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OESとは?機能や種類、導入するポイントまで丁寧に解説

人件費や食材などのコストが高騰するなか、何とか業務効率化を目指したいと考える飲食店経営者は多いでしょう。

本記事は、主に飲食店の経営をされている方に向けてOES(オーダーエントリーシステム)がどのように役立つのかを詳しく解説しており、「オーダーをミスなくスピーディーにお客様に提供したい」、「飲食店のDX化を進めて業務効率を向上させたい」といった要望に応える記事となっております。

OESはテーブル数が多いチェーン店だけでなく、小さなお店でも導入するメリットがあります。この記事を読んで、ぜひ導入コストや専用端末の種類など、自分のお店にあったシステムを選んでください。

OES(オーダーエントリーシステム)とは

OES(オーダーエントリーシステム)とは、飲食店などで伝票に手書きしていた注文をデジタル化し、厨房にいるスタッフに伝達できるシステムです。

ハンディ端末やタブレットに登録されているメニューの中からお客様の注文を選択して入力すると、厨房にいるスタッフへ自動的にデータが共有されます。そのため、ホールスタッフが注文を厨房に伝えに行く必要がなくなる他、POSシステムと連動させれば会計時にもデータが引き継がれて、テープル番号がわかればお会計がすでに計算されている状態となり、レジ業務の時間短縮につながります。

最近はOESのタブレットをテーブルに設置し、お客様自身で注文を入力するセルフオーダーシステムを導入している店舗も増え、さらなる活用が期待されているシステムです。

オーダー管理の重要さと手書き伝票の問題点

「お客様から注文を受ける」という飲食店にとって当たり前の業務は、その後の業務につながっている重要な仕事です。

簡単なように見えて、実はさまざまなトラブルにつながりかねないオーダー管理の重要さを詳しくみていきましょう。

オーダー管理の重要さとは

フロアスタッフに任されているオーダー管理は、お客様からご注文をお受けすることの他に、厨房スタッフへ注文のあったメニューの伝達や、配膳業務、お会計の管理など多くのことと直結している重要な仕事です。

オーダー管理がきちんとしていないと、「調理の優先順位がわからない」「間違ったテーブルに料理を運んでしまう」「配膳済の料理をまた調理してしまう」「配膳が遅れてお客様を待たせてしまう」など、多くのトラブルの原因になりかねません。

このようなミスに遭ってしまったお客様の満足度は大きく下がり、リピートしてくれる可能性も下がってしまいます。

オーダー管理業務とは、たとえ混雑時や団体客の来店時であっても、ミスなくスピーディーにお客様のもとへ料理を提供するために必要な業務なのです。

手書き伝票の問題点

では従来行われてきた手書き伝票によるオーダーには、どのような問題が潜んでいるのでしょうか。

手書きには主に次のような問題が挙げられます。

  • 注文を書き間違える
  • お客様の注文に書くスピードが追い付かない
  • 複数のテーブル対応を同時に行うと、注文漏れが起きやすい
  • 同時に何枚もの伝票が厨房に届いたとき、調理する順番がわからない
  • 伝票を紛失し、お客様から催促を受ける
  • 手書き伝票を見ながらのレジ打ちは間違えやすい

このように手書き伝票によるオーダーは、さまざまな問題を抱えています。小さな飲食店であれば来店するお客様の数も限られており、混雑時にも手書き伝票で十分対応できることでしょう。しかし、座席数が多く、大勢のお客様が来店される飲食店では、手書き伝票によるミスは頻発しがちです。

そのため、OESを利用することで、人的ミスを減らしてスタッフの負担を軽減したり、顧客満足度をあげたりすることが期待できます。

OESの主な機能

OES(オーダーエントリーシステム)は、お客様からの注文をデジタル化し厨房にいるスタッフに伝達できるシステムですが、ほかにも店舗運営を効率化するさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、具体的にどのような機能があるのか、詳しく解説していきます。

オーダー・テーブル管理

OESには、お客様から受けた注文が今どうなっているか、リアルタイムで把握・共有できるオーダー・テーブル管理システムが備わっています。

席数が多い店舗の場合、お客様はいるのにテーブルに料理が並んでいない状況が、注文前なのかオーダー済で料理を待っているのか判断に迷うこともあるでしょう。OESがあればお客様のオーダー状況をリアルタイムで確認でき、店舗側のミスによるお客様への対応トラブルを減らすことができます。

さらに、OESでは、来店したお客様を空いている席にお通しするための空席情報の把握・共有も可能です。また予約されたお客様の名前や人数、予約時間を記録しておくこともできるので、予約時間が近づいた時に速やかにテーブルの準備に入れます。

会計やレジとの連動

OESはPOSレジと連携させることができるので、お客様のオーダーデータをレジに直接転送できます。追加オーダーやテーブル移動、複数テーブルの合算会計など複雑なデータもPOSレジ上に反映されるので、会計時のミスも大きく減少できます。

このように、オーダー情報がすぐにレジの管理データとして移行するOESは、レジで注文を集計する必要がなく、お客様を待たせずスピーディーな会計業務が可能です。さらに、クレジット決済やQRコード決済なども自動で金額が入力されるため、手入力による金額ミスを防ぐことができます。

データの収集・分析

OESは入力した情報をデータとして蓄積します。たとえば会員登録したお客様からは次のような情報を得ることができます。

  • 来店日時
  • 来店時の客数
  • 退店時間
  • 注文したメニュー

こうした詳細な顧客情報をデータとして蓄積・分析することで、店舗の売り上げにつなげることが可能です。

また、OESのデータは混雑する時間帯や人気メニューなどの把握にも役立ち、スタッフのシフト作成や食材の在庫管理、客単価計算などお店の経営全体に活かすことができます。

各種システムと連携

OESはさまざまなシステムとの連携が可能です。ほかのシステムと連携することで業務効率がアップし、コスト削減やスタッフのモチベーション向上につなげられます。

もっとも効果的な連携は、POSレジとの連携でしょう。POSレジとの連携で期待できることは次のようなことです。

  • オーダー時に伝票へQRコードを印字(→QRコード決済によるスマートレジ)
  • 1日の売り上げ管理を自動集計(→閉店後のレジ閉め作業時間を大幅に短縮)
  • お客様の来店情報をデータ化して蓄積(→分析してスタッフの配置へ利用)
  • 人気メニューを確認して可視化(→食材発注やキャンペーンなどへ活用)

ほかにも顧客管理システムと連携させれば、リピーター獲得へのアプローチやお誕生日イベントへの招待など、データを活かしたマーケティングが可能になります。

OESの主な種類

OES(オーダーエントリーシステム)には大きく分けて次の3つの種類があります。

  • ハンディターミナル型
  • スマートデバイス型
  • タブレット(専用端末)型

OESを利用する目的はどのタイプも同じですが、それぞれに異なる特徴を持つため自分のお店にあったものを選ぶことが大切です。

ここからは、操作方法や導入費用、注意点などを詳しくみていきましょう。

ハンディターミナル型

ハンディターミナル型OESは、スマートフォンより少し大きめサイズの持ち運びできる専用端末です。ファミレスや居酒屋チェーン店などで幅広く採用されているもっともメジャーなOESで、お客様の席でオーダーを受け付けると即時に厨房にオーダー情報が伝わります。

スタッフが厨房スタッフにオーダーを伝えに行く必要がなく、ホールスタッフの業務効率化が期待できます。また操作性がシンプルで、新しく入ったスタッフでも簡単に操作を覚えられるのは魅力のひとつでしょう。

専用端末の導入費用が1台数万円からとコスト面では高く感じますが、メーカーサポートが充実しており、ほかのシステムと連携し経営全体の効率化が期待できるものです。

スマートデバイス型

スマートデバイス型OESとは、スマホに専用アプリをインストールして使用するシステムです。お店側で端末を準備する場合は、普段使用しているスマホで流用することができるので、導入コストを低く抑えたい店舗におすすめです。

また、お客様のスマホでQRコードを読み取り、オーダーをお願いするモバイルオーダーもこのタイプで、「慣れている自分の端末を利用できる」「使いまわさないので衛生的に安心」といったメリットもあり、店舗側とお客様側双方に利便性が高いと近年導入店舗が増えているシステムとなっています。

タブレット(専用端末)型

タブレット(専用端末)型のOESは、テーブル席に設置してお客様自身がオーダーを入力するシステムです。セルフオーダー・テーブルオーダーシステムとも呼ばれ、回転寿司チェーンや大手居酒屋チェーンなどで導入されています。

タブレット型の最大のメリットは、ホールスタッフがお客様のテーブルに注文を取りに行かなくていいという点です。回転寿司や居酒屋など、追加オーダーが多い店舗形態ではスタッフの業務軽減や注文ミスの回避などメリットを多く感じられるでしょう。

各テーブルに専用端末を設置する必要があるため導入費用がかかってしまいますが、端末本体をサービス料金に含めているプランもあります。ただし、お客様が各テーブルに設置されている専用端末を使用するため、衛生面と故障・盗難への対策を十分に行う必要があります。

OESのメリット

紙の伝票と違い、コストをかけてまでOES(オーダーエントリーシステム)を導入するメリットとは何なのでしょうか。

ここからは次の導入メリットについて詳しく見ていきます。

  • 人件費を削減できる
  • 回転率を向上できる
  • 人的ミスを軽減できる
  • リピーターの増加が見込める

自分の店舗規模や目的、得られるメリットを考慮して、OESを選択するときの総合的な判断材料にしてください。

人件費を削減できる

OESは高騰する人件費の削減に貢献できます。

たとえばOESを導入することにより、オーダー時にスタッフがテーブルと厨房を往復せずに済みます。特に繁忙時には、オーダーを厨房まで伝えに行く時間も惜しいと感じることも多いでしょう。しかし、OESを導入すればホールと厨房の移動時間を減らせるため、スタッフの数を少なくセッティングでき人件費削減につながります。

現在の日本の飲食業界は深刻な人手不足に悩まされています。ギリギリの人員で業務をまわすことはスタッフへの負担が大きく、さらなる離職を招く恐れも否定できません。OESの導入は人手が足りない店舗の悩み解消に一役買うだけでなく、今働いているスタッフの負担軽減にもなるのです。

回転率を向上できる

飲食店の売り上げを増やすためには「来客数を増やす」「客単価を上げる」といった方法だけでなく、「回転率をあげる」ということも重要です。回転率とは、客席のお客様を何回入れ替えたかを数値で表したものです。回転率は次の計算式で求められます。

回転率=お客様の数÷客席数

特に客単価を低く設定している場合は、回転率を上げていかないと売り上げを増やせません。

そんな回転率を上げるために必要なことは、下記のことが考えられます。

  • オーダーまでの待ち時間を減らす
  • 料理提供までの時間を短くする
  • レジ待ち時間をなくす
  • バッシングを速やかに行う

スタッフの数を増やすことなく回転率を上げるためには、業務の効率化が重要です。回転率を上げるための業務効率化は、小さなことの積み重ねがポイントになります。オーダー伝達にかかる時間を省いたり、オーダーと同時に調理がスタートできたりするOESは、ただ単に回転率を上げるだけでなく、待ち時間に対するお客様の不満解消にもつながります。

人的ミスを軽減できる

手書き伝票は、どんなに気を付けていても人的ミスが起こりやすいものです。

お客様のオーダーを書き間違えたり、厨房スタッフへ伝え間違えたりなど、手書き伝票は伝達ミスが発生しやすくなります。また手書き伝票を見ながらのレジへの手打ちは、金額の打ち間違いなどのリスクを伴います。

OESでも人的ミスをゼロにすることはできませんが、オーダー業務や会計業務のミスを大幅に軽減することはできます。ミスを減らすことは、お客様からの苦情を減らすことにもつながり、顧客満足度向上も期待できることでしょう。

リピーターの増加が見込める

お店にとっては、すべてのお客様が大切な存在であることは言うまでもありません。しかし、なかでもリピーターを獲得することは、継続的な売り上げや集客コストの抑制など店舗運営にとってメリットが大きなものです。

新規のお客様は客単価がバラバラで、いつ来店するのかを予想することも難しいでしょう。一方、リピーターは継続的な売り上げが見込めるだけでなく、新しいお客様を連れてきてくれる可能性もあります。

じつは新規のお客様を呼び込むためには、リピーターよりも5倍の集客コストが発生すると言われています。お店の場所やメニュー、サービスなどを知らない層に向けて情報発信することは、多くのコストと労力がかかるものです。

そのため、メニューやサービスなど来店動機の高いリピーターを増やすことは、安定した店舗経営にとって重要なポイントとなります。

OESのデメリット

OES(オーダーエントリーシステム)は、店舗運営において多くのメリットをもたらしますが、同時にデメリットもあるということを忘れてはいけません。導入を検討するのなら、そうしたデメリットも考えておくことが大切です。

ここからは主なデメリットである次の点について詳しく解説していきます。

  • 初期費用、運用コストがかかる
  • システムエラー時の対策が必要となる

初期費用、運用コストがかかる

紙による手書き伝票は、ほとんどコストがかかりませんが、OESは導入に際して初期費用がかかります。

なかでもハンディターミナル型とタブレット型を選択した場合、専用端末を複数台準備しなければならないため購入費用が高額になりがちです。もちろん厨房側でもオーダーを受けるための機器が必要ですし、データをやりとりするためのインターネット回線費用もかかります。

さらに、導入後はサポート費用などのランニングコストが毎月かかり、それは中長期的に続きます。OESを導入して得られるメリットは大きなものですが、それにかかるコストがメリットを上回ってしまうことのないよう、費用対効果をしっかりと考えて導入を検討する必要があります。

システムエラー時の対策が必要となる

インターネット回線や電力を使用するOESは、非常時にシステムエラーを引き起こす可能性があります。

たとえば、落雷などによる停電やインターネット回線の不具合による接続エラーなどが起こるとで、システムは作動しなくなり使用できなくなる場合があります。また、機器の不具合により専用端末が使えなくなる可能性もあります。

OESが使用できないということは、連携させたPOSレジも活用できず、レジを手打ち会計に切り替える必要があります。結果として回転率が下がり売り上げに影響するかもしれません。

こうしたシステムエラーはいつ起こるかわからないため、非常時の手書き伝票や手動レジの手順を確認しておくなど、普段からトラブル発生への対策をしておきましょう。

OESを選ぶポイント

ここまでOES(オーダーエントリーシステム)のメリット・デメリット、そして端末の種類などについて紹介してきました。次はOESを選ぶときの主なポイントについて解説します。

  • セルフオーダーであればお客様が使いやすいか
  • メニューの変更に細かく対応できるか
  • セルフレジとの連携機能があるか
  • トラブル時の動作、サポートはしっかりしているか

費用がかかるシステムだからこそ、自店にあったOESを選ぶことが大切です。

セルフオーダーであればお客様が使いやすいか

テーブル席でお客様自らが注文するセルフオーダーシステムは、操作性が重要なポイントになります。

操作性が複雑だったりわかりにくかったりすると、お客様が注文にストレスを感じて追加オーダーを避けてしまう可能性もあります。追加オーダーが入らないということは、客単価を下げる原因になりますので、タブレット型のようなセルフオーダーシステムは操作性に優れたタイプを選ぶようにしましょう。

もし1テーブルあたりの注文数が多い飲食店であれば、専用端末のほかにテーブルに設置したQRコードを使ったセルフ注文システムを併用することもおすすめします。操作に慣れたお客様ご自身のスマホであれば、注文時のストレスを最小限に抑えられるほか、会計時にもスムーズに対応可能です。

メニューの変更に細かく対応できるか

OESを選ぶうえでは、店舗にあわせたメニュー変更が柔軟にできるかが重要なポイントになります。

たとえば、飲み放題プランのある場合に時間管理ができるかどうか、料理のカスタマイズやオプションが可能か、テイクアウトやコース料理の設定ができるかなど、柔軟な設定変更のできるシステムは使い勝手がよくなります。

またランチメニューとディナーメニューなど、時間帯によるメニューの切り替えができる機能付きシステムは、設定の切り替えにかかる時間を省けて便利です。

セルフレジとの連携機能があるか

店舗の業態によっては、より効率の良い運営のため、セルフレジ機能が付帯しているかをチェックするとよいでしょう。

QRコード決済の可能なセルフレジ機能が付いているOESであれば、キャッシュレス決済であれば、レジに行かなくても席に座ったままで、伝票の読み込み・会計処理をお客様ご自身で行ってもらえます。

さらに、キャッシュレス決済であればお金のやり取りをする必要がなく、会計時の計算ミスやおつりの渡し間違いなども防げます。レジにスタッフを配置しなくて済むため、人手不足の解消にも役立つでしょう。

トラブル時の動作、サポートはしっかりしているか

OESを導入する際は、サポート体制が充実しているかをしっかりと確認しましょう。

飲食店は、土日祝日や夜間なども営業していることが多い業界です。システムの導入後、さまざまなトラブルや不明点などが生じることは多々あります。こうしたとき、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかは大切なポイントです。

たとえば、インターネットがつながらなくてもシステムを利用できるよう、オプションサービスが用意されているプランもあります。こうしたオフライン時に対応できる操作の可否は、お客様にとってメリットがあるだけでなく、せっかく来店してくださったお客様を逃すことなく売り上げにつなげられるプラスポイントです。

OESを選ぶ際は、どのようなシステムトラブルに見舞われたとしても、お客様へのサービス提供が滞りなく続けられるよう、サポート体制が充実したシステムを選ぶようにしましょう。

POSレジと連動することで業務効率化が可能

もしOES(オーダーエントリーシステム)を導入するのであれば、現在使用している、もしくは導入予定のPOSレジと連携できるタイプを検討しましょう。

POSレジとは“Point of Sale”の略で、販売管理を指します。レジを通すことで、売り上げの管理だけでなく在庫の管理や発注、顧客情報管理や分析にまで役立つシステムです。

OESとPOSレジを連携させれば、会計業務にかかる時間は大幅に短縮され、手入力で起こりがちな計算ミスもなくなります。閉店後のレジ閉め作業も簡略化できるので、スタッフの労働時間短縮にもつながるでしょう。

また、POSレジで得た情報は、売れ筋メニューや死筋メニューを可視化し、販売促進やメニューの見直しに活かすことができます。もちろん登録してくれたお客様のデータを基に、誕生日イベントへの招致や新しいメニューの告知など販売促進活動のアプローチもしやすくなります。

OESはPOSレジと連携することにより、さらなる業務の効率化を図ることが可能です。もし今すぐに両方のシステムを導入することが難しいとしても、将来的に連携できるようなシステムの検討をしておくことをおすすめします。

OESを取り入れて飲食店のDX化を進めましょう(まとめ)

OES(オーダーエントリーシステム)は、お客様のオーダーをリアルタイムで厨房へ伝達できるシステムです。専用端末を使ってオーダーを入力するOESでは、手書き注文のような書き間違いや伝え間違いを起こりにくくし、厨房へのタイムラグがなくなります。

また、POSレジと連携させることで、会計業務の簡略化、在庫管理や受発注業務、顧客情報に基づいたイベントアプローチなど、さまざまな業務を効率化し売り上げアップを図ることが可能です。

OESにはいくつかの種類があり、店舗にあったタイプを導入することが大切ですが、その際にはPOSレジと連携できるかどうかも検討しましょう。

NECが提供するサブスクリプション型POSシステム「NECモバイルPOS」は、長きにわたりPOSレジ開発に携わり、多くの飲食店の声を集め開発してきました。トラブルの少なさや24時間対応のコールセンター、導入後も寄り添うフィールドサポーターなどが充実し、利用する店舗からの信頼を得ているモバイルPOSです。

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