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業績目標の達成を可能にする予算編成のススメ 前編

上村氏

業績目標の達成を可能にする予算編成のススメ 前編
(2011年3月8日公開)

講師:上村 泰士 
(NEC 第三製造ソリューション事業部 会計専任グループ 主任)
【アダプティブ・プランニング株式会社 監修】

3カ月近くExcelと格闘する期間を経験すると、「この数字集約に追われる予算は何のために作るのか?」という疑問が頭の中でよぎった経験をしている人は多いのではないでしょうか?

3月決算の会社の場合、年末の12月ぐらいになると社内は、来期の予算と人事の会話がちらほらと飛び交うようになってきます。そして、年が明けると、新年度の経営方針なるものが共有され、毎年恒例のExcelシートが配布され、今年度の数字を横目で確認しながら、来年度の予算編成に取り掛かることになるでしょう。
数字作成の上、上司に提出後、数週間もすると、「売上・利益が足りない!」やら、「販促費が高すぎる!」等の様々なコメントが帰ってきて、自身の提出した数字の根拠作りに奔走し、自身のチームメンバーと数字に関する協議をしながら、Excel画面と格闘するようになると思います。

下記に予算編成の担当者の業務割合に関するデータをご覧ください。実際に予算編成に携わっている方々は実感の湧く数字だと思います。予算編成の現場では、売上・利益・設備投資・販売管理費に関してExcelデータを通じて、ボトムアップ形式で集約するのが通例なので、各部門からのExcelシートを集約して、部門・全社集計します。

一方で全社共通経費は、各部門への配賦処理を行うため、煩雑な数字集約と検証が必要です。予算編成の現場に携わっている人々は、“数字集約と検証”に下記の通り、半分近い時間をかけているので、「この数字集約・検証の業務に果たしてどれほどの意味があるのか?」と自問自答をしながら、業務に従事しているケースが多いと思います。

【予算担当者の業務割合】

予算担当者の業務割合

もうひとつ、ここ数年のトレンドとして、興味深いデータがあります。2008年秋のリーマンショック以降、企業の業績変動幅は全世界的に非常に大きくなりました。数カ月もすれば、当初想定していた予算(計画)は企業経営の上で、意味をなさなくなる事態が余儀なく発生し、企業経営者は数カ月かけて作成した予算を抜本的に修正せざるを得ない状況が発生しています。

下記のデータは、「企業が修正予算を作成するまでの期間に関するトレンド変化」を検証したものです。2009年以降(黄色の棒グラフ)では、第1四半期を超えると、48%以上の企業が修正予算の策定を行っています。前会計年度末に3カ月間もかけて、策定した全社の経営予算が、新しい会計年度がはじまって3カ月後には、予算として機能しなくなり、新しい予算(計画)を策定しているというのが、実情なのです。

このような状況下では、予算編成プロセスの業務合理化が必須になってくる事は勿論の事、そもそも「予算編成とは何のために行うのか?」という目的意識・モチベーションの共有が、非常に重要な要素になってくるでしょう。

【期初予算が機能する期間(=修正予算をするまでの期間)】

期初予算が機能する期間(=修正予算をするまでの期間)

それでは、企業は予算編成を何のために行うのか?という根本的なテーマに立ち返ってみます。予算編成とは、まさに企業の将来計画を作る事ですが、計画を作る事の重要性について、過去の偉人達は下記のように述べています。人類の歴史において、何事を達成するにおいても、人類はみな“計画を立てる”事の重要性を強く認識していた事がうかがえます。

「仕事においては最初が最も肝心だ。」
プラトン (哲学者:古代ギリシア)

「幸運とは、計画とチャンスが出会ったときに起きるものです。」
トーマスエジソン (発明家:アメリカ)

「戦いに備えるにあたり、計画が常に役立たずであることはわかっていたが、それでも計画立案は不可欠なのだ。」
アイゼンハウアー (第34代大統領:アメリカ)

「何かをする前にはそれをちゃんと計画しなきゃいけないよ。そうしないと全部まぜこぜになってしまうからね。」
アラン・アレクサンダー・ミルン (児童文学作家:イギリス)

「準備ができれば、既に半分勝ったようなものだ。」
ミゲル・デ・セルバンテス (作家:スペイン)

過去の偉人達の言葉を洞察してみると、計画の立案は成功の要因の一つであり、必要不可欠な要素だと考えられています。
すなわち、人々が(企業が)求める成功や達成は、“計画”があってこそ、実現できる可能性が高まるという事です。

企業は、収益拡大により、従業員・株主、そして顧客・社会に経済的な還元を継続的に達成する事を求められる組織体です。であるからこそ、常に今まで以上の収益拡大を実現するための“計画作り”が必要であり、それこそが“予算編成”です。そして作成した予算(計画)を達成出来るかは、計画実行を担う従業員の意識に大きく相関しているので、作成した予算に対する従業員全員の当事者意識と責任の自覚が非常に大きな意味を持ってきます。
よって予算編成のプロセスで最も重要なポイントは、会社の将来計画に対する合意形成のプロセスに十分な時間を割く事です。合意形成に十二分な時間を割いて作成された「会社の計画(予算)」は、従業員全員の力を大きく結集させる事が出来、達成への近道に繋がります。

予算編成の本質とは、「数字を作る事ではなく、会社の計画を創る」事です。
予算編成プロセスで最重要ポイントは、「予算編成における全従業員との合意形成のプロセスに十分な時間を割く」事です。


3月決算の企業は、間もなく予算編成の完了を迎える時期ですが、この2点を社内で共有・実現出来ているかどうかを検証する事が、来る2011年度の業績達成の大きな鍵になるでしょう。

現在、大企業と中堅企業の多くは、Excelを通じて、予算編成・見通し予測を日夜行っています。後編では、予算編成のITツールを利用するにより、“予算編成における全従業員との合意形成のプロセスを組み込んだ運用イメージ”のご紹介をさせて頂き、現実にITツールを利用した企業が、具体的にどのような導入メリットを得る事が出来たかについて、ご説明いたします。

※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。

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