そもそも電子契約って何？

電子契約の導入を検討する前に、まずは「そもそも電子契約とは何なのか？」「導入するとどんなメリットがあるのか？」について知っておくことが大切です。

電子契約をひと言でいうと？

電子契約とは、本来は「紙と印鑑」によって締結していた契約を電子的に行うもので、電子ファイルと電子サインやデジタル署名を使ってインターネットを介して契約を締結し、そのドキュメントを企業のサーバーやクラウドストレージに保管する方式のことです。

電子契約のメリット

電子契約導入には３つの大きなメリットがあります。

(1)コスト削減

(2)業務の効率化

(3)コンプライアンスの強化

電子証明書は必要？

電子契約には、「電子証明書」により署名者の本人性を担保する『デジタル署名』という方法があります。書面取引に置き換えると、電子証明書は印鑑証明書の役割を果たします。しかし『デジタル署名』は仕組みが複雑で、初めて電子契約を検討する時には敷居が高く感じられます。そこで仕組みを簡易化し、電子証明書を不要にして手軽に電子契約を利用できるようにした方式が『電子サイン』です。

『電子サイン』と『デジタル署名』の違いは？

■電子サイン
電子メールやパスワード、電話認証などの一般的な認証方式を使って署名者の本人性を証明します。
処理が完了した文書と監査証跡を関連付けた安全なプロセスで署名の証拠を示す仕組みが採用されています。
電子証明書取得などの事前準備も不要で、比較的導入がしやすく、適切な運用をすることで法的要件を満たすことができます。

■デジタル署名
第三機関である電子認証局により発行・検証される電子証明書によって署名者の本人性を証明し、公開鍵を用いた暗号化により各署名と文書を紐付けて署名の完全性を担保します。
電子署名法にも準拠しており、より高いセキュリティと証拠力が求められる取引に適しています。

『電子サイン』と『デジタル署名』の具体的な方法と役割

■電子サイン
タブレット・スマホ・PC等から、キーボードによるタイプやタッチデバイスによる自署サイン、印鑑イメージの貼り付けで行います。
書面での役割にたとえれば「認印」に相当し、本人確認は「履歴（ログ）」で行います。

■デジタル署名
公開暗号方式による電子証明書の付与で行います。
書面での役割にたとえれば「実印」に相当し、本人確認は「電子証明書」で行います。

電子契約をはじめる前の準備

電子契約を検討する時には、「電子化の対象となる契約と対象関係者」を把握しておく必要があります。社内規程の見直しも必要になるかもしれません。ここでは「対象とする契約」と「社内規程の整理」そして「メールアドレスの選び方」について説明いたします。

対象となる契約をどう決める？

電子契約に関する法的要件を満たすことで、ほぼどんな文書でも電子化することができます。しかし、一部法律で書面による締結が必須の文書、または書面の電子化に相手の承諾や希望が必要となる文書もあります。まずは導入しやすい文書（例: 見積書や納品書）から電子化することをおすすめします。不動産関連でも重要事項確認書、賃貸借契約についても電子化可能です。

社内規程見直しのポイントとは？

押印や署名に関わる社内規程がある場合、電子契約の導入によって内容の見直しが必要です。内容の変更が必要となる社内規程のうち、代表的なものは文書管理規程と印章管理規程です。文書の定義で電子データをどのように位置づけるか、電子データの保存場所についての記載、印章は電子印にするのか廃止するのか。このような内容を見直していきます。
電子契約サービスは、電子メールを利用して契約を締結するものが主流です。署名の際にどのメールアドレスを使用すべきかという点はもちろん、代表者以外の者が締結した場合の有効性、相手方が契約締結権限を持っていない無権代理についても考慮して、署名ワークフローを設定します。
注意したいのが、代表者がほかの使用者（一定以上の役職者など）に権限を委任して契約している署名の委任です。クラウド型の電子契約サービスについては、メール認証を基本としているため、代表者本人が契約を締結する場合はそれほど心配する必要はありません。しかし、代表者以外の者による契約の場合、契約締結権限の記載がある社内規程を整備する必要があります。

利用するメールアドレスの選び方は？

企業同士の契約締結等には、原則は「社用メールアドレス（会社ドメインが使われたメールアドレス）」を使います。「私用メールアドレス」はガバナンス上好ましくないのですが、個人の管理範囲が及ばなくなるような契約（雇用契約や賃貸借契約等）においては、私用メールアドレスを活用したほうが良いこともあります。
社内の複数人がアカウントを持ち送信・閲覧等ができる「共有メールアドレス」は属人的なボトルネックを解消でき、契約業務のスピードが向上するメリットがありますが、誰が契約したかわかりにくくなるリスクも兼ね備えています。署名ワークフロー上に契約締結権限者を入れることや、または社内ワークフローシステムと連携するなどで、後日、事実確認ができるようにしておくことが必要です。

企業で対応が求められる電子帳簿保存法とは？

電子契約を導入時に考慮が必要なのが「電子帳簿保存法」です。国税庁管轄の文書をデータとして保存するために必ず守らなければならない法律です。また、2022年1月に電子帳簿保存法の法改正が行われ、2年の猶予期間を経て、2024年1月より電子保存が義務化されます。
せっかく電子契約を導入しても、適切なデータ保存ができていなければ法的に有効とはいません。電子帳簿保存法に定められた適切なデータ保存について理解しましょう。図は法対応への４つの要件です。

電子帳簿保存法への対応要件とは？

上記のうち、「真実性の確保」と「検索性の確保」について説明します。

■真実性の確保
「データの受領後遅滞なく認定タイムスタンプを付与する」「改ざん防止等のための事務処理規程を作成し運用する」「データを改ざん/削除できないシステム等を利用する」「書類の発行者側で認定タイムスタンプを付与」がポイントとなります。
認定タイムスタンプによる対応については、タイムスタンプ付与の都度コストがかかります。また、サービスによっては法律上で要求されている一括検証機能の実装をお客様側で行う必要があります。

■検索性の確保
「取引年月日、契約開始日、契約終了日、取引金額、文書種類、取引先名称等の主要項目が検索条件として設定できる」「日付と金額については範囲指定して検索できる」「2つ以上の項目を任意に組み合わせて検索できる」「検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる」などが求められます。

問題はこれらを原則すべて満たさなければならないことであり、国税庁は入力の手間や検索性を高めるため文書管理システムの導入を推奨しています。