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お客さまが認識している「会計システム」とITベンダーが認識している「会計システム」のGAPを紐解く

森 磯海(NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

第8回 会計システムと給与システムとの連携とは?
(2010年1月29日公開)

講師:森 磯海 (NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

パッケージの選定・導入において注意すべきポイント、カスタマイズの必要があるかどうかの判断基準、既存データの効率的な移行など、会計システム構築にあたって重要なポイントを中心にご紹介していくこのコラム。第7回では、ワークフローシステムとの連携についてご紹介しました。前回より数回にわたって、他システム連携と会計システムと連携することが多いシステムについて、その連携の特徴を中心にご紹介していきます。

今回は、「会計システムにとって理想的な給与システムとは?」を取り上げます。

私たちが日々お客さまとお話しする中で、こんなことを聞かれることがあります。

  • 最近いろいろなパッケージがあるけれど、会計システムと給与システムは同じパッケージにした方がいいの?
  • 会計システムと給与システムを導入しようと考えているけれど、効率的な入れ方はあるの?
  • 一括導入は金額的に難しいから、ひとつずつ導入する予定なんだけど、どういう順番で導入するのがいいの?

などなど。

一概に“これ”という答えはありませんが、今回はそれぞれのメリット・デメリットをまとめ、会計システムと給与システムの関係について、ご説明します。

会計システムにおける「ワークフローシステム」の要望の変化

会計システムにとって、給与システムに対する必要な要件をまとめると、以下の3点に集約されます。

  1. 毎月の給与計算結果を自動的に仕訳計上できること
  2. 仕訳の粒度は原則部門別であるが、立替金などは社員単位に計上できること
  3. 会計システムと社員、組織、科目などのマスタを共有、連携できること

次に、給与システムの仕訳はどのように分類され、どのような仕訳を作るのか例を挙げます。

給与システムから受け取る仕訳例

分類 給与項目 計上単位 借方 貸方 備考
固定支給 基本給 etc 部門 給与 預金  
固定控除 社会保険料 etc 全社一括 預り金 給与  
変動支給 残業手当 etc 部門 給与 預金  
変動控除 社食利用料 etc 全社一括 預り金 給与  
法定福利 労災保険料 etc 全社一括 法定福利費 未払金  

分類は、給与システム側を切り口にまとめています。お客さまによっては、例に挙げた仕訳をより実際の勤務実績に近い仕訳にまで落としていらっしゃいます。

たとえば、本社のスタッフなど複数部門に貢献する業務を行っている社員の給与を関係部門に割振ることで、部門別損益計算書の精度を向上させています。小売店のスーパーバイザー、応援要員なども勤務実績に応じて配分されています。

実績配分のイメージ

配分するための元データは勤怠管理システムが保持しており、このデータを使って按分する仕訳方法は、大きく分けて2パターンあります。

(案1)給与システム側で給与を案分した仕訳を作る

給与システム側で費用配分の根拠となる情報を保持できる場合は、この(案1)でも問題ありません。
しかし、給与システムに費用配分の実績となる情報を保持させると、給与計算が複雑化します。
このため、費用配分の情報を管理可能な勤怠と会計を利用する、以下の(案2)がよいのではないかと考えます。

(案2)会計システム側で勤怠情報を元に配賦する

会計システムと給与システムは同一パッケージにすべき?

上記の(案1)、(案2)について、会計システムと給与システムを同一のパッケージで実現した場合と異なるパッケージで実現した場合のメリット・デメリットを以下に挙げます。

パターン メリット デメリット
同一パッケージ
  1. インターフェースがある
  2. マスタの共有、連携が可能
  3. 法改正対応によるインターフェースの改修は不要
  4. インターフェース開発費が不要なため安価
  1. 会計、給与計算業務にとって最適なパッケージが選択できない可能性あり
  2. バージョンを揃える必要があるため、給与にあわせてバージョンアップが発生
異なるパッケージ
  1. 業務に最適なパッケージを選択可能
  2. バージョン管理が別々にできる
  1. インターフェースを追加作成または手動で連携
  2. マスタ連動の仕組みまたは組織コード変換が必要
  3. 給与の法改正にあわせ、毎年インターフェースの影響調査が必要
  4. インターフェース、マスタ連動を開発する場合、高価

仕訳連動を行うのであれば、同一パッケージを採用した方が構築費用ではメリットが出ます。しかし、会計システム主導で選択すると給与計算機能の過不足があったり、給与システム主導で選択すると会計機能に過不足があったりします。

このため、パッケージを統一した場合のメリット・デメリットを整理し、どちらが自社に適しているかを見極め、パッケージを探されることが大切です。実際は、経理部門・人事部門それぞれが独自に選択したパッケージを導入されるお客さまの比率が高いようです。

会計システムと給与システムはどういう順序で導入すべき?

会計システム、給与システムの構築順については、下記の表にまとめたとおり会計システム⇒給与システムが望ましいと考えます。

パターン メリット デメリット
会計システム⇒給与システム
  1. 会計システムで必要とする仕様が明確
  2. 給与システムの作り込み範囲を調整可能(費用対効果を判断しやすい)
  3. テストの負荷を分散しやすい
  1. 給与体系が変更されると既存の情報が入手できなくなる
同時
  1. 会計システムと給与システムの仕様摺り合せが容易
  1. 一度にかかるシステム構築費用、作業負荷が大きい
  2. どちらのシステムが主導して仕様を確定していくか調整が難しい
  3. 総合テスト時の負荷が高くなる
給与システム⇒会計システム
  1. 給与体系が明確なため、連携可否の判断が容易
  1. インターフェースを後から開発する必要あり
  2. 給与システム側が固定されるため、会計システム側で必要な情報を全て入手可能とは限らない

もちろん会計システムと給与システムはバラバラでも運用できますが、仕訳連携をすることで、迅速かつ正確な経営情報の作成ができるとは思いませんか?

今回のことが皆さまのお役に立てれば幸いです。

次回は、「会計システム×EAIシステム」についてお送りします。

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