導入事例
ITの専門家には、あえて、システムづくりを任せなかった
誠新産業様は平成7年、パラレルACOSシリーズAX7300Vを新規に導入される際に、「高度情報化委員会」なるプロジェクトチームを組織されました。常務取締役 業務本部長・大津 格氏、取締役 企画部長・井村 喜一氏が中心になり、各部から選抜された若手スタッフによって、この年から業務支援システム構築への歩みが始まったのです。
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- まず、営業活動を支援するシステムの構築にあたって、どういった点に留意されましたか。
- 大津
- ちょっと奇異に聞こえるかもしれませんが、「ITの専門家には、あえて、システムづくりを任せなかった」ことです。「営業支援のためのシステムなのだから、営業部門が中心になってつくろうよ」…ということですね。
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- なるほど。ところで業務の改善にあたっては、営業社員からスムーズな理解が得られたのでしょうか。
- 井村
- 委員会発足当初、社員の大部分は、「自社には業務効率を妨げている要因がいろいろとある」といった問題意識こそ持っているものの、新システムの導入そのものには反対していましたね。なぜなら、例えば、これまで伝票の入力は専任のパンチャーが行っていたわけですが、再入力の無駄や間違いを省くために、システム導入後は受注の段階で、担当者が自分で入力することになる…、つまり自分の負担が増えるわけですよ。そこで、まずそれぞれに立場の異なった社員が集まって、さまざまな不平・不満を言い合うことから始めたんですよ。
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- 「全社的な観点に立てば、自分たちに今、何が必要なのか」…それを上から押さえつけることなく、自分たちで考え、判断してもらう方向に持っていったわけですね。
- 大津
- そのとおりです。先ほどの例で言いますと、これまでは電話で注文を受けると注文書を起こして、パンチャーに渡していたわけですね。すると、納品書が届いたときに、注文書が見あたらないということがある。それなら、受注した時点で自分でシステムに入力すればいい、という具合にです。
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- でも、営業部門の皆さん全員がPCに習熟されていたわけではありませんよね。
- 井村
- もちろんそうです。当初は伝票1枚を入力するのに、5分程度かかる人がいましたから。そこで、部員全員を対象にPC講習を実施しました。
- 大津
- 同時にNECさんのコーポレートウェア「StarOffice」も導入したのですが、社長の意向で、まず部長以上の幹部社員に徹底して操作を習得させました。もちろん、社長自身が率先して操作に習熟し、グループウェアとしてPCを活用しているわけです。いきなり「今後は役員会をEメールで行う」と宣言したり(笑)。こうなるともう、社員がやらないわけにはいきませんからね。
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- では、こうした過程を経て完成した業務支援システムの概要をお聞かせいただけますか。
- 井村
- このシステムは営業計画の準備を支援するステップと、営業活動の実働を支援するステップから構成されています。準備の支援機能には、「スケジュール管理」「取引先管理」「件名管理」「遅滞売掛金管理」などを用意しています。実働の支援には、「業務日誌」「受注支援」「見積支援」卸二次店を支援する「リテールサポート機能」があります。もちろん、各機能は密接に連携しており、データの二重入力などは発生しないようになっています。
常務取締役 業務本部長
大津 格様
取締役 企画部長
井村 喜一様
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