーシャルやポータルの機能を持つ「Microsoft SharePoint」を活用して社内SNSを立ち上げたが、ほとんど使われない、あるいは、ビジネス上の価値を生み出さない「おしゃべりの場」になってしまったというような落とし穴も耳にすることが多い。こうした問題も、運営方法にひと手間を加えることで、活発で有意義なコミュニティに変身させることが可能となる。

加えて、利用料が定着化を妨げる可能性があることにも注意が必要となる。

例えば、コミュニケーションツールの導入／運用コストを回収しようとしてユーザー部門を対象に社内課金した結果、「うちはいらない」とツールが行きわたらなければ本末転倒。「現場の理解を得られない進め方は絶対に避けるべきです」(小菅)。

経験豊富な陣容でプロジェクト全体をサポート

二人が披露してくれたノウハウは、業種業態を問わず、様々な企業のワークスタイル変革を支援してきたNECならではのもの。「ワークスタイル変革プロジェクトで大変なのはシステム構築ではなく、合意形成やルール作り、利用の定着化など。およそ8割の労力は、これらに割かれます」(小菅)。

しかし、何度もプロジェクトを経験している二人ならまだしも、一般企業の担当者が、数多く存在する落とし穴にはまらずに、ワークスタイル変革を進めるのは非常に困難。そこで、NECは、小菅、横山をはじめ、経験豊富な人材による厚みのある陣容で、コンサルティングから移行、導入・展開、定着化支援まで、プロジェクト全体をトータルにサポートしている。「様々な課題を予見し、最適な解決法を提案できます」(横山)。プロジェクト始動フェーズでは、顧客の想いを丹念にヒアリングして、真の目的を察知し、適用範囲や新しい業務プロセスの策定を支援したり、KPIや定量的な成果を盛り込んだ稟議書の作成までを支援するなど、非常に幅広い支援を行っている。

そもそもNEC自身が、マイクロソフトのソリューションを活用して、全世界のグループ約13万人向けのグローバル情報共有基盤「GISP（Global Information Sharing Platform）」を構築。大規模なワークスタイル変革を実践しているほか、日々のビジネスの中でマイクロソフトと緊密なリレーションシップを構築していることもあり、特にOffice 365を活用したプロジェクトでは、大いにその強みを発揮する。

グローバル化、モバイルデバイスの進展・普及など、現在のビジネス環境を考慮すると、もはやワークスタイル変革は、不可避の取り組みといえる。様々なリスクの発生が懸念されるが、NECのような心強いパートナーと共に、ぜひ困難なプロジェクトを成功に導いてほしい。