コロナ過においてクラウド化が進む中、Boxを導入される企業も急増しております。
Boxは容量無制限、様々なSaaS製品と繋がることができる他、社外の方との資料共有も簡単に行うことが出来る便利なサービスです。
ファイルサーバのクラウド化に合わせ、Boxへ完全移行したいという方も増えております。しかし、オンプレのファイルサーバデータをBoxへ移行するのは、実は簡単ではございません。ファイルサーバと全く異なる環境へ移行するために、Boxの特徴を考慮した移行設計を行う必要があります。

そこで、今回はBox移行における課題とその解決方法についてご紹介したいと思います。

Box移行の課題とは？

①Boxのアクセス権に対応するためファイルサーバアクセス権の見直しが必要

Box内では上位層のアクセス権がそのまま下位層に引き継がれる「ウォータフォール」型となっています。
ファイルサーバのアクセス権はフォルダ毎に設定できるため、上位層と異なるアクセス権が付与されている場合があります。

自由にアクセス権を設定できるのがファイルサーバの利点ですが、そのままBoxへ移行してしまうと本来アクセスできないフォルダにアクセスできる人が出てきてしまうため、フォルダ構成やアクセス権を整理しておく必要があります。

②Boxへ移行することが出来ないファイルや考慮が必要なファイルを把握しきれない

Boxはサロゲートペア文字を含むファイルやショートカットファイルなどをアップロードすることが出来ません。また、個人情報が含まれたファイルはオンプレのファイルサーバに残しておきたい場合もあるかと思います。ファイルサーバの中にある膨大なファイルの中から、こういった条件に一致するファイルを把握することは困難です。

ファイルサーバのファイルの拡張子やファイル名、個人情報を全て把握することは難しいため、Boxへの移行を断念してしまうこともあります。しかし、現在のファイルサーバの状況を迅速に把握することが出来れば、最速でBoxへ移行することが出来るのです。

それでは、Box移行の課題を解決するための方法を紹介いたします。

NIASでBoxの課題を簡単解決

コラボレータ付与が必要なフォルダを特定

アクセス権管理画面より「コラボレータ付与が必要な箇所」を選択すると、「上位フォルダに権限がなく、下位層でアクセス権が増えている個所」を可視化することが出来ます。
Box設計時に権限付与を忘れそうなフォルダを確認することで、スムーズな移行が可能となります。

※データ移行オプション利用時のみ

フォルダ構成の見直しが必要な箇所の把握

アクセス権管理画面より「フォルダ構成の見直しが必要な箇所」を選択すると、「上位フォルダに権限はあるが、下位層でアクセス権がなくなっている個所」を可視化することが出来ます。

ファイルサーバの場合、下位層に行くに従いアクセス権が絞られていることがありますが、Boxではそのようなアクセス権の付与が出来ないためフォルダ構造を見直す必要があります。
NIASでBoxの最適なフォルダ構造を迅速に検討でき、移行前の期間を短縮することができます。

考慮したいファイルや移行出来ないファイルの調査

NIASの検索機能を使うと、特定の拡張子を持ったファイルやサロゲートペア文字を含むファイルを簡単に検出可能です。

Tempやマクロ付きExcel、DB系ファイルなどは拡張子を指定、サロゲートペア文字は「特殊文字」にチェックすることで該当するファイルの一覧を確認することが出来ます。

NIASの整理機能を使って該当ファイルを指定フォルダに移動させたり、ファイル所有者へ対処を依頼したりといった事も可能です。

個人情報を含むファイルを可視化

個人情報を含んでいるファイルは誤って社外と共有しないようオンプレ側に残しておきたいという場合もあるかと思います。

個人情報を含んでいるファイルを全て把握することは大変難しいです。なぜなら、個人情報を含むファイルの運用ルールを作成していても漏れなく対処できているかを確認することが困難な上、再調査を行おうとしても、ファイルに個人情報が含まれているかはファイルを開かないと判別できないからです。

しかし、NIASの個人情報検出では、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「マイナンバー」「クレジットカード」などの個人情報を含んでいるファイルが何処にどれだけ含んでいるかを簡単に確認することが出来ます。移行前に個人情報を含んでいるファイルを隔離させたり、削除するなどの対策を行うことが可能です。

NIASでスムーズなBox移行を

NIASはBoxへの移行設計に必要な情報収集や事前準備と移行作業を1つのツールで完結することが出来るので、Box移行の課題を解決したら、そのままデータ移行を行うことで移行用の別ツールを新たに導入したり環境を整えるなどの手間や費用を省くことが可能です。

NIASを実際に試してみませんか？

Boxへのクラウド移行をお考えでしたら、現在ご利用のファイルサーバにどれだけ見直しが必要な箇所があるか確認してみませんか？
100TBまで容量無制限、1か月間オプション機能含めて全機能お試し頂けるNIAS無償試用版をご提供させて頂きます。

NIASを試してみる