大量のデータを段階移行し、現在までに90％の社員がBoxを利用

まず取り組んだのが、NAS内のデータのBox移行です。NASには100TB近いデータが蓄積されており、すべてを一度に移行することは困難でした。そこでNECと協議し、まず10TB分のデータ移行をNEC主導で実施。そこで実測した作業時間やネットワーク負荷、トラブル発生時の対応方法を活かして、以降は森ビル様が自ら移行作業を行うことにしました。

「コンティンジェンシープランを含めた段取りをNECが策定してくれたおかげで、不安なくデータ移行に臨むことができました」とIT推進部 運用グループの石田直人氏は話します。約90TBのデータを部署単位に分け、業務への影響の少ない領域から段階的に移行。そこではNECから提案された移行ツールも活用しました。

「初回のみフルコピーを実施すれば、その後はデータを差分転送できるツールです。このツールを利用し、BoxとNASを一定期間並行稼働させることで、業務への影響を抑えつつスムーズな移行を実現できました」（石田氏）

Box導入から約2年、NASのデータはほぼすべてBox上に移行済みで、情報共有にまつわる作業の8割がBox内で完結できています。

それと連動して、Boxの利用率も高まり、森ビル様におけるBoxの利用ユーザー率は90％以上と非常に高い率を維持することができています。「Boxが社内標準の一元的な情報共有基盤になったことで、メール添付で外部とやり取りするケースも激減しました」と長島氏は効果について語ります。

また同社は、Box活用の推進担当者である「Box先生」を各部署に配備。日々の活用で生じたユーザーの疑問、困りごとの早期解決につなげているほか、解決できなかった問題は、Box先生を通じてNECに確認することで情報のスムーズな連携を図っています。この仕組みが、同社における高い利用ユーザー率を下支えしていることは間違いないでしょう。

今後は、さらに外部協力会社とのコラボレーション強化に向けて、Boxの活用範囲を拡大していきます。「より一層のBox活用および業務効率化を、NECと共に推し進めていければと思います」と長島氏は最後に語りました。

森ビル様は2023年10月に「虎ノ門ヒルズ ステーションタワー」、さらに11月には「麻布台ヒルズ」の開業を控えるなど、タウンマネジメントやエリアマネジメントに向けた取り組みをさらに加速していこうとしています。そうしたなか、今回導入したBoxは、多様な業界・業種のパートナー様との情報共有を支える基盤としてさらに活用が広がっていくに違いありません。NECにはオフィス事業や住宅事業を手掛ける部門もあります。そこでの専門的な知見やソリューションも随時ご提案しながら、今後も森ビル様の取り組みをご支援できればと思います。