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お客さまが認識している「会計システム」とITベンダーが認識している「会計システム」のGAPを紐解く

村田 育郎(NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

第7回 会計システムとワークフローシステムとの連携とは?
(2010年1月29日公開)

講師:村田 育郎 (NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

パッケージの選定・導入において注意すべきポイント、カスタマイズの必要があるかどうかの判断基準、既存データの効率的な移行など、会計システム構築にあたって重要なポイントを中心にご紹介していくこのコラム。第6回では、効率的なデータ移行についてご紹介しました。
第7回からは数回にわたり、他システム連携と会計システムと連携することが多いシステムについて、その連携の特徴を中心にご紹介いたします。
今回は、会計システムとワークフローシステムとの連携をテーマに考えていきます。

「会計システム×ワークフローシステム」の組み合わせについては、“経費精算で一部に使ってるよ”といった使い方に留まっている方が多いのではないでしょうか。  また、ワークフローシステムと聞くと、“「人事総務系諸届け」等の社内申請のツールでしょ?”と、隣の部署が使うツールといった感覚を持たれる方もいらっしゃるかと思います。  しかし最近では、「承認」行為が内部統制対応というテーマの中で重要になっており、従来の利用方法以外でも活用される場面が出てきております。

会計システムにおける「ワークフローシステム」の要望の変化

ご存知のように、この「承認」作業をITシステム上(電子)で実現するのが、ワークフローシステムです。業務フローのIT化が進むにつれ、会計システムにおける「承認」機能に求められる要件も多様になっています。

前述した通り、今までは「経費の申請」をワークフローシステムから入力し、最終的に承認された仕訳データを会計システムに取込むパターンが多かったのですが、最近では内部統制の観点から、「マスタの登録」(取引先マスタや科目マスタの登録)についても承認機能を求められる場面があります。経理システムの支払処理や決算処理の信頼度向上のため不正を抑制する仕組みの1つとして、マスタについてもしかるべき職位の方が査閲、承認することが必要とされるようになったのです。

しかし、マスタ登録の承認機能を持った会計パッケージはまだごく少数なため、従来のワークフロー機能をカスタマイズして強化するか、汎用的なワークフローシステムとデータ連携するという方法で実現されているのが現状です。

会計システムにおけるワークフローシステム利用環境の変化

もともと会計システムの「オプション」として作られているワークフローシステムは、経費精算のデータ入力を目的に作られているものが多く、さまざまな要望に対応できる汎用性を持ち合わせていません。しかし最近では、さまざまな承認の要望(条件分岐や、差し戻し機能、詳細な状態確認、代理承認)に対して、会計システムのオプションではない純粋な汎用的なワークフローシステムと組み合わせた提案要望が増えています。

余談になりますが、汎用的なワークフローの側では会計システムのデータが特殊(簡単にいうと、数字の符号が「プラス・マイナス」ではなく「貸借区分」であること)なために、データ連携の敷居が高いと見られ、会計システム連動については見合わされていたようです。

ワークフロー選定のポイント

ワークフローシステム選定のポイントとして重要なのは、機能とコスト両面からの考察です。具体的には以下の3点があげられます。

  • 価格体系
    会計システムのオプション製品は、会計システムと同じくクライアントライセンスの場合が多く、全社的に利用しようするとライセンス費用が高くなるため、注意が必要です。
  • データベース間連携
    承認された結果を会計システムに連動する上で、CSV連携など「他者が改ざんしやすい」方法では内部統制上に認められない場合があるため、結果をデータベースに保持しつつ、そのまま会計システムと連動できるシステムが求められます。また、会計システムだけではなく、人事給与等フローの結果別に連動するシステムを変えられるような、複数のシステムへ連動できる汎用性が選定のポイントとなる場合があります。
  • 入力レイアウト変更の柔軟性
    これまでワークフローシステムに求められる役割は「経費精算」に留まっていました。しかし最近では、会計システムのみならず他システムの申請システムとして入力項目等の設定が柔軟に変更可能なシステムを採用されるお客さまが増えています。

会計システム側の対応

ワークフローと連動するために、会計システム側ではどのような仕組みが必要でしょうか?

会計システムには、基幹システムや人事給与システムからのデータを受け取るインターフェースがあります。ここにワークフローシステムからのデータも登録できるようにすればいいのです。 ただし、このデータ登録の際、“貸借を判断して・・・”といった会計特有のフォーマットのために連携難易度が上がり、ワークフローからの連携部分のアドオンでシステム導入費用の総額が上がってしまうことも少なくありません。

そこで、たとえば仕訳パターン別にコードをマッチングさせるような機能を持つ会計パッケージであれば、ワークフロー側はパターンコードだけを内部に持ち、金額とセットで会計システムに引き渡すことで、面倒なことは会計システム側で実現させるということもできます。そうすると、下図のようにワークフローでは手間のかかっていた仕訳レコードの作成機能を会計システム側に持つことで、ワークフローの導入をシンプルにすることも可能です。

ワークフローシステム×会計 ~効率的な連携~

次回は、「会計システム×給与システム」についてお送りします。

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