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お客さまが認識している「会計システム」とITベンダーが認識している「会計システム」のGAPを紐解く

野本 智一(NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

第6回 効率的なデータ移行とは?
(2010年1月12日公開)

講師:野本 智一 (NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

パッケージの選定・導入において注意すべきポイント、カスタマイズの必要があるかどうかの判断基準、既存データの効率的な移行など、会計システム構築にあたって重要なポイントを中心にご紹介していくこのコラム。第5回では、カスタマイズを行う判断ポイントについてご紹介しました。今回は、新会計システムへの効率的なデータ移行について、解説していきます。

データ移行を効率化するために

会計システム構築作業の中で、「データ移行」はサブ作業的な位置付けに置かれがちです。しかし、実はお客さまへの作業負荷が高いため、あらかじめしっかりと作業計画に盛り込む必要があります。

本コラムの第2回「会計システム発注におけるRFPの書き方とは?」で、RFPを書く際には以下の3つが重要であるとご説明しました。

  • 要件をまとめ
  • 優先順位を付け
  • 実現範囲を決定する

しかしデータ移行については、「要件をまとめ」の部分をあまり深く検討しないままでRFPを作成してしまうお客さまが多いようです。理由として考えられるのは、大きく分けて以下の2つです。

  • 経理実務を担当される方にとって、新システムで実装している機能や使い勝手などを評価する方が、データ移行よりも重要に(優先順位が高く)見えてしまう
  • 経理実務を担当される方にとって、データ移行は情報システム部やSIベンダーがなんとかしてくれる(経理部の責任範囲ではない)という考え方を持ってしまう

その結果、システムを構築する段階になって初めて移行すべきデータの範囲が確定するため、お客さまの負荷が高くなり、構築スケジュールが遅れることになってしまうのです。

データ移行の範囲をRFP作成の段階できっちり考えておくことが、のちのちのお客さまの作業負荷軽減につながることを、覚えておいてください。

データ移行のための要件整理

ここからはデータ移行について、「要件をまとめ」の部分をどのように実施していくのが良いか、「財務会計」「債権管理」「債務管理(支払管理)」のサブシステム単位でポイントをご紹介します。

財務会計サブシステム

財務会計サブシステムのデータ移行要件は、以下の流れで検討を進めると整理しやすくなります。

  1. 過去のデータを移行する必要があるか?
    最近の会計パッケージでは、過去実績との比較帳票等が標準で実装されているものがあります。それらの帳票を使用するのであれば、過去データを移行する必要が出てきます。

  2. 何年分のデータを移行するのか?
    サーバーのディスク容量がどれくらい必要になるのかなどを計算する上で必須の情報なので、RFPに明記しなくてはなりません。なお、新システムに何年分の過去データを持つ必要があるのかは、お客さまの業務内容により変わってきます。

  3. 移行するデータは残高だけなのか、仕訳も移行する必要があるのか?
    「1.」で触れた過去実績との比較帳票出力であれば、残高データだけの移行で対応が可能です。仕訳データも移行する場合は、移行の準備作業や移行した結果の検証作業などでお客さまの負荷が大変高くなることが考えられるため、特に注意が必要です。 また、本要件も「2.」と同様にサーバーのディスク容量等を計算する上で必須情報となるので、RFPに明記する必要があります。

  4. 新システムの本番稼動時期をいつにするか?
    新システムへの切替時期が会計年度の期首月かそうでないかも、移行要件を決める上で重要な要素です。 期首月以外にシステムを切り替えるのであれば、その会計年度の切替時期以前のデータを新システムへ移行することも要件として整理しておかなくてはなりません。 また、切替時期については、お客さまと契約している会計事務所の方針も影響してきます。事前に確認を取っておくとよいでしょう。

データ移行検討の流れ

次に、債権管理、債務管理について説明します。ただ、具体的にお話しできた財務会計に比べ、債権管理、債務管理の部分はお客さまの業務要件により移行手法が大きく異なります。

これからお話しする内容は、移行方法を決めるために、まずはSIベンダーに明示しておくべきポイントをまとめています。

債権管理サブシステム

債権管理サブシステムのデータ移行要件については、お客さまの債権管理業務要件によって大きく変わります。債務管理と同様に債権管理の業務要件をRFPに明記し、SIベンダーの提案を受け費用対効果を考慮し移行方式を決定するのが効果的です。

では、RFPにどのような情報を明記する必要があるかを以下に記載します。

  1. 請求書の発行を債権管理システムで行うのか、販売管理システム等の他システムで実施するのか
  2. 請求書の発行を債権管理システムで実施する場合、請求書に記載される必要がある情報(項目)
    ※『明細単位で請求書に印字される必要がある』など
  3. 債権残に対する消込要件
    ※『明細の一部消込なども業務として実施している』など

債務管理(支払管理)サブシステム

債務管理(支払管理)サブシステムのデータ移行については、お客さまの支払に関する業務要件をRFP等に明記し、SIベンダーの提案を受け費用対効果を考慮し移行方式を決定するのが効果的です。

では、RFPにどのような情報を明記しておく必要があるかを以下に記載します。

  1. 1月あたりの支払件数
  2. 支払サイクルの情報(月末締め、翌月末払いなど)
  3. 支払方法(振込、手形、小切手、現金、ファクタリングなど)

例えば、支払サイクルが短く(月末締め、翌月末払い)、かつ支払件数も多くない場合には、【新システムが稼動する前月に現行システムに対して計上されたデータについては、現行システムで支払いを実施してしまい、新システムへのデータ移行は実施しない】という案もSIベンダーから提案される可能性があります。上記案が現実的な場合は、債務データの移行に関わる費用を削減できるというメリットがあります。

最後に、新システムの構築が上場などを目的としている場合、データ移行要件に対して制約が出てきます。上記の場合は、お客さまが契約している会計事務所と連携を取りながら移行要件を整理していく必要があります。

また、データ移行作業とは「お客さまとSIベンダーの協力が不可欠な作業である」という認識を持っていただき、SIベンダー選定時には、単純に機能の○×や費用の高低だけではなく、本当にお客さまのことを考えているSIベンダーを選択していただければと思います。

次回からは、会計システムを取り巻くシステムにも視野を広げて、会計システムと販売管理、人事給与、連結決算といったテーマで、GAPを紐解いていきます。

次回は、「会計システム×ワークフローシステム」について、説明いたします。

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