見える化サービス活用が浸透するにつれ
職員、管理職の意識や行動が変化

サービスの運用を担当する同市の塚原一氏は、運用状況を次のように語ります。

「職員にはシステム導入について事前にアナウンスしていたので、スムーズに導入できました。設定や操作も分かりやすく、運用担当者としての負荷はそれほどありませんでした。当初は、『見える化サービスを入れただけで業務量自体は減らない』『超過勤務の申請に加え、サービスでのパソコン使用延長申請自体が負担』など、否定的な声もありました。しかし、サービスの導入目的や活用方法を丁寧に説明してきたことで、今では管理職から、部下の勤務状況や業務の偏りなどが把握でき、とても助かるという声が聞こえてくるなど、徐々にシステムの活用が図られ始めています」

甲府市様では、庶務事務システムの超過勤務の申請と「NEC 働き方見える化サービス Plus」とを連携させています。

「超過勤務の申請は毎日、時間外勤務前に行うので“今日、残業しなければならない業務か？”など、上司と部下の間で業務の進捗管理について対話も生まれ、不要不急な時間外勤務の抑制はもちろん、コミュニケーション面でも効果が生まれています」（角田氏）

「職員が時間を意識して仕事をするようになってきたこと、管理・監督職が部下の健康管理に配慮するようになってきたことが大きな効果です。現在では新型コロナウイルス感染症対策やワクチン接種など、従来なかった業務も増えてきています。そうした中で今後は、部署ごとに定量的な効果の分析を進めていく予定です」（塚原氏）

甲府市様では「NEC 働き方見える化サービス Plus」導入に合わせ “原則として平日は21時30分には退庁する”“繁忙期でも23時30分を超えない”という全庁的なルールを決め、周知を図っています。運用で強制的にパソコンをシャットダウンするより、時間を意識して働いてもらうことに主眼を置いたのです。また、チーム内で仕事の進捗の共有化や、特定の職員に仕事が偏らないようにするため活用してほしいと考えています。「上司には出勤時に、部下が前日何時まで仕事をしていたのか、サービスを利用して確認してもらっています。今までは、時間外勤務の実態が目に見えず、超過勤務の申請時間と実際の勤務時間の隔たりが把握できませんでしたが、その課題が解決しました。超過勤務命令時間と、パソコンの稼働時間の情報は各部局の総務課に送り、各課管理職に確認してもらっています。システム運用開始後は、管理職の間でも長時間労働抑制に対する意識が確実に高まっていると感じています」（角田氏）

角田氏は、次のように続けます。「21時30分になると表示されるアラート画面が目安になっていて、忙しい職場でも、退庁ルールを守り残業せずに帰ろう、業務の優先順位やスケジュールを考えながら仕事をしようという意識が職員に芽生えています。上司も部下の健康状態や働き方、仕事の進捗状況を把握するため自己分析ツールを見て、誰がどの仕事にどれだけ時間をかけているのかなど、熱心に見るようになりました。このように、サービスの活用が浸透するにつれ、全庁的に意識が変わってきていると感じています」

最後に塚原氏は次のように期待を述べます。

「今後、さらに効率的な業務が行えるよう、一人ひとりの勤務時間のデータに基づいた取り組みを進められればと考えています。また、自治体は部・室・課など階層が多いので、データ集計も多くの階層ごとにできるようになるとありがたいです。NECとYSK e-comには、システムのさらなる改良・改善に期待しています」

YSK e-comと協調し、ソリューションの特性を活かしてお客様の課題を解決

YSK e-comから他社との評価をそれぞれ比べてみたいという甲府市様のご要望を伺い、最適なソリューションは「NEC 働き方見える化サービス Plus」と確信していましたが、YSK e-comの力が不可欠だと思っていました。そこで、前面に立ってコンサルティングの役割を担いつつ営業活動をしていただき、導入に至った経緯に心から感謝しています。

今回のサービス導入でも、甲府市様により便利にお使いいただけるよう、YSK e-comを通じてご要望をしっかり受け止め、ソリューション担当と協力して改善を進めていきます。

今後もYSK e-comとしっかりパートナーを組み、甲府市様をはじめとする山梨県の自治体様の課題解決に力を注いでいこうと思います。