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株式会社スウェーデンハウス様


工事請負業者への発注業務で、事務作業が増大
電子化サービスで手間とコストを削減、取引の透明性も確保
- 業種:
-
- 建設・不動産
- 業務:
-
- その他業務
- 製品:
-
- その他
- ソリューション・サービス:
-
- 共通業務/その他
事例の概要
課題背景
- 工事事務担当者による発注業務は、新築住宅工事1棟あたり平均80件も発生していたため、帳票作成や郵送などの事務作業が増大
- 建設業法で工事発注書・請書は10年間保管することが定められているため、日々増える書類の保管が課題に
成果
工事の受発注業務を電子化し、書類作成や郵送などの事務作業を軽減
発注書や請書などの契約書面を電子化。工事請負業者との契約書をデータでやりとりすることで、手続き完了までの時間と手間、コストを削減
取引履歴を電子保管することで、透明性を確保し、チェックの手間も軽減
発注書や請書などの契約書面を電子上で紐づけて保管。取引の透明性を確保するとともに、事務担当者が担っていた、各書面記載情報の突き合わせ作業の負担も軽減
導入ソリューション


工事の受発注業務を電子化することで、これまで手間と時間を要していた書類作成や郵送、FAXなどの事務作業を軽減。取引履歴を電子的に保管することで、チェック作業を軽減するとともに、取引の透明性を確保した。

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事例の詳細
導入前の背景や課題

執行役員
設計推進部長 兼 情報システム部長
平田 真也 氏
書面での発注書、請書のやりとりに
膨大な時間と手間、コストがかかっていた
住宅の寿命が数十年と言われる日本の住宅業界の中で、北欧スウェーデンの住思想を取り入れ、「100年住み継いでいく家。高気密・高断熱。家族を守る強い家づくり」をコンセプトに掲げる株式会社スウェーデンハウス様。
「世代を超えて住み継げる家を届けるという当社の理念は深い共感を呼んでおり、住宅を購入した多くのお客さまから高い評価を受けています」(執行役員 設計推進部長 兼 情報システム部長 平田真也氏)
高品質な住宅を提供する一方、業務の効率化を目指すスウェーデンハウス様では、工事請負業者への発注業務に課題を抱えていました。工事の発注業務では、まずスウェーデンハウス様から書面の発注書と請書を郵送し、工事請負業者から請書を返送してもらった上で、工事に着手してもらいます。工事終了後には、工事請負業者から請求書を郵送してもらい、その内容を発注書や請書と突き合わせる作業も発生します。

営業推進部
システムグループ
(前・株式会社スウェーデンハウス
情報システム部 主任)
千葉 幸宏 氏
スウェーデンハウス様ではこうした発注業務を、新築住宅工事1棟あたり、工事事務担当者は平均80件もの受発注業務を工事請負業者と行っています。さらに同社では平均で毎月約70から80棟、多い月では120棟もの住宅を着工しているため、最大の月では9000件もの発注業務が発生し、「郵送での発注・請求業務は、工事事務担当者には大きな負担となっていた」と株式会社スウェーデンハウスリフォーム 営業推進部 システムグループ(前・株式会社スウェーデンハウス 情報システム部 主任)の千葉幸宏氏は当時の状況を振り返ります。
「特に住宅が完成間近になると、工事請負業者への発注漏れがないか、請求書がちゃんと届いているか、帳票に記載されている日付に間違いはないか、などを精査しなければならず、事務担当者の負担が増大していました」(千葉氏)
また建設業法では、建築工事の発注書や請書などの契約書面を10年間保管することが定められており、スウェーデンハウス様では日々増える書類の管理にも苦労していたと言います。
「こうした課題を解決するため、発注業務を電子化し、業務効率化やコストダウンを進めようという機運が社内で広がりました」(千葉氏)
その動きを決定的にしたのは、「工事業者からの強い要望」だと千葉氏は説明を続けます。
「当時、すでに複数の大手ハウスメーカーさんがeasyHousingを導入していました。その取引先である工事請負業者の一部が当社と重なっており、彼らから『スウェーデンハウスさんにも導入してほしい。導入してくれると楽になる』という声がたくさん寄せられました。すでに社内で検討を進めていたところに、工事請負業者の強い要望が重なったことで、発注業務を電子化することが決まったのです」
選択のポイント
従来の運用をほとんど変えずに
発注業務を電子化
工事の発注業務を電子化するためにスウェーデンハウス様が選んだのは、NECの「easyHousing」でした。
「まず大手ハウスメーカーの多くがeasyHousingを導入しており、信頼性が高かったことが選定のポイントになりました。さらに、それに呼応する形で取引先である工事請負業者が導入しており、我々の取引先にも扱いに慣れている業者がたくさんいたのです。そして何より、我々が行っていた発注作業をほとんど変えずに導入できる点を高く評価しました」(千葉氏)
easyHousingは、発注企業様の基幹システムと連携し、既存システムの一部に組み込むことができます。このため、スウェーデンハウス様がeasyHousingを導入すると、これまで行っていた発注作業をほとんど変えることなく、契約書を電子的にやりとりできるようになります。
「事務担当者は、基幹システム上でこれまでと同じ手順で発注書を作り、あとは画面上の電子発注ボタンを押し、社内承認後発行ボタンを押すだけで、電子化された発注書が工事請負業者に届きます。工事請負業者側も、パソコン上で発注内容を確認し、数回ボタン操作するだけで請け処理を完了できます。印紙を貼って返送する必要もありません。このように、従来の発注作業のやり方をほとんど変えずに、しかも双方の手間やコストを大幅に減らせることが、easyHousing採用の決め手になりました」(千葉氏)
導入後の成果

情報システム部
次長
原田 正志 氏
事務担当者の負担が
これまでの約半分にまで軽減
easyHousingの導入から約6年、現在スウェーデンハウス様では、住宅建設に関する工事事務担当者による発注業務の6割以上をeasyHousingで行っています。千葉氏は導入の成果として、「事務担当者の負担が(体感的に)これまでの半分ほどに減った」ことを挙げます。
「書面でのやりとりの場合は、住宅が完成間近になったタイミングで、発注書と請書の日付や金額に齟齬がないかなどをチェックし、何か問題があった場合、工事請負業者に追加で発注書や請書を送る必要がありました。しかしeasyHousingでは、発注書と請書が電子上で紐づいて記録されるため、日付情報などの確認作業も不要となり、工事事務担当者の負担が大幅に減ったのです」(千葉氏)
また、これまで工事請負業者は月末ギリギリに請求書を送付してくることが多く、事務担当者の処理業務が月末に集中していました。しかしeasyHousing導入後は、ボタンひとつで請求書を送れるようになったため、早めに請求書を送ってくる工事請負業者が増加。「その結果、請求書の処理業務が月の中で平準化された」ことも大きな導入成果だと千葉氏は説明しました。
スウェーデンハウス様では現在、easyHousingを新築部門だけで活用していますが、今後はアフターメンテナンス部門への導入を検討しています。
「easyHousingの利便性を理解している人間は社内にもたくさんおり、他部署からも導入を求める声が上がっています。今後は適応範囲を広げていければと考えています」と、情報システム部 次長の原田正志氏は社内で幅広いニーズがあり、今後はその要望にも応えていくと説明します。
NECでは、easyHousingの新機能として、工事請負業者が工事の完了を発注側に報告する「工事完了報告機能」のリリースを予定しています。原田氏はこうした新機能についても「積極的に採用を検討している」と述べ、さらなる業務効率化やコストダウンに前向きな姿勢を示してくれました。
NEC担当スタッフの声

第二製造業ソリューション事業部
第二インテグレーション部
主任
前田 秀一
工事請負業者からの要望が後押しに
受発注、双方にニーズがあるサービス
スウェーデンハウス様にeasyHousingを導入いただいたのは2015年です。当時は、今日のように電子契約サービスがまだそれほど知られていませんでしたが、すでに複数の大手ハウスメーカー様にeasyHousingをご導入いただいていたこと、そしてその取引先である工事請負業者様からの強い要望があったことで、スウェーデンハウス様にも導入いただくことができました。発注側、受注側、双方にニーズがあることをあらためて実感したプロジェクトでした。
スウェーデンハウス様の採用理由にも挙げていただきましたが、easyHousingの特長のひとつが、導入企業様の基幹システムと連携できることです。これまでの運用をほとんど変えることなく、受発注処理を電子化できますので、発注業務の効率化やコストダウンを検討中の企業様は、ぜひお気軽にご相談いただければと思います。
お客様プロフィール
株式会社スウェーデンハウス
本社 | 東京都世田谷区太子堂4-1-1キャロットタワー23階 |
---|---|
設立 | 1984年 |
代表者 | 代表取締役会長 齋藤 英男(株式会社トーモク代表取締役会長) 代表取締役社長 村井 秀壽(株式会社トーモク、株式会社スウェーデンハウスリフォーム、株式会社北洋交易取締役、株式会社プライムトラス代表取締役社長、株式会社玉善取締役) |
事業内容 | 1.スウェーデンより輸入する組立建物の製造、販売並びに設計、施工、監理 2.木材並びに木製品(1.に付随する窓、ドア等の住宅関連資材)の製造販売 3.不動産の売買または交換 4.不動産の売買、交換または貸借の代理および媒介 5.不動産の管理および利用運営に関する事業 6.建築一式工事の請負、監理、設計および施工 7.生命保険代理店業および損害保険代理店業 8.旅館業 9.前各号に附帯する一切の事業 |
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(2021年5月10日)
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