Japan
サイト内の現在位置
そういうことか！DX Webマガジン
総務・人事の契約業務を効率化・改善する方法とは？
（入退社契約業務パック）
とある中堅中小企業の総務を担当している おっとり甘えん坊な後輩”翔くん”（23歳）と、元気で物知りな先輩”美咲さん”（28歳）の会話から、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入で、業務の効率化や生産性UP実現のポイント・ノウハウを、楽しく・正しく・わかりやすく、知ることができます！
2023.12.26 クラウド契約書人事
翔君、何ニコニコしてるの？
あっ、美咲さん！
もうすぐ、年末年始休暇！
久しぶりに長く休めてうれしくてうれしくて！
そうよ～、しっかり英気をやしなっておいてね。
年が明けたら、入社や退社、来年度の組織編成に向けて、私達、総務部門は超忙しくなるわよ～！
はぁ～ 、脅かさないで下さいよ～。
でも、そんな大忙しの私たちの味方になってくれるサービスを見つけたのよ！
最近NECからリリースされた「入退社契約業務パック」は知ってる？
入退社けいやく・・・、ってなんですか？
「入退社契約業務パック」よ！
じゃあ今日はこのサービスについておしえてあ・げ・る！
日本の労働人口の減少についてはなんとなく知っているわよね？
はい、少子高齢化の影響で働き盛りの若者が減ってるんですよね？
そうなの。この図を見て！
・・・！2030年には、労働需要に対しての共有不足が644万人にもなるんですか？！
あくまで予測ではあるけど、このままだとその可能性が高いわね。
だからこそ、業務のやり方を変えなきゃいけないの！
業務を効率化して、一人当たりの生産性を向上させなきゃいけないんですね。
そういうこと。
そして今回紹介する「入退社契約業務パック」のターゲットである総務・人事部門では、
特に「紙業務」が生産性向上のボトルネックになっているわ。
たしかに人事の皆さんって業務が幅広くてただでさえ忙しいのに、
企業によっては紙書類の手作業にまで追われているイメージがあります・・・！
そうなの。特に入社時の契約は書類の種類も多くて大変だわ。
書類の郵送や捺印、Excelへの転記に加えて、書類が送られてこない契約者への確認と
催促など、紙でやり取りしていると、想像以上に面倒なの。
僕も入社する時、書類が多すぎてどこに何を記載すれば良いかわからなかったし、
返送作業も面倒でした・・・。
そうなのよ！だからこそ、この入社・退社時の契約業務における「紙」でのやり取りを
「電子」にすることで、総務・人事部門の業務を大幅に効率化できるのよ！
その効率化を実現するのが、このNECの「入退社契約業務パック」よ！
具体的にはどんなメリットがあるんですか？
大まかに2つの側面があるわ。
一つは、入退社の契約に関わる一連の業務を、使いやすいサービスで電子化できること！
もう一つは、その電子化できるシステムをただ導入するだけじゃなくて、
法令対応やシステムの導入・運用までを総合的にサポートしてもらえることよ！
システムを導入するだけじゃなくて、ある程度の運用面までサポートしてくれる
ということですね！
そういうこと！じゃあもう少し内容を説明するわね。
まずはシステム面の機能についてよ！詳しくはこのスライドを見てね。
まずは一つ目の機能は、従業員管理よ。
マスタの管理画面で従業員情報を管理できるわ。
従業員とのやりとりを残すことができるんですね！履歴があると安心です。
二つ目の機能は、文書作成よ。帳票をシステム上で作成することができるの。
設定できる帳票数は無制限なんですか？！
魅力的ですね・・・！
三つ目は、社内申請についてよ。
差し戻しなどの複雑な条件分岐が起きても対応できる設計になっているわ！
モバイルなどからも手軽に社内の承認手続きができるんですね！
コメント機能があるのも便利です！
四つ目は、契約締結についてよ。システム上で文書を作成したら、
電子契約機能でそのまま署名依頼ができるの！
必要な添付資料も併せて回収可能よ！
署名者側はシステム導入が不要なのも、署名者側にとってありがたい要素の一つですね！
五つ目は、文書保存よ。送信した文書・受領した文書の双方を一元管理できるの。
規定の作成は必要だけど、電帳法（電子帳簿保存法）にも対応できるんですね！
電帳法対応はシステム選定の上で必須の条件ですよね！
六つ目は、契約管理よ。通知機能があるから、契約更新タイミングの管理などの負担が軽減されるわ！
顧客や従業員ごとに管理できるのも大きなメリットですね！
以上が主な機能になるわ。細かい捕捉部分、読み取ってくれてありがとう。
さすが私の愛弟子よ・・・！
えへへ、美咲さんに鍛えていただいたので！
細かいところまでいろんな機能があるので、これさえあれば入退社の契約業務の効率化はバッチリですね！
あら、それはちょっと早計じゃないかしら・・・！
電子契約にはいろんな法律が絡むの。運用していく上で不明点もきっと出てくるわ。
ウッ・・・法律・・・。
僕、電帳法について勉強するだけでもとっても時間がかかりました・・・。
そうよね。でも大丈夫！
「入退社契約業務パック」では、法令対応と導入支援までをパック化しているのよ！
なるほど・・・！
これが、さっき美咲さんが言っていた二つ目の導入メリット、
「法令対応やシステムの導入・運用までの総合的なサポート」ってことですね！
そういうこと！さすが、飲み込みが早いわね！
この伴走支援で、法令や企業ごとの業務の流れに対応できるようシステム側を微調整してくれるの！
自分たちだけで法令対応すると、抜け漏れがありそうで不安になりますもんね・・・！
うんうん、専門知識を持った人に相談できるのは心強いわよね！
それから、この入退社契約業務パックは、このパッケージに含まれるKintoneと
AdobeAcrobatSignライセンスを用いて、他の業務でも効率化することができるのよ。
入退社契約業務にとどまらず、こんなに色んな業務に活用できるんですね！
優先順位をつけて、色々改革に取り組まなきゃですね！
エライ、翔くん！
私達の会社の業務改革に使わない手はないわね！
それと活用イメージや事例もあるわ！
わあ！この資料、良いですね！具体的なイメージが掴みやすいです！
将来的な業務改革にも色々使えるから、”かなりお得”ってこと、わかったようね。
私達、総務が音頭をとって、改革を進めていきましょう♪
よ～し！休み明けに、たくさん勉強するぞ！
私だって負けないわよ～！
ところで美咲さん、今日はなんだかいつもよりオシャレですね！
何かあるんですか？
ふふっ！今日は大学の頃の友達と飲み会よ！
飲み放題だし、しっかり元を取らなきゃ！
目に浮かびます・・・