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株式会社アーキテクト・ディベロッパー様

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基幹システムとeasyHousingの連携により
取引先との受発注業務の手間やリードタイム、コストを大幅削減

業種:: 建設・不動産
業務:: その他業務
製品:: その他
ソリューション・サービス:: 共通業務/その他

事例の概要

課題背景

賃貸住宅の工事にかかわる受発注業務にリードタイムとコストがかかっていた
工事発注書・請書は10年間の保管が必要で、日々増える紙書類が課題に
基幹システムと容易に連携できるシステムを求めていた

成果

受発注業務を電子化し、書類作成や郵送などの事務作業を軽減

工事の受発注業務を基幹システムと連携したeasyHousingで電子化。見積・発注から取引先の請書回収までのリードタイムは1カ月から最大7日以内へと大幅に短縮された

発注書・請書などの紙媒体を10分の1に削減

月700枚ほどにも及んでいた発注書の郵送や請書の仕分けにかかわる業務が軽減されたほか、紙媒体が10分の1に削減され、10年間の保管に使っていたストレージスペースも削減できた

スマートフォン活用で取引先の手間やコストも軽減

取引先企業は発注書の確認や請負の送信をスマートフォンで操作できるため、工事現場などの外出先から業務できるように。また請書に貼る印紙代などの経費も削減された

導入ソリューション

基幹システムと連携したeasyHousingにより、手間と時間を要していた書類作成や郵送、仕分けなどの事務作業を軽減。建設業法施行規則第13条の4第2項に規定する「技術的基準」に係るガイドラインに準拠、電子帳簿保存法に対応したシステムで、大幅なペーパーレス化と取引の透明性を確保した

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事例の詳細

導入前の背景や課題

株式会社アーキテクト・ディベロッパー
建築本部工事部原価業務課
課長
武松洋一郎氏

多くの手間とコストがかかっていた発注書・請書のやり取り

「美しい暮らし方を住まいから」を企業理念に、賃貸住宅の設計から施工、管理まで、あらゆる機能を一社一貫体制で提供しているアーキテクト・ディベロッパー様（以下、ADI様）。同社が建築・管理する賃貸住宅は12年連続で入居率99％という高い評価を得ているほか、管理戸数も46,000戸を超えるなど事業を順調に拡大しています。

業績が伸長している同社では、協力業者様への発注業務に長年課題を抱えていました。メールでの見積依頼にはじまり、紙媒体での発注書の作成と郵送、協力業者様から返送された請書や工事完了後の請求書の仕分け、チェック、ファイリングなど、各種書類のやり取りに多くの手間と時間がかかるほか、契約書面を10年間保管する外部倉庫の確保や管理など、スピードとコストの両面で効率化が急務だったのです。

「賃貸住宅の施工では取引先が多岐にわたります。メインの工務店や電気・ガス、さらにはユニットバスやキッチンなども個別の企業に発注して現場で工事を行ってもらうため、1物件あたり30～40社とやり取りする必要があります」と同社建築本部工事部原価業務課で課長を務める武松洋一郎氏は語ります。

毎月、多数の賃貸住宅の工事が行われるため、発注書の郵送は月700枚ほどにも及んでいました。通常、各企業への発注書の郵送から請書の到着まで約1カ月のリードタイムがかかりますが、請書の郵送が遅れたり紛失した場合は工期が遅れたり、コンプライアンス上の問題が発生するリスクもあります。

「そのため非効率的なアナログ業務を電子化する必要があると考えました」と武松氏は当時を振り返ります。

選択のポイント

基幹システムと連携し、既存の運用を変えずに電子化を推進

新しい受発注システムの導入にあたり、ADI様では基幹システムとの連携が必須要件となっていました。

「物件の実行予算の管理、発注書や請求書の管理、それらを経理システムに自動的に流すフローを長年、基幹システムで行っていたため、その運用を極力変えたくなかったからです。しかし受発注の部分を電子化するには既存のシステムでは限界がある。そこで基幹システムのベンダーさんに相談したところ、NECさんのeasyHousingなら連携実績があるとの回答を得たのです」（武松氏）。

導入企業4万社を誇るeasyHousingは、工事の受発注業務を電子化するクラウドサービス。発注者と受注者がクラウド上で発注・請負契約の処理を行い、電子契約書として12年間保管することができます。また、必要な機能を既存の基幹システムの一部として容易に組み込み、協力業者様がeasyHousing上で処理した結果を基幹システムに自動で戻すことで、発注や請負、請求業務を自動化することが可能です。

「基幹システムと容易に連携できることに加え、NECという企業自体の信頼性、ほかの不動産・建設企業への導入実績が豊富であること、さらには自社でサーバを用意する必要のないクラウドサービスであることも選定理由の1つになりました。実際、NECの営業の方にシステム連携のデモを行っていただいたところ、基幹システムを普通に操作するだけで、easyHousingを意識することなく電子受発注ができることがわかりました。協力業者様側も、Web経由でPCやスマートフォンから簡単に請負契約の処理ができるので、これならITに不慣れな人でも大丈夫だと確信したのです」（武松氏）。

こうして同社ではeasyHousingの導入を決断。不動産・建設業務を知るSEのもと、基幹システムとの連携はスムーズに行われました。さらにNECはADI様側の負担を軽減するため、easyHousingに関する協力業者様からの問い合わせ窓口を提供。発注者と受注者双方が容易に受発注の電子化を実現できる環境を整備しました。

導入後の成果

1カ月かかっていたやり取りを7日に短縮。郵送・印紙コストも大幅に軽減

easyHousingを導入したことで、同社の受発注業務は大幅に効率化されました。見積を経て発注金額が決まれば、基幹システムと連携したeasyHousingから協力業者様に発注メールが自動送信されます。協力業者様はこのメールをPCやスマートフォンで確認後、請負ボタンを押すだけで請負契約が完了。この間、紙書類はいっさい発生しません。

「当社では発注書を送信してから7日間、未請負のままだと発注が自動解除される設定で運用しています。そのためほぼすべての取引先が7日間以内に確実にレスポンスしてくれるようになりました」と武松氏は語ります。

スマートフォンでも簡単に情報を確認・操作できるため、協力業者様は以前のように事務所に戻ってから返答するような手間がなくなり、業務のスピード化と働き方改革に大きく貢献しています。また、ADI様では月約700枚にも及んでいた発注書の郵送や請書の仕分けにかかわる業務が大幅に効率化されたほか、建設業法のガイドラインに準拠した業務フローにより、取引の透明性とコンプライアンスを一段と確保できるようになりました。

「クラウドサービスですので法改正が行われても当社側で変更作業を行う必要はありません。インボイス制度への対応もすべてNECさん側でシステム設定を行ってくださり、取引先の多い当社としては本当に助かりました」（武松氏）。

発注側・請負側の双方で書類の郵送にかかわるコストがなくなり、協力業者様が工事請負契約書に貼る印紙税も大幅に軽減。取引先からも非常に喜ばれているそうです。

さらにeasyHousingはペーパーレス化にも寄与しています。これまで工事発注書や請書などの紙媒体は、工事図面なども含めてファイリングすると1物件あたり10cm程の厚さになるものもありました。それが電子化によって多くても1物件あたり1cm程度で済むようになり、「外部倉庫のスペースをかなり軽減できました」と武松氏は言います。

同社では今後、easyHousingに蓄積されたデータを活用し、建築工程の統合管理や可視化を行う統一データベースを構築していく予定です。不動産・建築業界におけるADI様のDXを、これからもNECは全力で支援していきます。

NEC担当者の声

基幹システムとの連携を重視し安心して活用できるサービスに

easyHousingはサービス開始から20年、導入企業4万社以上の実績がある工事受発注電子化サービスです。受発注の電子化に関する多様な機能をご用意していますが、基本機能となる「発注・請負機能」を導入したり、既存の基幹システムと柔軟に連携していただいたりすることも可能です。

今回、ADI様からいただいたご要望は、発注・請負機能と基幹システムとの連携が前提となっていました。そこで導入にあたっては不動産・建築業界に精通したNECのSEが何度も連携テストを行い、安心してご活用いただけるよう努力しました。

新しい受発注システムを導入する際は、そのサービスを実際に使われる取引先様の負担をいかに軽減するかも重要なポイントです。そこでNECは武松様をはじめとする担当者の方々とともに、主要都市で説明会を開催したり、マニュアル作成やヘルプデスクなどのサポート体制をご提供することで、スムーズに運用がスタートできるようご支援させていただきました。お客様の期待に応える導入効果を実現できたことを、私たちも非常に嬉しく思います。

easyHousingでは「見積依頼回答機能」や「工事完了報告機能」などのオプション機能も強化する一方で、セキュリティの強化の観点から「多要素認証」にも対応し、幅広いお客様のニーズにお応えしています。受発注業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化をご検討されているお客様は、ぜひお気軽にご相談ください。

お客様プロフィール

株式会社アーキテクト・ディベロッパー

所在地	東京都中央区銀座4-12-15　歌舞伎座タワー10F
設立	2008年10月
資本金	1億円
従業員数	734名（2024年7月現在）
事業内容	アパート・マンションなどの建築請負、及びその後の運営・管理、コンサルティング事業
URL	https://adi.jp