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Veritas Alta Archiving - 特長/機能
Veritas Alta Archiving は、IT部門のシステム管理者・調査作業者向けの機能、メールアーカイブ対象となる利用者向けの機能があります。
それぞれ利用できる機能範囲・アクセス権を設定でき、メール監査・調査に必要な機能とワークフロー（eDiscovery）を提供します。
IT部門システム管理者・調査作業者向けに、以下の機能（表内〇印）を提供します。
これら機能を使用する場合、対象メールボックス毎に Discovery Archiveライセンスが必要です。
| 項番 | 機能 | 機能の使用者 | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 管理者 (IT部門) |
調査 責任者 |
調査 担当者 |
利用者 (社員) | ||
| 1 | メールをVeritas Alta Archivingにアーカイブ | ○ | ― | ― | ― |
| 2 | メールの反復検索機能 | ― | ○ | ○ | ― |
| 3 | メール調査作業のワークフロー設定 | ― | ○ | ○ | ― |
| 4 | 事案ワークスペース(マター)の作成 | ― | ○ | ― | ― |
| 5 | リーガルホールド機能 | ― | ○ | ○ | ― |
| 6 | メールのエクスポート機能 | ― | ○ | ○ | ― |
| 7 | 個々のメールへレビュー状況・結果、識別のためのラベル付け | ― | ○ | ○ | ― |
| 8 | 調査結果の抽出メール重複排除 | ― | ○ | ○ | ― |
| 9 | 調査事案レポート機能 | ― | ○ | ○ | ― |
| 10 | システム統計情報ダッシュボード | ― | ○ | ― | ― |
| 11 | システムレポート機能 | ○ | ○ | ― | ― |
| 12 | アーカイブに格納された利用者(社員)のメッセージにアクセス | ― | ○ | ○ | ― |
| 13 | アーカイブに格納されたメッセージの 参照/検索/返信/転送/復元/ダウンロード/印刷/タグ付け(*1) |
― | ○ | ○ | ― |
| 14 | 新しいメッセージを送信(*1) | ― | ○ | ○ | ― |
| 15 | アクセス権管理 | ○ | ― | ― | ― |
利用者（社員）向けに、以下の機能（表内〇印参照）を提供します。
これら機能を使用する場合、対象メールボックス毎に Personal Archiveライセンスが必要です。
(※1) 利用者が自身以外のアーカイブにアクセスする場合は、Discovery Archive のライセンスが必要です。
管理者・調査作業者向け機能(Discovery Archive)
メールの反復検索機能(絞り込み検索、検索条件保存、自動検出)
絞り込み検索
調査担当者は、アーカイブ済の大量メールから複数の検索条件(件名・本文・差出人・BCCを含む宛先・添付ファイル等に含まれるキーワード)を指定する事で、条件に該当するメールを高速に抽出します。抽出可能なファイル形式は以下をご参照下さい。
VERITAS HELP Center → 検索可能な添付ファイルの種類
検索条件保存
管理者/調査責任者/調査担当者が、検索条件を基に定常的に検索できるよう、検索条件の保存が可能です。
自動検出
決められた条件に適合するメールを自動検知する事で、調査責任者及び調査担当者へ、Veritas Alta Archivingから検出されたメールの調査を促します。手動で検索を行う作業工数の削減を図れます。
また、この検出されたメールから、更に詳細な絞り込み等の調査を進めることもできます。
メール調査を効率的に進めるためのワークフロー機能
Veritas Alta Archivingは、EDRM(電子情報開示参考モデル事案管理)のプロセスをベースにメール調査できます(各社独自の調査プロセスでも可能)。
メールの検索・参照・エクスポートなどの機能を提供します。（eDiscovery）
- Veritas Alta Archivingにアーカイブされているメールはインデックス化され、常に検索可能な状態で保存します。
調査責任者は、メールの調査プロセスを決定し、検索条件にてメール調査を遂行します。- 訴訟に類する事案の場合、通常、複数の調査担当者が膨大な情報から訴訟に必要なデータを検索・抽出します。
Veritas Alta Archivingは細かな検索条件の指定が可能であり、抽出時間の短縮を図ることができるため、調査担当者は抽出された情報の調査に注力できます。
- 訴訟に類する事案の場合、通常、複数の調査担当者が膨大な情報から訴訟に必要なデータを検索・抽出します。
- 調査担当者は、対象事案に関する複数のアイテムをエクスポートし、訴訟対応等に備えます。
- ハラスメントに類する事案の場合、依頼された抽出条件に基づき、該当する情報を依頼元(例：人事部門)に提示します。
- 訴訟に関する事案の場合、依頼された抽出条件に基づき、該当する情報を依頼元(例：法務部門)に提示します。当該訴訟に関する内容か否かの判断は、調査担当者が行います。
リーガルホールド(証拠保全)機能
調査の対象となっているメールを、保持期限が満了した場合でもアーカイブから削除されないように保全する機能です。
- 事案毎に抽出された一部のアイテムのみを保全することや、抽出された全てのアイテムを保全対象にすることができます。
エクスポート機能
- エクスポートされるメッセージは最小１通からで、EML/PST/NSF の各形式でエクスポートできます。
- 調査担当者は、収集したアイテムの整理に必要な識別子をラベルできます。
これにより抽出アイテムの管理が容易になり、調査作業を効率的に行えます。
検索結果の抽出メール重複排除(複数人が同じメールを受け取っているケースなど)
- 検索結果の抽出メールは、自動的に重複排除されます。複数名に同じメールが送付されている場合でも、調査対象のメールは1通で済み、調査作業時間を削減できます。
- 調査事案レポート機能があります。
- 調査責任者及び調査担当者は、監査証跡や事案全体の調査作業履歴をレポートできます。
- 調査責任者は、システム統計ダッシュボードで、システムの状況（ユーザアカウント数、自動検出結果、アーカイブしたメール数、サイズ）を見ることができます。
利用者(社員)向け機能(Personal Archive)
アーカイブされたメッセージの検索
- 差出人、宛先、日付、件名、本文(添付ファイルを含む)、添付ファイルの有無 で検索できます。
アーカイブされたメッセージを返信、転送
- 返信/送信するメールの編集、ファイルの添付等が可能です。(*1)
- 添付可能なファイル形式
[xls, xlsx, doc, docx, pdf, ppt, pptx, gif, jpg, jpeg, bmp, png, txt, htm, html, zip, dat, eml, pps, swf]
アーカイブされたメッセージを受信トレイに復元
- アーカイブにあるメールを選択し、「復元」ボタンを押すと、受信トレイにメールを復元できます。
- メールを複数選択して復元できます。
- ※フォルダ構造を持たないため、フォルダの復元等はできません。メールは受信トレイに復元されます。
アーカイブされたメッセージをコンピュータに保存
- 「このメッセージを保存」ボタンを押すと、PCやモバイルにmsg形式のファイルとしてダウンロードできます。
メッセージの添付ファイルをダウンロード
- メールに添付されているファイルを、PCやモバイルにダウンロードできます。
アーカイブされたメッセージを印刷
- 「このメッセージを印刷」ボタンを押すと、PCに関連付けられているプリンタに印刷します。
アーカイブされたメッセージをタグ付け
- 検索やフィルター用に、メールに識別のためのタグ付けが可能です。
新しいメッセージを送信
- 新規メールを作成できます。 (*1)
- 添付可能なファイル形式
[xls, xlsx, doc, docx, pdf, ppt, pptx, gif, jpg, jpeg, bmp, png, txt, htm, html, zip, dat, eml, pps, swf]
利用者(社員)のアーカイブへのアクセス
- 管理者の設定により、自分以外の利用者のアーカイブにアクセス可能です。
- ※部下のアーカイブを上司が参照したいなど、利用者が自身以外のアーカイブにアクセスするには Personal Archive の契約に加えて Discovery Archive の契約が必須です。
- (*1)Microsoft 365など、メールサーバが停止してもVeritas Alta Archivingから送信が可能です。
Veritas Alta Archivingから送信されるメールは、お客様がご利用のメールとして送信されます。(ただし送信元はVeritasです)
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