Teamsは、グループチャットやオンライン会議、ファイル共有などの機能を備えたコミュニケーション基盤。これらの機能をPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できる。似たようなツールはほかにもあるが、全社員が日常的に利用している「Microsoft Office」と親和性が高い点を評価してTeamsを選定したという。

2019年の4月から利用の準備を進め、5月のゴールデンウイーク明けから本格的な利用を開始している。コミュニケーション改革で大きな役割を果たしたのがチャットである。個人向けのSNSツールでグループチャットを利用している方ならご存じだと思うが、メールとは伝達内容が大きく変わる。メールの場合は、社内向けでも文頭には「○○様　お疲れ様です」、文末には「よろしくお願いします」といった“形式ばった”ビジネス文章が並ぶことが多い。しかしチャットでは口頭の会話と同じようになるので、こうした文言を付けなくなる。「いいね」ボタンを押したり、ステッカー（画像）を返信したりするだけでも、相手に自分の意思を伝えられる。電子メールよりもコミュニケーションの敷居が下がり、表現もカジュアルになることがグループチャットの大きな特徴だ。

ただし、導入当初は戸惑う社員もいた。榎本の発言に対して、「いいね」ボタンを押してもよいかを事前に確認する社員もいたという。確かに、NECのような組織では、一般の社員が役員に対して、求められてもいないのに返信することには心理的なハードルがあるだろう。

しかし、誰もがフラットにコミュニケーションをとれるような風土にしなければTeamsのようなツールが組織に根付くことはない。これについて、榎本は次のように語る。

「新しいツールは上の者が使わなければ組織内に広がることはありません。経営層が率先して情報を発信していくことで、徐々に日常的なコミュニケーション手段として根付いてくるでしょう」

マーケティング戦略本部でも、トップである榎本が積極的に情報発信・共有を実践したことで、ミドルマネジメントもメールからTeamsに軸足を徐々に移行。並行してTeams勉強会の開催やTipsの定期投稿、部門内の状況共有をTeamsに移行することで、今では部内のコミュニケーション手段として完全に根付いたという。利用開始から3カ月たった7月の時点で、コミュニケーション総数は導入時に比べて180％増となったという。「すぐに聞く・軽く伝える・感謝する・助けの手をのべるなど、メールではできなかった多様なやり取りをするようになり、部門内のコミュニケーションが深くなったと感じています」と原は説明する。

仕事の生産性も大きく向上している。情報の共有・活用の効率が飛躍的に高まったからだ。従来は、プロジェクトメンバーで情報を共有する際には、メーリングリストやCC（同報）機能でメールをやり取りしていた。文書ファイルをメールに添付している場合は、この管理は個人に任されていた。こうした環境では、メールのやり取りを追うだけでも長い時間を要する。自分が担当しているプロジェクトが1つだけならまだしも、複数のプロジェクトに参加していたら、情報を整理するのも骨が折れる作業となる。プロジェクトに新しいメンバーが参加した際にも、それまでの経緯やポイントを理解するのに一苦労してしまう。