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~株式会社日建設計 様~

WebOTX - 導入事例

クラウドとオンプレミスの業務を統合するフロント統合基盤により、生産効率の向上とコスト削減、BCPへの対応を実現

導入前の課題

管理業務の負荷が高まり、ユーザも画面デザインと使い勝手に不満

株式会社日建設計コーポレート部門情報サービスチーム室長 斉藤 安生 氏
株式会社日建設計
コーポレート部門
情報サービスチーム
室長 斉藤 安生 氏

株式会社日建設計様(以下、日建設計様)は、国内外で建築の設計・監理、都市計画などを手がける日本最大手の総合設計事務所です。近年の作品では、東京スカイツリーが記憶に新しいところでしょう。日建設計様ではこのたび、グループウェアを基盤とする社内の業務ポータルを全面的に見直し、フロント統合基盤「WebOTX Portal」を導入して業務システムのインタフェースを再統合しました。

日建設計様では、早くからグループウェアを基盤とする社内ポータルの構築に取り組んできました。しかし、従来のポータルでは画面レイアウトや表現の自由度、設定のしやすさや管理操作のレスポンスなどの点に課題を抱えていました。特に組織変更や人事異動にともなうユーザIDの変更が複雑で、管理業務の負荷が高まっていました。

「管理画面のレスポンスが悪く、アクセス権を設定したりポートレットを新規作成したりするときなどは作業負荷が高くたいへんでした。そのため、社内ポータルを管理する外部の専属スタッフが必要でした。また、社内からは画面デザインやレイアウト、使い勝手に関する要望が多く寄せられましたが、既存のポータルでは対応し切れませんでした」と、情報サービスチーム室長の斉藤安生氏は導入前を振り返ります。


また既存ポータルでは、ユーザが重要情報や業務に必要な情報を見つけにくいという課題もありました。さらに、リニューアルの背景には、全社的な業務環境の変化も、大きなテーマとして浮上していました。

こうした課題を解決するため、日建設計様ではフロント統合基盤への全面移行に踏み切りました。

導入の経緯

クラウドとオンプレミスを統合できる、使いやすいWebOTX Portalに決定

株式会社日建設計
コーポレート部門
情報サービスチーム
主査 杉田 修 氏

日建設計様は、2012年の後半から社内ポータルのリニューアル計画を進め、数社の製品を検討しました。その中で「レイアウトや表示の柔軟性、使いやすい操作性、既存システムからの移行性、アクセス権限管理の容易さ、そしてコスト面で最も優れているWebOTX Portalを選択しました」と、選定にあたった同チーム主査の杉田修氏は語ります。

「技術面では、SSO(*)や他システムとの連携を十分に考慮しました。管理面では、ポータル側のID管理と社内のID管理が円滑に連携できるかという点と、旧ポータルで使っていた資産をスムーズに新ポータルへ移行できるかという点を重視しました。その結果技術的にも優れ、コストパフォーマンスも高いNEC製品に決定しました」(杉田氏)

比較検討した数社の製品は、完全なポータル専用システムではなくワークフローなど不要なシステムが付属しており、とても高価だったといいます。

日建設計様は、東日本大震災を機にBCP対策としてメールシステム、スケジュール管理システムはクラウドサービスを利用しています。これには、事業展開のグローバル化と、携帯端末の普及によるワークスタイルの変化という背景もあり、いつ、どこにいても社内システムへアクセスできるシームレスな業務環境の構築というシステム戦略を推進中でした。つまり、クラウド環境とオンプレミスの業務システムやデータベースなど様々なシステム環境がスムーズに統合できる、使いやすいポータル環境の構築が不可欠なテーマとなっていたのです。その要件をすべて満たしたのがのがWebOTX Portalでした。

(*)Single Sign-Onの略

4カ月の短期構築で、完成度の高いポータルシステムを実現

株式会社日建設計
コーポレート部門
情報サービスチーム
戸谷 留美香 氏

全社のトップとなる新たなポータル構築は、2013年3月にスタート、7月にはカットオーバ―を迎えています。わずか4カ月という短期構築が可能だったのは、既存システムを熟知したSEと製品担当者が連携し、直接やり取りをすることができたからだといいます。システム構築の全過程がスムーズに進み、問題はほとんど発生しませんでした。

「システム切替え時に、問題が起きそうな点を事前に指摘していただいたり、煩雑な要望を出した際などには迅速に対応していただいたりと、NECへの信頼性はたいへん高かったと思います。今回のリニューアルでも、サポート面では安心でした」と、同チームの戸谷留美香氏は語ります。

新ポータルシステムの完成度は高く、本稼働前に各部門の担当者を集めて行われたプレゼンテーションでも、社内から追加要望はほとんど出ませんでした。

ポータル画面イメージ
日建設計様の新ポータル画面
システム構成図
システム概念図

導入後の成果

社内の評価も高く、管理業務の効率化を格段に推進

新ポータルに対する社内の評判は上々でした。多用な情報を、柔軟にカテゴライズしてわかりやすく整理できたため、情報の見つけやすさや重要情報の注目度が格段にアップしました。画面にビジュアルなアイコンを導入し、ユーザの視認性を高めるとともに直感的な操作が可能になりました。社員からは、見栄えもよく使いやすいという声が寄せられています。

「レイアウトが自在なので、不要な情報はカットし、掲載したい情報だけアップできるなど、ポータル画面にムダがいっさいなくなりました」と杉田氏。

また、旧ポータルに比べ管理画面の操作性やレスポンスが非常によく、ユーザアカウントの変更もシンプルにすばやく実行できるため、業務の生産性が大きく向上しました。従来は社内ポータルの管理業務を行う専属の外部スタッフが1名必要でしたが、新ポータルでは社内スタッフのみで処理できるようになりました。様々な管理業務に要するリードタイムも短縮され、導入前とは格段の差が生じています。

「毎年、大きな人事異動の際はID設定変更などの業務を3日間かけて行っていました。新ポータルの導入後、それがどれだけ短縮できるか期待しています。また、運用管理の効率化で生じた余裕を、本来のシステム開発へと向けられるのも大きな効果のひとつです」と斉藤氏。

また、機器類の削減について、「従来のポータルシステムは最大7台のサーバで運用していましたが、新ポータルは3台のサーバで済み、システム機器の削減も実現できました」と戸谷氏。

さらにWebOTX Portalは、イニシャルコストとランニングコストともに低価格で済み、コスト削減効果も目に見えて大きかったといいます。

トップポータルを皮切りに、各部門やグループ会社のポータルを刷新予定

今回のリニューアルは、全社のトップに位置するポータルシステムの刷新でしたが、日建設計様には、各部門あるいはグループ会社ごとに数多くのポータルが存在しています。それらを順次、新たなポータルへと移行する予定です。全社トップのポータル刷新はその初期フェーズであり、社内やグループ会社へその使いやすさを広く認知・アピールすることで、これからの移行計画をスムーズに運ぶというねらいもありました。

近々、WebOTX Portalの次期バージョンがリリース予定ですが、より多くの企業で使われ機能的にも磨かれていることから、日建設計様では今後とも積極的に導入していきたいとの意向です。

NEC担当スタッフの声

企業プロフィール

NECソフト株式会社 ERPソリューション事業部 CRM ITサービスグループ リーダー 大垣 智史
NECソフト株式会社
ERPソリューション事業部
大垣 智史

導入プロジェクトでは、システム構築がスタートする前とシステム構築中の二度にわたり、万全の負荷評価を行ないました。既存のシステムでは、画面表示に関するレスポンスの遅延を問題視されていましたので、新たなフロント統合基盤の導入ではスムーズかつ安全な稼働に対する十分な備えを実施しました。

また、日建設計様の業務特性を深く理解した上で、スタッフの皆様のシステム利用方法をあらかじめ見通した、システム提案やシステム導入を推進しました。特に、画面デザインやレイアウトへのこだわりを強く持たれていることは、導入前から十分に承知していましたので、それを見越した画面レイアウトの提案などを行ないました。

WebOTX Portalは、画面レイアウトや表示の柔軟性に優れている点はもちろん、使いやすい操作性や既存システムからの移行のしやすさ、アクセス権限管理の容易さ、そして何よりもコストパフォーマンスの高さを実現した、次世代のフロント統合基盤です。お客様にも様々な面で、たいへん満足していただけているものと確信しています。

株式会社日建設計

所在地 本社:〒102-8117 東京都千代田区飯田橋2丁目18番3号 社屋
設立  1950年7月(1900年6月創業)
資本金 4億6,000万円(2013年4月1日現在)
役職員数  2,406名(日建グループ含む/2013年4月1日現在)
事業内容 建築の企画・設計監理、都市・地域計画および これらに関連する調査・企画コンサルタント業務
URL New Windowhttp://www.nikken.jp

(2013年10月8日)