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そういうことか!DX Webマガジン

電子契約を初めて導入する企業に最適なサービスとは?
(電子契約管理スターターパック)

とある中堅中小企業の総務を担当している おっとり甘えん坊な後輩”翔くん”(23歳)と、元気で物知りな先輩”美咲さん”(28歳)の会話から、DX(デジタルトランスフォーメーション)の導入で、業務の効率化や生産性UP実現のポイント・ノウハウを、楽しく・正しく・わかりやすく、知ることができます!

2023.9.27 電子契約電子サインAI研修法令導入支援テレワーク

翔君、我が社もいよいよDX推進に本格的に取り組むことになったわよ!

美咲さん、ホントですか?
今まで、うちの会社って、予算がどうの、工数がどうの、って中々IT化進んでいなかったですもんね。

そうよねー。DX化することが、結局は会社のさらなる発展と継続へつながるし、世の中が大きくDXへシフトしていく中で、我が社もウカウカしてられないってことヨ!

美咲さん、DX推進のプロジェクトリーダーですもんね!
ヨッ!総務の星!

あら、そんなことないわよぉ~(ドヤ(^o^))
早速だけど、まずは、ペーパレス化から取り組むわよ。
この間、部長から、まずは、「電子契約」から早急に進めたいから、どんなソリューションがあるか調べておいてって、指示あったけど調べた?

うっ、すみません。まだやってないです。

仕方ないわね、私、調べたから、教えてあげるわ。
でも、その前に、電子契約を始めるときの一般的な課題から整理しよっか。

電子契約は採用したいけど、法対応もクリアしつつ業務効率化、コスト削減、これからの多様化する働き方にあった運用体制を構築するには、ノウハウもリソースも足りない!そういった私達みたいな企業って多いのよ。特に今、「電子帳簿保存法(以下、電帳法と表記)」改正がきっかけで、契約管理を検討するケースも増えているの。

実はボク。。。(電帳法、勉強しておいてって美咲さんから言われてた。。。)

えっ、何モゴモゴ言ってんの?

電帳法についての理解もちょっと追い付いてなくって。。。

仕方ないわね。じゃぁ、「電帳法」についておさらいよ!

電帳法は国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律よ。
令和4年1月1日に施行されたけど、義務化は来年1月だから、あと少しね。

事業規模にかかわらず全ての企業に適用されるんだ。

そうよ。今まで何度も改正されてきたけど、今回はかなり影響が大きいの。今まで請求書や領収書のデータを国税関係書類として認めてもらうには、3カ月前に所轄税務署に申請書を提出して承認を受ける必要があったり、定期的な検査後でなければ紙の原本を捨ててはダメだったり、そういった承認や検査が今回の改正で不要になったの。

電子化しやすい環境になったんですね。

要件が色々と緩和される一方で、受け取った電子データ、例えば、メールや電子契約サービスで受け取った見積書や契約書などは、紙にプリントアウトして保存することが、税法上認められなくなったの。電子データでの場合は、全ての企業で電帳法のルールに従って保存をする必要があるのよ。

具体的にはどんなルールなんですか?

これを見て!

電帳法への対応要件は大きく4つあるんだけど、②と③はなんとかクリアできるから企業として対策が必要なのは①「データの真正性を担保する措置」と④の「検索性の確保」よ。

電帳法は、これらをクリアしたうえで対応を進める必要があるんですね。

それから、電子契約管理といっても、今後進めていく「電子契約」だけじゃなくて、「紙の契約書」も一定数残っていくわ。

紙と電子の混在だと新たな業務工数が発生したり、管理ミスへも繋がりかねないですよね。

実は、そんな課題を一気に解決する新しいサービスがあるの。
NECの「電子契約管理スターターパック」よ!

電子契約管理スターターパック」は電子契約を初めて社内導入したいという企業にピッタリの専用パックよ。

電子契約サービスのライセンスのみならず、「システムを使いこなす自信がない」「法務面の知識が不安」という企業向けに、導入設定支援や法令対応研修をセットにして提供してくれるのよ。

パック内容は。。。あっ。
電子契約サービスは「Adobe Acrobat Sign」、契約書管理サービスは「OPTiM Contract」なんだ。このサ―ビス、ボク知ってます!

ここは翔君、しっかり勉強したからバッチリよね (^^)
しかも、どちらもリモートで初期設定支援・操作方法をNECが説明してくれるの。

NECが直接、説明してくれたり、メールの問い合わせに答えてくれるんだ!
リモートで画面を見ながらのレクチャーと、メールでの1か月 QA付き。
これなら安心です!

しかも、税理士や弁護士/社労士を抱える士業グループとNECが協業していて、電子署名の導入に向けた法令対応研修もついているの。

法務面でもしっかりサポートしてもらえるから安心ね。

これなら、大幅に工数削減して電子契約管理にスムーズに移行できそうですね。

税理士や弁護士/社労士を抱える士業グループ「ケインズアイコンサルティンググループ様」監修でNECが発行した「電子契約導入ガイド」もあるから、これも見ておいてね。

うぁ~!電子契約導入の準備に必要な情報が詰まった冊子ですね!
しっかり勉強します!

今日はここまでね。今から、ランニング行くの。
ちょっと重量オーバー気味だから、ダイエットよ。

いいな!健康的ですね!(美咲さんにしては、珍しく)

運動した後は、ビールね。当然。それとポテチと、柿の種と♪

(花より団子な人なのね。。。。。)

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