書面での発注書、請書のやりとりに
膨大な時間と手間、コストがかかっていた

住宅の寿命が数十年と言われる日本の住宅業界の中で、北欧スウェーデンの住思想を取り入れ、「100年住み継いでいく家。高気密・高断熱。家族を守る強い家づくり」をコンセプトに掲げる株式会社スウェーデンハウス様。
「世代を超えて住み継げる家を届けるという当社の理念は深い共感を呼んでおり、住宅を購入した多くのお客さまから高い評価を受けています」（執行役員 設計推進部長 兼 情報システム部長 平田真也氏）

高品質な住宅を提供する一方、業務の効率化を目指すスウェーデンハウス様では、工事請負業者への発注業務に課題を抱えていました。工事の発注業務では、まずスウェーデンハウス様から書面の発注書と請書を郵送し、工事請負業者から請書を返送してもらった上で、工事に着手してもらいます。工事終了後には、工事請負業者から請求書を郵送してもらい、その内容を発注書や請書と突き合わせる作業も発生します。

スウェーデンハウス様ではこうした発注業務を、新築住宅工事1棟あたり、工事事務担当者は平均80件もの受発注業務を工事請負業者と行っています。さらに同社では平均で毎月約70から80棟、多い月では120棟もの住宅を着工しているため、最大の月では9000件もの発注業務が発生し、「郵送での発注・請求業務は、工事事務担当者には大きな負担となっていた」と株式会社スウェーデンハウスリフォーム 営業推進部 システムグループ（前・株式会社スウェーデンハウス 情報システム部 主任)の千葉幸宏氏は当時の状況を振り返ります。

「特に住宅が完成間近になると、工事請負業者への発注漏れがないか、請求書がちゃんと届いているか、帳票に記載されている日付に間違いはないか、などを精査しなければならず、事務担当者の負担が増大していました」（千葉氏）

また建設業法では、建築工事の発注書や請書などの契約書面を10年間保管することが定められており、スウェーデンハウス様では日々増える書類の管理にも苦労していたと言います。

「こうした課題を解決するため、発注業務を電子化し、業務効率化やコストダウンを進めようという機運が社内で広がりました」（千葉氏）

その動きを決定的にしたのは、「工事業者からの強い要望」だと千葉氏は説明を続けます。

「当時、すでに複数の大手ハウスメーカーさんがeasyHousingを導入していました。その取引先である工事請負業者の一部が当社と重なっており、彼らから『スウェーデンハウスさんにも導入してほしい。導入してくれると楽になる』という声がたくさん寄せられました。すでに社内で検討を進めていたところに、工事請負業者の強い要望が重なったことで、発注業務を電子化することが決まったのです」

工事請負業者からの要望が後押しに
受発注、双方にニーズがあるサービス

スウェーデンハウス様にeasyHousingを導入いただいたのは2015年です。当時は、今日のように電子契約サービスがまだそれほど知られていませんでしたが、すでに複数の大手ハウスメーカー様にeasyHousingをご導入いただいていたこと、そしてその取引先である工事請負業者様からの強い要望があったことで、スウェーデンハウス様にも導入いただくことができました。発注側、受注側、双方にニーズがあることをあらためて実感したプロジェクトでした。

スウェーデンハウス様の採用理由にも挙げていただきましたが、easyHousingの特長のひとつが、導入企業様の基幹システムと連携できることです。これまでの運用をほとんど変えることなく、受発注処理を電子化できますので、発注業務の効率化やコストダウンを検討中の企業様は、ぜひお気軽にご相談いただければと思います。