Enterprise Vault.cloud - 特長/機能

EV.cloud は、IT部門のシステム管理者・調査作業者向けの機能、メールアーカイブ対象となる利用者向けの機能があります。
それぞれ利用できる機能範囲・アクセス権を設定でき、メール監査・調査に必要な機能とワークフロー(eDiscovery)を提供します。

IT部門システム管理者・調査作業者向けに、以下の機能(表内〇印)を提供します。
これら機能を使用する場合、対象メールボックス毎に Discovery Archiveライセンスが必要です。

項番 機能 機能の使用者
管理者
(IT部門)
調査
責任者
調査
担当者
利用者
(社員)
1 メールをEV.cloudにアーカイブ
2 メールの反復検索機能
3 メール調査作業のワークフロー設定
4 事案ワークスペース(マター)の作成
5 リーガルホールド機能
6 メールのエクスポート機能
7 個々のメールへレビュー状況・結果、識別のためのラベル付け
8 調査結果の抽出メール重複排除
9 調査事案レポート機能
10 システム統計情報ダッシュボード
11 システムレポート機能
12 アーカイブに格納された利用者(社員)のメッセージにアクセス
13 アーカイブに格納されたメッセージの
参照/検索/返信/転送/復元/ダウンロード/印刷/タグ付け(*1)
14 新しいメッセージを送信(*1)
15 アクセス権管理

利用者(社員)向けに、以下の機能(表内〇印参照)を提供します。
これら機能を使用する場合、対象メールボックス毎に Personal Archiveライセンスが必要です。

項番 機能 機能の使用者
管理者
(IT部門)
調査
担当者
利用者
(社員)
1 メールをEV.cloudにアーカイブ
2 システムレポート機能
3 アーカイブに格納された自分以外の利用者(社員)メッセージにアクセス ○(※1)
4 アーカイブに格納されたメッセージの
参照/検索/返信/転送/復元/ダウンロード/印刷/タグ付け(*1)
5 新しいメッセージを送信(*1)
6 アクセス権管理

(※1) 利用者が自身以外のアーカイブにアクセスする場合は、Discovery Archive のライセンスが必要です。

管理者・調査作業者向け機能(Discovery Archive)

メールの反復検索機能(絞り込み検索、検索条件保存、自動検出)

絞り込み検索
調査担当者は、アーカイブ済の大量メールから複数の検索条件(件名・本文・差出人・BCCを含む宛先・添付ファイル等に含まれるキーワード)を指定する事で、条件に該当するメールを高速に抽出します。抽出可能なファイル形式は以下をご参照下さい。
VERITAS HELP Center → 検索可能な添付ファイルの種類

検索条件保存
管理者/調査責任者/調査担当者が、検索条件を基に定常的に検索できるよう、検索条件の保存が可能です。

自動検出
決められた条件に適合するメールを自動検知する事で、調査責任者及び調査担当者へ、EV.cloudから検出されたメールの調査を促します。手動で検索を行う作業工数の削減を図れます。
また、この検出されたメールから、更に詳細な絞り込み等の調査を進めることもできます。

メール調査を効率的に進めるためのワークフロー機能

EV.cloudは、EDRM(電子情報開示参考モデル事案管理)のプロセスをベースにメール調査できます(各社独自の調査プロセスでも可能)。
メールの検索・参照・エクスポートなどの機能を提供します。(eDiscovery)

  • EV.cloudにアーカイブされているメールはインデックス化され、常に検索可能な状態で保存します。
    調査責任者は、メールの調査プロセスを決定し、検索条件にてメール調査を遂行します。
    • 訴訟に類する事案の場合、通常、複数の調査担当者が膨大な情報から訴訟に必要なデータを検索・抽出します。
      EV.cloudは細かな検索条件の指定が可能であり、抽出時間の短縮を図ることができるため、調査担当者は抽出された情報の調査に注力できます。
  • 調査担当者は、対象事案に関する複数のアイテムをエクスポートし、訴訟対応等に備えます。
    • ハラスメントに類する事案の場合、依頼された抽出条件に基づき、該当する情報を依頼元(例:人事部門)に提示します。
    • 訴訟に関する事案の場合、依頼された抽出条件に基づき、該当する情報を依頼元(例:法務部門)に提示します。当該訴訟に関する内容か否かの判断は、調査担当者が行います。

リーガルホールド(証拠保全)機能

調査の対象となっているメールを、保持期限が満了した場合でもアーカイブから削除されないように保全する機能です。

  • 事案毎に抽出された一部のアイテムのみを保全することや、抽出された全てのアイテムを保全対象にすることができます。

エクスポート機能

  • エクスポートされるメッセージは最小1通からで、EML/PST/NSF の各形式でエクスポートできます。
  • 調査担当者は、収集したアイテムの整理に必要な識別子をラベルできます。
    これにより抽出アイテムの管理が容易になり、調査作業を効率的に行えます。

検索結果の抽出メール重複排除(複数人が同じメールを受け取っているケースなど)

  • 検索結果の抽出メールは、自動的に重複排除されます。複数名に同じメールが送付されている場合でも、調査対象のメールは1通で済み、調査作業時間を削減できます。
  • 調査事案レポート機能があります。
  • 調査責任者及び調査担当者は、監査証跡や事案全体の調査作業履歴をレポートできます。
  • 調査責任者は、システム統計ダッシュボードで、システムの状況(ユーザアカウント数、自動検出結果、アーカイブしたメール数、サイズ)を見ることができます。

利用者(社員)向け機能(Personal Archive)

アーカイブされたメッセージの検索

  • 差出人、宛先、日付、件名、本文(添付ファイルを含む)、添付ファイルの有無 で検索できます。

アーカイブされたメッセージを返信、転送

  • 返信/送信するメールの編集、ファイルの添付等が可能です。(*1)
  • 添付可能なファイル形式
    [xls, xlsx, doc, docx, pdf, ppt, pptx, gif, jpg, jpeg, bmp, png, txt, htm, html, zip, dat, eml, pps, swf]

アーカイブされたメッセージを受信トレイに復元

  • アーカイブにあるメールを選択し、「復元」ボタンを押すと、受信トレイにメールを復元できます。
  • メールを複数選択して復元できます。
  • フォルダ構造を持たないため、フォルダの復元等はできません。メールは受信トレイに復元されます。

アーカイブされたメッセージをコンピュータに保存

  • 「このメッセージを保存」ボタンを押すと、PCやモバイルにmsg形式のファイルとしてダウンロードできます。

メッセージの添付ファイルをダウンロード

  • メールに添付されているファイルを、PCやモバイルにダウンロードできます。

アーカイブされたメッセージを印刷

  • 「このメッセージを印刷」ボタンを押すと、PCに関連付けられているプリンタに印刷します。

アーカイブされたメッセージをタグ付け

  • 検索やフィルター用に、メールに識別のためのタグ付けが可能です。

新しいメッセージを送信

  • 新規メールを作成できます。 (*1)
  • 添付可能なファイル形式
    [xls, xlsx, doc, docx, pdf, ppt, pptx, gif, jpg, jpeg, bmp, png, txt, htm, html, zip, dat, eml, pps, swf]

利用者(社員)のアーカイブへのアクセス

  • 管理者の設定により、自分以外の利用者のアーカイブにアクセス可能です。
  • 部下のアーカイブを上司が参照したいなど、利用者が自身以外のアーカイブにアクセスするには Personal Archive の契約に加えて Discovery Archive の契約が必須です。
  • (*1)
    Office365など、メールサーバが停止してもEV.cloudから送信が可能です。
    EV.cloudから送信されるメールは、お客様がご利用のメールとして送信されます。(ただし送信元はVeritasです)