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そういうことか！DX Webマガジン

宥恕期間終了！電子帳簿保存法対応や運用に課題はありませんか？
（OPTiM電子帳簿保存）

とある中堅中小企業の総務を担当しているおっとり甘えん坊な後輩”翔くん”（23歳）と、元気で物知りな先輩”美咲さん”（28歳）の会話から、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入で、業務の効率化や生産性UP実現のポイント・ノウハウを、楽しく・正しく・わかりやすく、知ることができます！

2024.2.22AI クラウド電子帳簿保存法文書管理

翔君！知りたい？

なっ、何ですか？美咲さん、もったいぶらないで下さいよ～

この前、電子帳簿保存法の宥恕期間終了後にも
運用課題はどんどん出て来るって話したじゃない？

書類の電子化コンサルティングサービスも対策できる選択肢って教えてもらったけど・・・

NECのセミナーに参加して、メッチャ良い情報仕入れたの。
今日は、これからの電帳法対策・業務改善についてもう少し踏み込んで教えてあげる。
じゃぁ、電帳法について改めて重要部分の”おさらい”から。

2024年1月1日からは、原則として、メール等、電子データで受け取った請求書などの書類は印刷して保管できなくなったのに加えて、一定の要件を満たした上で保存義務が必要なのは、知っての通り。

重要なのは①と④でしたよね。

そう、必ず押さえておきたいポイントよ。

①「真実性の確保」はデータ改ざん防止策で、4通り何れかで対応すればOKですよね。

これまで、電帳法＝タイムスタンプというイメージだったけど、今回の改正でスタンプを使わない「(3)データの訂正削除ができないシステム」や「(4)の改ざん防止事務処理規定」という選択肢が出来たの。

それから④「検索性の確保」では、取引年月日、取引金額、会社名の３つで検索できること、年月日と金額は範囲指定したり、任意の項目を組み合わせて検索できることも必要ですね。

具体的な対応方法は例えば、エクセルを使って日付、金額、企業名をエクセルに入力し、検索できる状態を作る方法や、ファイルの名称に日付、金額、取引先企業名を入力し検索要件を満たす方法があるわよね。

これが手入力だから、ホント面倒なんですよね～

１つの書類につき3項目入力だから、ざっくり毎月100書類なら300項目、1000種類なら・・・・

ひえ～、これが毎月続くと思うと恐ろしい！
他の会社ではどうやって対処してるんだろう？

じゃぁ、他社の、電帳法への対応状況と課題を見ていこうか。
まずは帝国データパンクのアンケート結果を見て。

電帳法対応が完了しているのは3割弱、様子見の企業が多いですね

電帳法の要件をしっかり理解した上で運用体制を作っていく、例えば、自社の汎用的なシステムをどうにか運用にのせていくとか、もしくは、エクセル等を使って人力でどうにか対応していく運用を建付けていく、どちらにしても相当パワーが必要よ。
ただ、そうは言ってられないの。

未対応のままだと税制の優遇措置を受けられる青色申告を取り消される可能性や悪質な申告漏れがあった場合に課せられる重加算税がさらに10%加算される可能性があるの。

会社法による過料の可能性もありますね。

さらに、法律対応しなかった事業者ということになるから、取引先や消費者から信用低下のリスクは避けられないわ。

ペナルティだけでなく企業のブランドイメージを保つ面でも電帳法のケアに関しては重要なんですね！

既存システムの改修で、これから対応を検討しているケースも見ておきましょう。

既存システムを改修するには、技術を持った人員の確保や、稼働に必要なサーバーやソフトウェアライセンス、ネットワーク機器の購入費用などが追加で発生する可能性があるわ。

膨大な初期コストと構築期間が必要になる訳ですね。

また、電帳法に関しては見積書から納品書、請求書まで、かなり多くの書類が関係してくるから、請求書は請求書管理システム、見積書に関しては、受発注のシステムという形で、なるべく点在させないように保管場所を統一したいという声も多いようね。

一方、“既に対応済み“でも安心とは言えないわ。

文書管理システムを導入せずに、さっき、検索要件の所で説明したみたいに、エクセルで索引簿を作成したり、規則的なファイル名を付けるている場合、手間が膨大になるし、さらにデータが増えるほど検索も困難になるわね。

人力での膨大な入力作業となると、属人化しがちだから、ミスが発生しても気づかないリスクも増えますね

システム改修の場合も、エクセル等、台帳や入力での管理の場合も大変、となると・・・
なるべく費用や工数を削減する方法ってあるのかな？

それなら、AI文書管理サ－ビス「OPTiM電子帳簿保存」がオススメよ！

OPTiM 電子帳簿保存は、請求書や見積書、注文書や領収書、送り状などの保存したい書類をクラウドにアップロードするだけで、AIが自動で必要な取引情報を抽出して、管理台帳を作成してくれるの！

ええ！アップロードするだけで電帳法の保存要件に対応できるっていうことですか？すごい・・・！
今までの手入力が無くなるなんて、夢の様だぁ！

そうなの！しかも、紙のスキャンデータにも対応しているのよ！

じゃあ、紙の請求書なども一緒に保管できるんですね！

そういうこと！
それにね、保存したデータを検索するときの検索対象は、書類に記載された文言の全文検索だから、製品名や型番のような情報からでも検索ができるの！

抽出して登録した情報だけじゃなくて、書類全体の文言が検索対象なんて・・・！
便利すぎて驚きです！

もちろん、通信の暗号化や脆弱性診断の実施なども行っているから、
セキュリティ対策もバッチリよ！

クラウドでも安心して利用できますね！

さらに、関連する書類を紐づけておくことができるから、
後から見返すときに関連書類の情報を素早く参照できるの！

それ、かなり便利ですね。
見積書や注文書、請求書、納品書など関連する書類を一つずつ探すと面倒だし、手間もかかります！

そういえば、翔くん。「OPTiM Contract」知ってる？

確か！契約書の管理に特化した、AI契約書管理サービスですよね！

そう！今回の「OPTiM 電子帳簿保存」は、その「OPTiM Contract」とも連携できるのよ！

え、そうなんですか？

OPTiM Contractは、いま話した通り、契約書を管理するサービスよね。その「OPTiM Contract」と今回の「OPTiM 電子帳簿保存」をセット利用することで、例えばある商談の基本契約書とそれに関連する注文書や請求書を紐づけることができるから、取引における一連の書類をまるごと管理できるの！