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お客さまが認識している「会計システム」とITベンダーが認識している「会計システム」のGAPを紐解く

高瀬 祐二(NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

第4回 パッケージ導入とは?
(2010年1月12日公開)

講師:高瀬 祐二 (NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

パッケージの選定・導入において注意すべきポイント、カスタマイズの必要があるかどうかの判断基準、既存データの効率的な移行など、会計システム構築にあたって重要なポイントを中心にご紹介していくこのコラム。第3回では、「システム構成」の側面から会計システム選定についてご紹介しました。今回は、実際に会計パッケージを導入する際の「手順」と「ポイント」を見ていきます。

今回はまず、パッケージをノンカスタマイズで導入することを前提にお話します。カスタマイズを行う場合の必要性や対応方法については、次回ご説明します。

第2回:会計システム発注におけるRFPの書き方とは?」で、発注の前に、

  • 要件をまとめ
  • 優先順位を付け
  • 実現範囲を決定する

ことが必要だと説明しました。

パッケージを導入する際には、この実現範囲を具体的にパッケージに対して設定する必要があります。パッケージ導入後に業務がうまくまわるかどうかは、この設定を適切に実施できるかにかかっていると言っても過言ではありません。

多くのお客さまは、この作業をベンダーが行う方がうまくいくと思いがちなのですが、実はそうとも言い切れません。なぜなら、パッケージで実現したい業務を具体的にご存知なのは、なんといってもお客さま自身だからです。もちろん、ベンダーがシステムのプロフェッショナルとして設定作業をサポートすることは言うまでもありませんが、今後システムを利用するお客さまにメインで作業をしていただくことが望ましいといえるでしょう。

今回は、パッケージ導入の手順を5つに分けてお話していきます。

パッケージ導入の手順

パッケージ導入は、主に下記の手順で進めます。

パッケージ導入5つの手順

なお、上記以外にも付帯作業がいくつか発生しますが、今回はそれらには触れません。

※付帯作業例

  • エンドユーザー教育
  • データ移行
  • 既存システムからのデータインターフェース など

1. パッケージ機能の理解と利用範囲の決定

このフェーズでは、まずパッケージの保持する機能を理解し、運用イメージと照らし合わせます。要らない機能はこの段階で削ぎ落とします。(本支店機能や外貨機能など、企業によっては必要ない機能も出てきます。)

ポイント

ここでやるべきことは、現行の業務フローとパッケージの持つ機能を照らし合わせ、GAP(差異)部分を洗い出すことです。
そして、このGAPを埋めるための「新業務フロー」を作成することです。

新しいシステムを導入する場合、必ずGAPは生まれます。現状の業務を整理し、効率化を図るには、絶好のタイミングといえます。

2. パッケージを利用するためのマスタの理解と準備

利用範囲が決まったら、実際にパッケージを動作させるために必要なマスタデータの準備に掛かります。

ポイント

会計パッケージを動作させるためには、多くのマスタを登録する必要があります。パッケージごとにマスタの種類や数は異なります。全てを紹介することはできないので、ここでは特に重要となるマスタを、業務機能ごとに紹介します。

[財務会計]=勘定科目マスタ

一番重要となるのが、この「勘定科目マスタ」です。

現在世の中に出回る大半のパッケージが、「勘定科目に対して様々な属性を持たせ、その属性により入力の制御や、アウトプットのコントロールを行っている」と言えます。

この勘定科目の設定によって、数字の集計方法や、出力の順序、利益の算出方法までがコントロールされます。

[債務(支払)管理]=仕入先(支払先)マスタ

このプロダクトで持つ仕入先(支払先)マスタは、コードと名称のみならず、支払業務に必要な相手先の口座情報などを保持します。 また、支払先ごとに「支払方法(FBや手形など)」や「締め情報(XX日締め、XX日払いなど)」を保持することとなり、設定時には注意の必要なマスタと言えます。

[債権(入金)管理]=得意先(入金先)マスタ

上述の債務管理プロダクトと同様に、相手先の詳細情報を保持するため、重要なマスタです。

[固定資産管理]=償却情報マスタ

パッケージによって呼び方は変わりますが、つまりは「耐用年数表」マスタです。 自社に必要な耐用年数表項目を選別しマスタに登録します。このとき、自動仕訳に必要となる「勘定科目コード」や「部門コード」を紐付けていきます。

平成19年度の税制改正以降、耐用年数表も様変わりしているので、注意が必要です。

3. パッケージに対するマスタの投入

次に、上記「2.」で準備したマスタデータを、実際にパッケージに登録していきます。

ほとんどのパッケージには、データ量の多いマスタについて、「CSV取込機能」が用意されています。準備段階ではExcelでデータを用意し、登録の際にCSV化したものを取り込むという方法です。

マスタの登録にあたっては、マスタ同士の関連性(整合性)を保つ必要があります。つまり、登録の順番があるということです。マニュアルやSIベンダーの助言に沿った、正しい順序での登録が必要です。

またCSVデータ取込の際、取込エラーとなることが多々あります。(1回で取り込めるのは稀で、全件エラーというのもよくある話です。)この場合もマニュアルやSIベンダーの助言を受けて、適切に修正していけば問題ありません。

ポイント

Excelで用意したマスタデータを一旦取り込んだ後、追加や修正、削除が必要となった場合は、Excel上のデータを修正して、再度取り込むという手順で行ってください。

これは、CSV取込後、パッケージの画面上で修正すると、どれが最新の情報か分からなくなってしまうことがよくあるからです。

多少手間ではありますが、常にExcel上のデータを「正」とし、分かりやすく管理していただくことをお勧めします。

4. パッケージ操作の習得

マスタデータがそろったら、パッケージを動作させてみます。つまり、実際に伝票を入力してみて、細かな操作性やアウトプットイメージを確認していきます。

通常、SIベンダーから、各々の画面の操作説明が行われます。ログインの仕方から、データの入力の仕方、帳票の出し方など、一連の操作を説明します。

ポイント

ここでは操作を覚えるだけでなく、操作しながら「操作手順書(運用マニュアル)を作ること」が重要です。

実際に操作(入力)しながら、画面のハードコピーをとり、ExcelやWordに貼り付けていきます。その後、注釈を入れ、オペレーションイメージを付きやすくします。

パッケージに添付されているマニュアルは、汎用的な書き方しかされていないため、自社独自のマニュアル作りが必要となります。

この操作手順書(運用マニュアル)は、エンドユーザーへの教育の際に使用できるだけでなく、実際の運用が始まった後も、手順が分からなくなった時の確認資料として効果を発揮します。

5. 実業務を想定した運用テスト

最後は、文字通り実際の業務に即した、全ての流れを確認する運用テストを実施します。

もっとも一般的な方法は、既に月次が締まっている、過去(1~2ヶ月前)のデータをテストケースとして用い、その月の伝票を全てパッケージに投入してみる、という方法です。

これを行うことで、最終的な月次の試算表データや元帳データの旧システム-新システム間の比較ができます。

ただし、必ずしも新旧が一致するとは限りません。勘定科目体系の見直しや、管理セグメントの強化など、そこには新たな要素も含まれていることがあるからです。その差異の原因を追究することで、より正確なテストが実施できるとも言えます。

ポイント

上記の方法のように、過去1ヶ月分の全データでのテストができる場合は良いのですが、周辺サブシステム側の制約でデータの吐き出しができないなど、丸々1ヶ月分のデータが確保できない場合もあると思います。

この場合、手入力することは現実的に不可能ですし、テストとしても余り意味を成しません。やるべきことは、全ての種類(パターン)の伝票(データ)を、隈なくテストすることです。

1つ1つの伝票数は少なくても良いですが、全ての種類(パターン)を網羅するテストケースを用意することが重要です。

特に抜けがちなのが、外部サブシステムとの連携の中で、データの修正を行う場合のテストケースです。

外部サブシステム側から赤伝(取消伝票)+黒伝(修正後伝票)を再送させるのか、修正はシステムごとに別々に行うのか、対応方法は様々だとは思いますが、テストとしては重要です。

最後に、「パッケージ」とは言え、新たな会計システムを導入するということは、導入する企業にとって、とてもパワー(工数)の必要な作業です。

実業務を含め、効率的かつ効果的な要員のコントロール(投入計画)が、パッケージ導入の一番のポイントと言えるかも知れません。

次回は、パッケージに対するカスタマイズの必要性について、ご紹介いたします。

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