既存システムでは、すべてのデータを一気通貫で扱うことができず、紙帳票が非常に多く存在したといいます。また、職員の勤怠状況は見えても、具体的な勤務内容までは把握できないなど、人事情報全体を“見える化”したいという要望がありました。さらに、データの一元管理ができないため、その都度勤怠や人事などの各データを集め、それらを統合する煩雑な作業が大きな業務負荷になっており、手作業の工程では、データの入力ミスなども発生していました。

「各データを集める際、特定の部署でしか当該データを取り出せないという問題がありました。また、紙帳票が多かったため、それだけ人手がかかるのも業務負荷を高めてしまう切実な課題でした」と人事教育 統括部長の石井亮氏は振り返ります。

「紙の申請書が多く、処理がうまく回らないことがありました。申請書が行方不明になったり、行き違いになったりといったトラブルも発生していました。また、申請書が届いてから不備に気づき、再び戻すというような手間も発生していました」と語るのは人事課　担当課長の田所栄美子氏です。

さらに、給与計算では組織の拡大によりデータ量が増えたため、途中でシステムが停止し、処理に3～4時間かかるような不具合が生じていました。このような様々な課題を解決するために、新システムの導入が検討されたのです。

コープデリ連合会様に参画する7つの会員生協様には、それぞれに人事制度があり異なるルールが設定されていたため、そのすり合わせや課題の抽出に1年半をかけました。

「実際の導入に際して、時間的にもコスト的にも余裕のない中で、新しいシステムを適用していくのは大変でしたが、NECには的確なアドバイスとサポートをしていただきました」と人事課　課長の佐野行生氏は評価します。こうして2019年10月、「POSITIVE」の運用がスタートしました。

これまで別作業だったExcelやAccessを使った業務も統合され、劇的な時間短縮を実現しています。今後は、会員生協様に電子ワークフローの浸透とタレントマネジメント機能を活用する第2フェーズ、子会社様のシステム統合を行う第3フェーズへと進める予定です。

最後に人事部　部長の中村仁氏が次のように締めくくります。「所属長たちが『POSITIVE』を使うことで、様々な想像力を働かせられることを期待します。また、見たいデータを簡単に取り出せるような仕組みに成長させたいですね。今後も『POSITIVE』で何かできるのかをNECと一緒に考え、実現していきたいと考えています」

今回のプロジェクトは、中期計画や現場の課題をヒヤリングさせていただき、実行施策を策定するアセスメントからスタートしました。そこで洗い出された多くの課題を、「POSITIVE」で一気に解決するご提案をしました。競合他社もいましたが、弊社の関連部署の総力を結集して、受注につなげることができました。

現在は、「POSITIVE」を業務へ適応させる第1フェーズが終わり、第2フェーズのタレントマネジメントシステムの導入を進めていますが、お客様の人事管理やスキル管理など人材情報をデータベース化して、人事異動での活用や昇格要件をすばやく参照できるようにするなど、人事の利便性を高める仕組みづくりに取り組んでいます。これからは、コープデリ連合会様と会員生協様全体にも「POSITIVE」の運用を拡げていければと考えています。

プロジェクトに参加させていただいたのは、アセスメントの時からでした。お客様のプロジェクトメンバーや、情報システム部門の方々とタッグを組むというような意識で、緊密なサポートやフォローをさせていただきました。ご担当のみなさまは、「POSITIVE」の導入目的をしっかり認識され、システムを刷新する意義やコストなどを深く理解されていたため、それを全員で共有しながら導入作業をスムーズに進めることができました。

今後は、給与については新年度の昇給などもありますので、それらを中心にサポートしていく予定です。また、従来は紙ベースだった業務を全面的に「POSITIVE」へ移行しますので、業務フローを新たに考え直す作業もあります。これまでと同様に要件定義から構築、検証などの作業を、お客様と一体になって進めていきたいと思っています。