マイナンバー制度の開始により、企業では各種法定書類へ従業員などの「マイナンバー」の記載が必要になります。ここでは、マイナンバー利用に伴って企業が行うべき対応、特定個人情報の扱いなどの留意点について説明します。

マイナンバー制度とは？

マイナンバー制度とは、正確には「社会保障・税番号制度」と呼ばれる制度であり、
2013年5月24日に成立した「マイナンバー法」（正式名称：行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）に基づいています。
生活者一人ひとりに、重複しない固有の「番号（マイナンバー）」を振り、複数の機関に存在する個人の情報を紐付け、各機関間での情報連携を可能にする制度です。生活者だけでなく、企業にも法人番号が付番されます。
2015年10月以降マイナンバーが記載された「通知カード」※が全生活者に郵送され、2016年1月から、社会保障や税、災害対策の行政手続きでの利用が開始。
その後は、法施行後3年をめどに法律を改正し、マイナンバーの利用範囲拡大が検討される予定です。

企業における対応

マイナンバー制度の開始により、企業は、パート・アルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類にマイナンバーを記載することになり、関連するシステムの強化、改修が必要になります。
マイナンバーは、「民（個人）⇒民（企業）⇒官」という流れで利用されます。
この中で企業は、従業員などの個人（含む扶養家族）からマイナンバーを収集する役割を持ちます。収集したマイナンバーは、法規定に準拠して管理し、取り扱う必要がなくなった場合は、所管法令に定められた保管期間後、できるだけ速やかに復元できない手段で削除または廃棄をする必要があります。

特定個人情報と企業への影響

マイナンバー（個人番号）を含む個人情報は、「特定個人情報」として扱われます。
その扱いについては、

といった措置が定められています。
 
特定個人情報も個人情報の一部なので、原則として個人情報保護法が適用されます。
加えて、マイナンバーによって名寄せなどが行われるリスクがあることから、個人情報保護法よりも厳しい保護措置を「マイナンバー法」で上乗せしています。法律に違反した場合の罰則は、「マイナンバー法」では個人情報保護法よりも種類が多く、法定刑も重くなっています。個人情報保護法などの概ね2倍となっており、従業員などの違反行為に対して、その法人にも罰金刑が科されます（両罰規定）。また、これら「マイナンバー法」の保護措置は、個人情報保護法が適用されない小規模な企業にも適用されます。

必要な準備作業は？

マイナンバー制度の対応により、企業では関連する現行業務や規定の見直しを行い、新たに発生する新規業務の策定を行う必要があります。それらの内容に基づき、業務手順のドキュメント化やシステム改修を行う必要があります。さらに、特定個人情報の管理について、従業員への教育も必要になります。

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