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タイムカードとの比較 -勤怠管理システム 勤革時
勤怠管理にも押し寄せるIT化。最近ではクラウド型（ASP）のサービスも登場し、より気軽な利用が可能になりました。その一方で、紙のタイムカードを利用している企業もまだまだ多いようです。
今回は、紙のタイムカードによる勤怠管理において見逃せない“ムダ”や“リスク”を解説。システム化により得られるメリット、更に、クラウド型でシェアNo.1のサービス「勤革時」についてもご紹介します。
コンテンツ紹介
知ってしまったらもう使えなくなる？！
タイムカードによる勤怠管理のムダとリスク
【ムダ】タイムカードを回収して、打刻漏れをチェックして、エクセルに入力して集計…
タイムカードによる勤怠管理は、毎月の「事務作業」もかなりの負担です。タイムカードの配布にはじまり、締め日に回収して集計するまでに付帯する作業量は相当なものです。
- 未提出者にメールや電話で催促し、やっと全員分回収。
- 内容をチェックして打刻漏れなどがあれば本人に確認。
- エクセルに数字を入力した上で、念のためダブルチェック。
- 集計して給与システムにデータ投入。
アルバイト30名規模を想定したシミュレーションでは、実際の事務作業コストが年間18万円に上るという試算が出ています。
このほか、打刻機の更新やタイムカード代、打刻されたタイムカードの3年間保存…などまで含めると、相当なコストがかかっているのは間違いありません。
【リスク】アルバイトを多用する小売業などでは、不正打刻による経営ダメージが深刻…
更に深刻なのが、不正打刻による人件費の増加です。アルバイトを多用する飲食チェーンなどでは、心ないアルバイトによる不正打刻が少なくないようです。
タイムカードは誰でも打刻できるため、不正打刻に対する対策は困難です。横行すると経営に大きなダメージを与える可能性があります。前述のシミュレーションでも、年間での不正な人件費は、実に57万6000円にも上るとされています。
また最近では、“ブラック企業”に対する関心が高まっています。意図せず労働基準法を逸脱した状態を放置した結果、内部告発を受け、企業イメージがダウンしてしまう…というリスクにも注意を払う必要があります。
クラウド型勤怠管理サービスで、迅速に“ムダ”と“リスク”を解決！
勤怠管理の “ムダ”や“リスク”を排除するには、紙のタイムカードと打刻機からの脱却が欠かせません。そこでおすすめするのが、クラウド型の勤怠管理サービスです。
従来のオンプレミス（導入）型パッケージ製品は、サーバやシステムなどのＩＴ資産や、専任のＩＴ担当者が必要であり、利用開始までのハードルが高いのが難点でした。
しかし、クラウド型の勤怠管理サービスなら、大きな初期投資はもちろん、スキルを要するシステム構築や設定も不要。安心して導入でき、迅速にムダやリスクのない勤怠管理を実現します。
従来の勤怠管理の“ムダ”や“リスク”を一気解決する可能性を有するクラウド型勤怠管理サービス。前段でご紹介したシミュレーションの数値をもとに、年間どれほどコスト削減効果が見組めるのかをまとめてみました。
- ※3店舗を運営する企業が時給1000円のアルバイトを30名雇用するケースでのシミュレーション
クラウド型でシェアNo.1！「勤革時」の特長
ここからは、利用企業数：42,000社/246万人以上（2022年7月時点 KING OF TIMEとの合算）の実績を誇る勤怠管理サービス「勤革時」の特長やメリットを簡単にご紹介します。
月額300円/ユーザ目安で将来にわたり最新機能を提供
- 月額費用で、すべての機能を利用可能。
- 将来バージョンアップなどで機能が追加された場合も、追加費用なし。
- クラウドサービスだから、サーバなど自前での調達は不要。
- PC打刻で利用する場合の初期投資は“0円”。（ほかの認証端末は別途費用が必要）
指紋と指静脈のハイブリッド認証など、多様な打刻方式に対応
- PCでの入力（打刻）だけでなく、多様な打刻方式に対応します。
◎ICカード認証（社員証やSuicaなど）
◎生体認証（指紋・指静脈など）
◎GPS認証（ケータイやスマホを利用）
※生体認証による打刻は、「なりすましなど不正打刻を防ぐ」「ICカードなどツール不要」「打刻がカンタン」など、管理する側にも管理される側にもメリットを提供します。
リアルタイム管理でブラック状態を回避、シフト管理機能も充実
- 自動リアルタイム集計の結果は週次/月次/任意の期間で確認できます。
- 残業の多い人物や遅刻の多い人物を特定＆アラート表示することで、勤怠状況を見える化。意図せずブラック状態に陥るリスクを回避できます。
- アルバイトを多数抱える業態では必須とされるシフト管理機能も充実。シフトや休暇を柔軟に設定できるほか、より細かく日次で時間帯ごとのシフト作成を支援します。
ほとんどの給与システムと連携可能
- 勤怠管理データは自由自在に編集可能です。CSV形式でエクスポートしたデータを給与システムに自動反映できます。
- ほとんどの給与システムと連携することができ、データインポートの手間を省きます。
ケータイ・スマホで、打刻/シフト申請/勤怠確認がデキル
- メリットがあるのは管理する側だけではありません。管理される側も指一本で、あるいはケータイやスマホで、カンタンに打刻できます。
- 更にケータイやスマホで、いつでも、どこでも、カンタンに自分のタイムカードやスケジュールを確認できるほか、勤務や休暇、残業など各種シフト申請も可能です。
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