複数ツールの運用で情報の分断と業務の非効率が常態化

「餃子のまち」として全国的に知られ、栃木県の政治・経済・文化の中心地でもある宇都宮市。100年先も発展し続けるまちを目指し、「スーパースマートシティ」を推進しています。

その実現に向け、少子高齢化の進行による人手不足や増大する行政コストへの対応は喫緊の課題でした。「その原動力として、デジタルを活用したスマートワークや行政DXを推進し、市民サービスの向上と行政運営の効率化に継続的に取り組んでいます」と宇都宮市 デジタル政策課の大久保 吉朗氏は語ります。

コロナ禍における業務継続とスマートワーク推進への迅速な対応として、既存のグループウェアのほかに、チャットや遠隔会議などのツールを導入してきました。「その過程で情報が複数のツールに分散するようになり、必要な情報を探したり、部署をまたいで共有したりする際に手間が発生していました」と同じくデジタル政策課の三澤 拓巳氏は振り返ります。

そんな中、従来から利用しているグループウェアの更新時期が近づいていました。「これを機にコミュニケーション基盤をMicrosoft 365に刷新し、全庁的なデジタル化を推進しようと考えました」と大久保氏は狙いを語ります。

ただし、Microsoft 365の運用定着に向けた不安もありました。大久保氏は次のように打ち明けます。「Microsoft 365にどのような機能があり、どんな使い方ができるのか、よくわかっていませんでした。しかも自治体業務は建築・土木、福祉、窓口業務や企画運営など多岐にわたり、業務プロセスや抱えている課題も異なります。幅広い業務で多角的に検証する必要があると考えていました」。

全庁展開前に効果と課題を検証する「実証」提案に大きな期待

こうした課題と不安を抱える中、Microsoft 365導入支援のパートナーとして、同市が公募型プロポーザル方式のもと選定したのがNECです。評価の高かったポイントは、現状課題の把握からDX推進まで全体を見据えた提案内容です。「ライセンスや環境を提供するだけではなく、職員にどう使ってもらうかを重視した内容に魅力を感じました」（大久保氏）。

特に評価したのは、実証を通じて「業務改善効果」を客観的に評価・検証するという提案でした。各業務でどんな使い方ができ、業務がどう変わるのか。本格導入に向けてどんな課題があり、どのような準備が必要か。そうしたことを事前に把握することが狙いです。利用状況は端末操作ログを収集・分析して効果を試算し、利用者にアンケートも実施し、定量・定性の両面から調査を行います。

NECと検討を重ねた結果、実証対象のツールにはMicrosoft 365の主力機能であるTeamsとCopilotを選定。実証の成果を高めるため、参加者はチーム単位の手挙げ方式による自主応募で募集しました。その結果、250人を超える応募が集まり、幅広い分野・職種から課・室・係やプロジェクト単位の17チーム・150人が実証に参加。実際の業務の中でMicrosoft 365の活用効果を検証できる体制を整えました。

実証の実施前後でNECはさまざまなサポートを展開しました。操作研修の実施や動画による使い方紹介などのコンテンツを提供したほか、Teamsの具体的な使い方をテンプレート化した実証シナリオも用意しました。実証期間中にはTips紹介などのイベントも適宜開催し、利用促進を図りました。

既に全庁展開を実現したほかの先進的な中核市とのリモート会議も実施しました。「ほかの自治体がどんな使い方をしているのか、どんな効果が期待できるのか。同じ中核市の経験と実績は大いに参考になりました」と三澤氏は話します。

全庁展開の成功に自信が湧き“働き方が変わる未来”を想像できる

実証は2026年1月下旬から3月まで約1カ月半にわたって行い、その利用状況は端末操作ログ情報をもとに詳しく分析しました。その結果、さまざまなシーンで業務のデジタル化が進んだことがわかりました。実証後のアンケートからも、「作業を効率化できる可能性が見え、実際の業務でも使えそうだ」という前向きな意見が多く聞かれました。

特にTeamsとCopilotは高い評価を得ています。宇都宮市 デジタル政策課の堀 雄太氏は現場の評価を次のように話します。

「庁内で行う会議は記録に残しておくものが多いため、議事録作成も頻繁に発生します。これまで議事録作成は大きな負担でしたが、Teamsで行ったリモート会議はリアルタイムで文字起こしされ、Copilotを使えば簡単に要約もできる。議事録作成業務を大幅に省力化し、関係者への回覧もTeams上で完結できます」。

会議自体の調整と開催も効率化できます。以前はツールの使い方が統一されておらず、会議日程の調整に手間取り、結局は参加者一人ひとりに電話で確認することもありました。その点、Teamsのスケジュール機能に統一すれば、参加者が別々の拠点に分散していても、ツール上で日程調整を完結させることが可能です。会議にもTeamsからそのまま参加できます。「Web会議ツールの利用人数に制限がなくなったことで、対面会議でもTeams会議を積極的に活用できるようになり、コミュニケーションの活性化につながりました」（大久保氏）。

デジタル政策課では、資料のひな型やデザイン作成にCopilotを活用しました。資料作成をアシストしてくれるので作業を効率的に進められます。アクセス権限を付与することで、共同作業でも原本の真正性を担保でき、正確な版管理が可能です。

一方で、課題も見えてきました。端末操作ログの分析結果から、思ったほど利用が進んでいないケースも見受けられたのです。それはなぜなのか。今後ヒアリングや分析を行い、改善施策に反映していく考えです。

今回の実証を振り返って、大久保氏は次のように総括します。「実証プロジェクトを実施して本当に良かった。Microsoft 365活用による試算効果と課題を客観的に整理することができたからです。その情報は庁内の合意形成を進める上で説得力のある材料になります。今後の全庁展開に向けた参考資料としても活用していく方針です」。

さまざまな提案を、文字通り“実証”できるメリットも大きいと言います。「単なるツールの導入ではなく、“働き方が変わる未来”を想像できました。常にワクワク感を持ってプロジェクトに臨めました」と堀氏は述べます。

今回の実証で得られた試算効果と課題を踏まえ、同市ではスマートワークと行政DXの取り組みをさらに加速させていく考えです。