ホンダモビリティランド株式会社様: 電子契約管理スターターパック

電子契約導入で、工数・時間が「体感値半分以下」に
印紙代、郵送代の削減効果で、コスト回収も半年で達成

業種:: サービス業
業務:: 営業・販売

人事・総務

経理・財務

ICT管理・運用

共通業務

その他業務
製品:: ソフトウェア/コラボレーション

その他
ソリューション・サービス:: クラウド

働き方改革

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事例の概要

課題背景

本社における契約業務は、本来リーガルチェックに注力すべきものだが、郵送や製本作業など、膨大な周辺業務に忙殺されていた
業務効率化や印紙代・郵送代などのコスト削減を希望する国内外の取引先からも、契約の電子化を求める声が高まっていた
「電子帳簿保存法」への対応期限が迫り、契約業務の電子化やそれに対応した契約書保存の仕組み構築を急ぐ必要もあった

成果

契約工数が以前の半分以下に

アドビの電子サイン「Adobe Acrobat Sign」と、契約書管理サービス「OPTiM Contract」を連携した形で導入。契約業務を電子化したことで、郵送や製本などにかかる工数や時間が、体感値で以前の半分以下に

大幅なコスト削減実現により、わずか半年で導入費用を回収

印紙代と郵送代の削減による大幅なコストカットを実現。当初1年かかると予想されていた導入コストと1年分の運用コストの回収を、わずか半年で実現

契約業務に関する社内の意識改革

電子化を機に、現場担当者からの問い合わせが増加。その対応時に、契約書作成に関する留意点やポイントを伝えることで、社内のリテラシー向上の効果も

導入ソリューション

アドビの電子サインサービス「Adobe Acrobat Sign」と、AIを活用した契約書管理サービス「OPTiM Contract」を連携した電子サインソリューションを導入。「Adobe Acrobat Sign」によって電子契約が交わされ、その契約書データは「OPTiM Contract」に格納され、AIが自動的に必要情報を抽出し台帳を作成する。紙からスキャンした契約書データも、同様の流れで台帳が自動作成される。この仕組みにより、契約業務の大幅な効率化・コスト削減に加え、契約書管理業務の効率化も実現。

事例の詳細

導入前の背景や課題

契約業務の負担増大と海外からの電子化要求が契機に

1961年の創業以来、モビリティ文化の醸成とモータースポーツ振興に取り組んできたホンダモビリティランド株式会社様。現在は、鈴鹿サーキットやモビリティリゾートもてぎにおけるレースイベントを中心に、アミューズメント施設の運営やリゾート運営、交通安全教育事業など幅広い事業を展開しています。

国際的なレースイベントを多数開催するホンダモビリティランド様では、海外プロモーターやスポンサー、国内のイベント出展企業など、膨大な数の企業との契約が発生します。本社法務領域を担い、契約書のリーガルチェックや押印作業を担当する本社総務部リスクマネジメント課の石田誠氏は、この契約業務に「膨大な手数を取られていた」と振り返ります。

「我々は鈴鹿だけでなく、栃木や東京オフィスの契約書も管轄しています。その関係上、各所から郵送されてくる書類をチェックしたり、最終的に押印した状態で先方様に郵送したりと、“送っていただいては戻す”といった作業が多数発生していました。加えて、急ぎの場合、製本作業を担うことも少なくありません。本来我々は、契約書のリーガルチェックに注力すべき立場ですが、こうした周辺業務で手数を取られていることが大きな課題となっていました」

業務負担が課題となる一方で、「取引先から電子化を求める声も増えていた」と同課・佐藤和徳氏は説明を加えます。

「特に海外企業の場合は、電子契約が一般化しているケースが多いことに加え、紙書類を郵送するとなると、非常に長い日数がかかるため、電子化を望む声が増えていました。また国内においても、中小企業を中心に、電子化による業務効率化や、印紙代や郵送代などのコストカットを望む声が急増していました」

こうした社内外のニーズの高まりに加え、「電子帳簿保存法への対応」が、電子契約システム導入に踏み込む後押しになったと佐藤氏は言います。

「電子契約システムの導入以前から、電子契約を交わす機会が少なからずありました。そこに法律の改正があり、電子契約を交わした書類データを法律に則った形で体系的に管理・保管する必要が出てきました。そこで当時、当社の会計システムの刷新を依頼していたNECの担当者に相談し、電子契約システムの導入検討を始めることにしたのです」

選択のポイント

アドビ製品への期待と紙も電子も保管できる点がポイントに

複数システムを検討した結果、ホンダモビリティランド様が選んだのは、NECが提案した電子サインソリューションでした。これは、アドビの電子サインサービス「Adobe Acrobat Sign」と、AIを活用した契約書管理サービス「OPTiM Contract」を連携するもので、契約業務の電子化から契約書管理までをワンストップで対応します。

ホンダモビリティランド様が要件に挙げていたのは、「電子帳簿保存法に対応していること」と「事業者署名型（立会人型）の認証を得られること」、そして「コストパフォーマンスに優れていること」です。NECの提案ソリューションが、これらの要件を満たしていたことに加え、「Adobe Acrobat Sign」が、「PDFファイルとの親和性が高かったこと」が大きな決め手になったと石田氏は説明します。

「最終的に『Adobe Acrobat Sign』を選んだのは、普段の業務で使っているPDFとの親和性が高いことに魅力を感じたためです。特に、PDFを開発したアドビのサービスということもあり、Acrobat Readerでの長期の閲覧が保証されている点が決め手になりました。電子化に際しての我々の懸念材料は、契約書データが壊れてしまったときの対応でしたが、Acrobat Readerでの長期閲覧保証を謳っているサービスであれば、安心して利用できると考えたのです」

「OPTiM Contract」については、「紙と電子、両方の契約書を一元保管できる点が決め手になった」と佐藤氏は説明します。

「大小様々な規模の事業者と取引する当社では、当面、紙で契約書を交わす機会が残ると考えられます。また、社内にも紙の契約書が多数残っています。そのため当社では、電子サインで交わした契約書だけでなく、紙からスキャンした契約書のデータも一元管理できる仕組みが必要でした。その点『OPTiM Contract』は、紙からスキャンした契約書データから、AIが自動的に情報を抽出して台帳を作成する機能が備わっているなど、効率的に一元管理できるものでした。こうした要素も含め、NECの提案内容は、我々のニーズにぴったり合うと感じられ、導入を決定したという経緯になります」

もう一点、NECの提案を採用した理由として、連携設定や使い方レクチャーを提供する「導入支援サービス」への期待もあったと佐藤氏はコメント。特に、導入後1ヶ月間提供されたQ&Aサービス（問い合わせ対応）については、「社内や取引先への運用説明に苦労する中で、非常に頼れるものだった」とし、その支援内容を高く評価しました。

導入後の成果

1年で回収見込みが、半年でコスト削減に期待以上の効果が

ホンダモビリティランド様では、2023年3月から、「Adobe Acrobat Sign」と「OPTiM Contract」を連携した電子サインソリューションを導入。その大きな成果として石田氏は、「印紙代や郵送代を減らせたことによるコスト削減」を挙げます。

「もともと『Adobe Acrobat Sign』導入のコスト削減効果は大きいと考えており、導入コストや1年分のランニングコストは、1年で解消できると見込んでいました。しかし、フタを開けてみると予想以上の効果があり、なんと半年ほどで解消できました。ちなみにこれは人件費を試算に含んでいません。人件費の削減を加えると、さらなる効果が期待できます。加えて当社では、毎年発生する定型の契約が多数ありますから、来年以降も大幅なコスト削減が見込めると期待しています」

一方、佐藤氏は、契約業務の効率化に言及。「紙の契約書の場合、郵送だけで早くとも1週間以上かかっていたものが、本ソリューション導入後は、わずか1日で締結まで済むケースも出てきました。肌感覚ではありますが、郵送や製本などの契約業務にかかる労力や時間は、少なくとも以前の半分以下にまで減っていると感じています」

さらに「OPTiM Contract」についても、「アラート通知機能によって、契約更新の見落としがなくなり、管理が隅々まで行き届くようになった」他、「検索機能で、契約書を探す時間が短縮された」など、様々な導入効果が挙げられました。今後、現有の紙の電子化にも取り組みたいと考えており、従来の紙文書を探す手間などを含めると後々の効果はとても大きいものになると期待されています。

加えて佐藤氏は、「契約書に対する社内の意識改革が進むこと」も導入効果に挙げます。「例えば、現場担当者から、電子契約に関する問い合わせがあった際に、契約書作成の留意点やポイントも合わせて伝えられます。こうしたやりとりが積み重なり、契約書に対する意識の高まりが現場に広まるのではないかと、大いに期待しているところです」

今後ホンダモビリティランド様では、本ソリューションを、本社のみならず、各事業所にまで拡大する予定とのこと。各事業所にも定型の契約を結ぶ機会が多数あり、「そういった契約も電子化できれば、コスト削減や業務効率化の効果がさらに拡大する」（佐藤氏）と、先々の活用への強い意欲を示していただきました。

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